Як відсортувати список в Microsoft Excel
Дана стаття розповідає про основи сортування списків у Microsoft Excel. Просто дотримуйтесь зазначених кроків, щоб відсортувати список в тому порядку, в якому вимагається. У прикладах наведено простий список, але приємним принципи однакові для будь-яких даних.
Кроки
1
Відкрийте таблицю, яку потрібно відсортувати. Оскільки неправильна сортування може призвести до появи серйозних помилок в ваших даних (про це буде сказано пізніше), непогано буде заздалегідь створити копію файлу.
2
Виділіть область, яка потребує сортуванню. Коли будете це робити, обов`язково виділіть всі дані, які необхідно відсортувати, і не виділяйте те, що сортувати не потрібно. Незважаючи на те, що це звучить досить просто, нижче наведені часто трапляються помилки, а також показано, як слід чинити, щоб все було правильно. Зверніть увагу на те, що, вам не треба виділяти область сортування, якщо у вас включений автофильтр.- Обрано недостатньо даних. Не всі в списку може бути відсортовано одночасно, зокрема при невідповідності заголовків і номерів ID (пам`ятаєте, що Excel часто попереджає про таких помилках, але це не замінює вимога до вашої уважності).
- Обрано занадто багато даних. У такому випадку зайві дані будуть також відсортовані разом з тією інформацією, яка повинна бути відсортована.
- Обрано достатню кількість даних. У такому випадку зберігається цілісність інформації і її можна впорядкувати за будь-яким необхідним параметрам.
3
Клікніть у верхньому меню "Дані", а потім "Сортування". З`явиться вікно налаштувань сортування.
4
Виберіть ідентифікацію діапазонів листа по "підписам" або "позначенням стовпців аркуша", зазначивши відповідний гурток. Виберіть ідентифікацію діапазонів листа по "підписам", якщо перший рядок вашої таблиці містить заголовки стовпців. Тоді перший рядок не буде порушена сортуванням і залишиться на місці. В іншому випадку відзначте ідентифікацію діапазонів листа по "позначенням стовпців аркуша".
5
Виберіть критерії та порядок сортування. Excel вміє сортувати дані за алфавітом, цифрам, дат, залежно від того, які дані містяться в осередках. Ви можете вибрати сортування за зростанням (від А до Я, від найменшого до найбільшого і т.д.) або по убуванню (від Я до А, від найбільшого до найменшого і т.д.), залежно від того, що вам потрібно . Завжди може виявитися корисною сортування за кількома критеріями.
6
Натисніть OK, щоб виконати сортування.7
Двічі перевірте те, що у вас вийшло після сортування, щоб переконатися, що ви не допустили помилок з виділенням недостатнього або надлишкового кількості даних.
Поради
- Спробуйте різні варіанти сортування, завдяки цьому можна підкреслити різні аспекти інформації.
- Якщо у вашій таблиці є підсумки, середні значення та інші агрегіруемих рядки, будьте обережні, щоб вони не потрапили в сортовані дані.
Попередження
- Будьте вкрай уважні, щоб вибрати всі колонки, які потребують сортування.
