Як консолідувати дані в Excel

Microsoft Office Excel поставляється з декількома функціями для налаштування таблиць і діаграм, повні важливих даних. Програма також пропонує ефективні способи об`єднання та узагальнення даних з декількох файлів, відомих також як листи. Загальні методи по консолідації даних в Excel включають консолідацію по позиції, по категорії, за формулою або за допомогою функції зведених таблиць (Pivot Table) Excel. Читайте далі, щоб дізнатися, як консолідувати дані в Excel так, щоб ваша інформація з`являлася на головному аркуші в якості посилання, коли вам потрібно створювати звіти.

Кроки

Метод 1 з 4: Консолідація відповідно до розташування на аркуші Excel

1. 

   1

   Переконайтеся, що дані на кожному аркуші з`являються у вигляді списку. Переконайтеся, що ви видалили всі порожні стовпці і рядки, і що кожен стовпець позначений відповідною інформацією.
   • Додайте і розташуйте кожен діапазон стовпця в окремому аркуші. Однак, не додавайте діапазони на головному аркуші, який ви плануєте консолідувати.
   • Виділіть кожен діапазон і назвіть їх, вибираючи вкладку Formulas, а потім стрілочку розташовану біля Name a Range. Введіть ім`я діапазону в поле Name.

2. 

   2

   Приготуйтеся до консолідації даних Excel. Клікніть на лівій верхній клітинці, де ви хочете розмістити консолідовані дані з вашого головного листа.
   • Перейдіть на вкладку Data з головного листа, а потім виберіть групу Data Tools. Виберіть Consolidate.
   • Отримайте доступ до переліку характеристик функції (Summary Function) з поля Function для створення налаштувань консолідації даних.

3. 

   3

   Введіть назви діапазонів в Summary Function. Натисніть кнопку Add, щоб почати процес консолідації даних.

4. 

   4

   Оновлення консолідацію даних. Виберіть поле Links to Source Data, якщо хочете автоматично оновлювати вихідні дані. Зніміть галочку в цьому полі, якщо віддаєте перевагу оновлювати дані консолідації вручну.

Метод 2 з 4: Визначте категорії для консолідації даних Excel

1. 

   1

   Повторіть завдання першого кроку вище для настройки даних у вигляді списку. На головному аркуші натисніть на верхню ліву клітинку, де ви хочете розмістити консолідовані дані.





2. 

   2

   Перейдіть до групи Data Tools. Знайдіть вкладку Data, а потім натисніть Consolidate. Використовуйте Summary function в поле Function, щоб вибрати налаштування для консолідації даних. Назвіть кожен діапазон, а потім натисніть кнопку Add, щоб закінчити процес консолідації даних. Повторіть цю процедуру поновлення консолідованих даних, описану вище.

Метод 3 з 4: Використовуйте формули для консолідація даних Excel

1. 

   1

   Почніть з головного листа. Введіть або скопіюйте заголовки рядків і стовпців, які хочете використовувати для консолідації даних Excel.

2. 

   2

   Виділіть клітинку, де хочете консолідувати свої результати. На кожному аркуші введіть формулу, яка посилається на комірки, які необхідно об`єднати. У першій клітинці, де ви хочете включи інформацію, введіть формулу, наприклад: = SUM (Department A! B2, Department B! D4, Department C! F8). Щоб консолідувати дані Excel включно з усіх осередків, введіть формулу, наприклад: = SUM (Department A: Department C! F8)

Метод 4 з 4: Використання функції PivotTable

1. 

   1

   Створіть звіт зведеної таблиці (PivotTable). Ця функція дозволяє консолідувати дані Excel з декількох діапазонів з можливістю реорганізації категорій при необхідності.
   • Запустіть майстра зведених таблиць (PivotTable) і зведених діаграм (PivotChart), натиснувши Alt + D + P на клавіатурі. Виберіть Multiple Consolidation Ranges (кілька діапазонів консолідації), потім Next.
   • Виберіть команду "I Will Create the Page Fields" і натисніть Next.
   • Перейдіть в Collapse Dialog, щоб приховати діалогове вікно на аркуші. На аркуші виберіть діапазон комірок, Expand Dialog, потім Add. Нижче опції сторінки поля введіть 0 і виберіть Next.
   • Виберіть розташування на аркуші для створення звіту зведеної таблиці PivotTable і натисніть Finish.

Поради

• З опцією PivotTable також можете використовувати майстра для консолідації даних листа Excel, використовуючи поля: одна сторінка, кілька сторінок або Ні сторінок.