Як використовувати ВПР в Microsoft Excel
Використання функції ВПР (Вертикальний переглядів) в Microsoft Excel на перший погляд може здатися нетривіальним завданням для непрофесіонала, хоча насправді це дуже просто. Вивчивши невелику функцію, ви зможете легко знайти і дістати інформацію з будь-якої таблиці.
Кроки
Метод 1 з 3: розуміння функції ВПР
1
Дізнайтеся коли використовувати функцію ВПР. Ця функція дозволяє вам, надрукувавши значення одного з осередків, подивитися значення відповідної комірки в тому ж стовпці.- Використовуйте її, щоб знайти інформацію у великій таблиці або якщо вам потрібно знайти повторювану інформацію.
- Уявіть, що ви викладач і перед вами список студентів у таблиці Excel. Ви можете використовувати ВПР, вписавши ім`я студента, і негайно отримати його оцінку з відповідної комірки.
- ВПР корисний якщо ви працюєте в роздрібній торгівлі. Ви можете вписати назву товару і швидко дізнатися артикул або ціну.
2
Переконайтеся, що ваша таблиця організована вірно. Літера "В" в назві функції означає "вертикальний", а це означає, що таблиця повинна бути організована вертикально, тому функція здійснює пошук лише за стовпцями, але не по рядках.3
Використовуйте ВПР для пошуку знижок. Якщо ви використовуєте функцію для роботи, то можете налаштувати її для обчислення ціни або знижки на товар.
Метод 2 з 3: розуміння значень ВПР
1
Розуміння "перегляду значень". Це осередок, з якою ви начінаете- місце, куди ви вводите функцію ВПР для її активації.- Візьмемо, наприклад, осередок F3. Вона буде стосуватися області пошуку.
- Тут ви введете функцію ВПР. Що б ви не шукали, починати потрібно з першого шпальти вашої таблиці.
- Клітинку, в яку ви вводите функцію ВПР, буде корисно розмістити трохи осторонь від основної таблиці, щоб вам самим не заплутатися в даних.
2
Розуміння "масиву таблиці". Це найменування осередків, що включають в себе весь діапазон даних у таблиці.- Першим найменуванням в масиві має бути вказана сама ліва верхня клітинка вашої таблиці, а другий сама права нижня клітинка.
- Використовуючи приклад вчителя зі списком класу, уявіть, що у вас в таблиці два стовпці. У першому перераховані імена всіх студентів, а в другому їх середній бал за час навчання. Якщо у вас 30 студентів і таблиця починається в комірці А2, то перша колонка має має діапазон А2-А31, а друга колонка з оцінками має діапазон B2-B31. Таким чином, масивом таблиці є А2: B31.
- Переконайтеся, що ви не включаєте в масив таблиці її заголовки, тобто відлік ведеться не з осередку "ПІБ студента", а з імені першого студента у списку. У нашому прикладі заголовками таблиці будуть осередку А1 і B1.
3
Знайдіть порядковий номер стовпчика. Це стовпець, в якому ви шукаєте інформацію.- Для коректної роботи функції ВПР ви повинні ввести номер стовпчика, а не його ім`я. Незважаючи на те, що ви здійснюєте пошук по стовпці "Оцінки", у функцію вам слід ввести його порядковий номер, тобто "2", тому стовпець "Оцінки" є другим зліва в нашій таблиці.
- Не використовуйте літери, введіть тільки номер стовпчика. ВПР не розпізнае "B" як коректне відображення найменування стовпця, він розпізнає тільки "2".
- Якщо ви маєте справу з великою таблицею, вам доведеться вручну вважати порядковий номер стовпчика, починаючи з лівого краю таблиці, тому в Excel вони підписані буквами.
4
Розуміння "діапазону перегляду". Це частина функції ВПР, якій потрібно знати, чи хочете ви отримати точне значення або передбачуване.- Якщо вам потрібно точне значення, а не округлене або отримане з сусідньої комірки, то ви повинні ввести "FALSE" в функцію ВПР.
- Якщо ви хочете дізнатися округлене значення або отримане з сусідньої комірки, тоді введіть "TRUE".
- Якщо ви не впевнені, що вам потрібно, то краще ввести значення "FALSE". У такому випадку ви отримаєте точне значення у відповідь на ваш пошук по таблиці.
Метод 3 з 3: використання функції ВПР
1
Створіть таблицю. Вам потрібно мати як мінімум два стовпці інформації для використання функції ВПР, верхнього порогу немає.2
У порожній клітинці введіть формулу ВПР. Вона виглядає так: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup).- Ви можете використовувати функцію в будь-якій комірці, але пам`ятайте, що ви повинні вказати її найменування замість "lookup_value" у вашій функції.
- Зверніться до інструкції вище, щоб згадати яке значення куди підставити. Продовжуючи наш приклад зі списком студентів і використовуючи вищезгадані значення, наша формула ВПР буде виглядати наступним чином: = VLOOKUP (F3, A2: B32,2, FALSE)
3
Розширте функцію ВПР для включення в неї інших осередків. Для цього виберіть комірку з функцією ВПР (F3 в нашому прикладі), "захопіть" осередок за правий нижній кут і потягніть, щоб включити ще одну або декілька осередків.- Це дозволить вам здійснити пошук використовуючи функцію ВПР, тому що ви повинні мати як мінімум два осередки для введення / виведення інформації.
- Ви можете ввести призначення кожної з суміжних (але не об`єднаних) осередків. Приміром, ліворуч від комірки, в якій ви шукаєте ім`я студента ви можете ввести "ПІБ студента".
4
Перевірка функції ВПР. Для перевірки роботи функції введіть "перегляд значень" (у нашому прикладі це ім`я одного з студентів) в одній з комірок, включених у вашу функцію ВПР. Потім ВПР автоматично надасть вам оцінку названого студента в примикає комірці.
Поради
- Щоб запобігти зміні значення комірки у функції ВПР коли ви додаєте або змінюєте осередку в таблиці, введіть знак "$" перед кожною буквою / цифрою, що означає масив таблиці. У нашому прикладі функція ВПР буде виглядати так: = VLOOKUP (F3, $ A $ 2: $ B $ 32,2, FALSE)
- Переконайтеся, що у вашій таблиці немає прогалин і непотрібних лапок.