Як використовувати ВПР в Microsoft Excel

Використання функції ВПР (Вертикальний переглядів) в Microsoft Excel на перший погляд може здатися нетривіальним завданням для непрофесіонала, хоча насправді це дуже просто. Вивчивши невелику функцію, ви зможете легко знайти і дістати інформацію з будь-якої таблиці.




Метод 1 з 3: розуміння функції ВПР

  1. 1

    Дізнайтеся коли використовувати функцію ВПР. Ця функція дозволяє вам, надрукувавши значення одного з осередків, подивитися значення відповідної комірки в тому ж стовпці.
    • Використовуйте її, щоб знайти інформацію у великій таблиці або якщо вам потрібно знайти повторювану інформацію.
    • Уявіть, що ви викладач і перед вами список студентів у таблиці Excel. Ви можете використовувати ВПР, вписавши ім`я студента, і негайно отримати його оцінку з відповідної комірки.
    • ВПР корисний якщо ви працюєте в роздрібній торгівлі. Ви можете вписати назву товару і швидко дізнатися артикул або ціну.

  2. 2

    Переконайтеся, що ваша таблиця організована вірно. Літера "В" в назві функції означає "вертикальний", а це означає, що таблиця повинна бути організована вертикально, тому функція здійснює пошук лише за стовпцями, але не по рядках.

  3. 3

    Використовуйте ВПР для пошуку знижок. Якщо ви використовуєте функцію для роботи, то можете налаштувати її для обчислення ціни або знижки на товар.

Метод 2 з 3: розуміння значень ВПР

Як використовувати ВПР в Microsoft Excel

  1. 1

    Розуміння "перегляду значень". Це осередок, з якою ви начінаете- місце, куди ви вводите функцію ВПР для її активації.
    • Візьмемо, наприклад, осередок F3. Вона буде стосуватися області пошуку.
    • Тут ви введете функцію ВПР. Що б ви не шукали, починати потрібно з першого шпальти вашої таблиці.
    • Клітинку, в яку ви вводите функцію ВПР, буде корисно розмістити трохи осторонь від основної таблиці, щоб вам самим не заплутатися в даних.

  2. 2

    Розуміння "масиву таблиці". Це найменування осередків, що включають в себе весь діапазон даних у таблиці.
    • Першим найменуванням в масиві має бути вказана сама ліва верхня клітинка вашої таблиці, а другий сама права нижня клітинка.
    • Використовуючи приклад вчителя зі списком класу, уявіть, що у вас в таблиці два стовпці. У першому перераховані імена всіх студентів, а в другому їх середній бал за час навчання. Якщо у вас 30 студентів і таблиця починається в комірці А2, то перша колонка має має діапазон А2-А31, а друга колонка з оцінками має діапазон B2-B31. Таким чином, масивом таблиці є А2: B31.
    • Переконайтеся, що ви не включаєте в масив таблиці її заголовки, тобто відлік ведеться не з осередку "ПІБ студента", а з імені першого студента у списку. У нашому прикладі заголовками таблиці будуть осередку А1 і B1.

  3. 3

    Знайдіть порядковий номер стовпчика. Це стовпець, в якому ви шукаєте інформацію.
    • Для коректної роботи функції ВПР ви повинні ввести номер стовпчика, а не його ім`я. Незважаючи на те, що ви здійснюєте пошук по стовпці "Оцінки", у функцію вам слід ввести його порядковий номер, тобто "2", тому стовпець "Оцінки" є другим зліва в нашій таблиці.


    • Не використовуйте літери, введіть тільки номер стовпчика. ВПР не розпізнае "B" як коректне відображення найменування стовпця, він розпізнає тільки "2".
    • Якщо ви маєте справу з великою таблицею, вам доведеться вручну вважати порядковий номер стовпчика, починаючи з лівого краю таблиці, тому в Excel вони підписані буквами.

  4. 4

    Розуміння "діапазону перегляду". Це частина функції ВПР, якій потрібно знати, чи хочете ви отримати точне значення або передбачуване.
    • Якщо вам потрібно точне значення, а не округлене або отримане з сусідньої комірки, то ви повинні ввести "FALSE" в функцію ВПР.
    • Якщо ви хочете дізнатися округлене значення або отримане з сусідньої комірки, тоді введіть "TRUE".
    • Якщо ви не впевнені, що вам потрібно, то краще ввести значення "FALSE". У такому випадку ви отримаєте точне значення у відповідь на ваш пошук по таблиці.

Метод 3 з 3: використання функції ВПР

  1. 1

    Створіть таблицю. Вам потрібно мати як мінімум два стовпці інформації для використання функції ВПР, верхнього порогу немає.

  2. 2

    У порожній клітинці введіть формулу ВПР. Вона виглядає так: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup).
    • Ви можете використовувати функцію в будь-якій комірці, але пам`ятайте, що ви повинні вказати її найменування замість "lookup_value" у вашій функції.
    • Зверніться до інструкції вище, щоб згадати яке значення куди підставити. Продовжуючи наш приклад зі списком студентів і використовуючи вищезгадані значення, наша формула ВПР буде виглядати наступним чином: = VLOOKUP (F3, A2: B32,2, FALSE)

  3. 3

    Розширте функцію ВПР для включення в неї інших осередків. Для цього виберіть комірку з функцією ВПР (F3 в нашому прикладі), "захопіть" осередок за правий нижній кут і потягніть, щоб включити ще одну або декілька осередків.
    • Це дозволить вам здійснити пошук використовуючи функцію ВПР, тому що ви повинні мати як мінімум два осередки для введення / виведення інформації.
    • Ви можете ввести призначення кожної з суміжних (але не об`єднаних) осередків. Приміром, ліворуч від комірки, в якій ви шукаєте ім`я студента ви можете ввести "ПІБ студента".

  4. 4

    Перевірка функції ВПР. Для перевірки роботи функції введіть "перегляд значень" (у нашому прикладі це ім`я одного з студентів) в одній з комірок, включених у вашу функцію ВПР. Потім ВПР автоматично надасть вам оцінку названого студента в примикає комірці.


Поради

  • Щоб запобігти зміні значення комірки у функції ВПР коли ви додаєте або змінюєте осередку в таблиці, введіть знак "$" перед кожною буквою / цифрою, що означає масив таблиці. У нашому прикладі функція ВПР буде виглядати так: = VLOOKUP (F3, $ A $ 2: $ B $ 32,2, FALSE)
  • Переконайтеся, що у вашій таблиці немає прогалин і непотрібних лапок.