Як використовувати функцію Перегляду в Excel
Іноді, коли ведете записи в електронних таблицях, виникає момент, коли вам треба знайти інформацію без перегляду усього списку. У цей момент може бути корисною функція Перегляду. Наприклад, у вас простий список 1000 клієнтів з трьома колонками: прізвище, номер телефону і вік. Якщо вам потрібно знайти номер телефону Петра Іванова, то можна переглядати весь стовпчик з прізвищами, поки не знайдете потрібне. Щоб прискорити процес, можна відсортувати стовпець за алфавітом, але якщо у вас багато клієнтів з прізвищами, що починаються на букву «І», то буде головним болем переглядати їх все. Однак, використовуючи функцію Перегляд, ви можете просто вписати ім`я і таблиця видасть вам номер телефону і вік Петра. Звучить зручно, чи не так?
Кроки
1
Створіть вертикальний список з двох стовпців. У цьому прикладі в одному стовпці числа, а в іншому - випадкові слова.2
Визначтеся з осередком, в якій ви хочете вибирати потрібне значення, звідти буде випадати список.3
Натисніть на клітинку, виберіть меню «Дані» на панелі, потім виберіть Підтвердження.4
З`явиться віконце, і в списку «Дозволити» виберіть Список5
Тепер, щоб вибрати джерело, а іншими словами - перший стовпець, виберіть кнопку з червоною стрілкою.6
Виберіть перший стовпець свого списку, натисніть Enter і клацніть ОК, коли з`явиться віконце підтвердження даних. Вибраний осередок тепер буде з кнопкою списку праворуч, і при натисканні на неї випаде список.7
Виберіть інший осередок, де ви хочете, щоб показувалася інформація.8
Як тільки кликнете по цьому осередку, натисніть меню «Вставка» і виберіть Функція.9
У віконці виберіть LOOKUP REFERENCE (Посилання та масиви) зі списку категорій.10
Знайдіть у списку LOOKUP (Перегляд) і двічі клікніть по ньому, з`явиться інше віконце. Натисніть ОК.11
У полі lookup_value (шукане значення) виберіть комірку з списком, що випадає.12
У полі Lookup_vector (напрямок пошуку) виберіть перший стовпець списку.13
У полі Result_vector (напрямок результату) виберіть другий стовпець.14
Тепер, коли ви оберете значення зі списку, інформація в комірці праворуч автоматично зміниться на відповідну обраному значенням.
Поради
- Переконайтеся, що коли ви у вікні «Підтвердження даних» (Крок 5), відзначений галочкою пункт IN-CELL DROPDOWN (поява з осередку)
- Коли закінчите, можете змінити колір шрифту на білий, щоб приховати список
- Періодично зберігайте таблицю, особливо якщо у вас великий список