Як створити залікова книжку в Microsoft Excel
Навчитися створювати залікову книжку в Microsoft Excel - відмінний інструмент для використання. Вона надає таблицю даних і формул, які зведуть до мінімуму час і зусилля, витрачені на запис і розрахунок оцінок, використовуючи старомодні способи. Нижче наводиться досить докладний опис кроків, які обіцяють навчання цьому навику і засвоєння інструменту, який буде корисний у вирішенні майбутніх завдань аналізу даних. Вам потрібні всього лише базові знання про те, як працювати з ОС Windows 7, XP або Vista, щоб використовувати цю статтю. Ви не обов`язково повинні бути знайомі з Microsoft Excel.
Кроки
1
Відкрийте програму Microsoft Excel.2
Введіть інформацію про клас в лістеExcel.3
Виберіть макет залікової книжки (журналу оцінок).4
Створіть формули.
Метод 1 з 4: Відкрийте програму Microsoft Excel
1
На головному екрані натисніть "Start" (Пуск) ==> потім перейдіть в розділ "All programs" (Усі програми).
2
Клацніть лівою кнопкою миші по опції "All programs".
3
Знайдіть "Microsoft Office" у списку і клацніть лівою кнопкою миші.
4
Натисніть "Microsoft Excel".- Для швидкого доступу в Microsoft Excel: натисніть і перетягніть значок Excel, починаючи з кроку 3, на робочий стіл.
Метод 2 з 4: Введіть інформацію про клас на лист Excel
З точки зору організації ви завжди повинні давати назву листу, який створюєте, і включати загальну інформацію про клас (тобто, ім`я вчителя, назва класу та / або час проведення зустрічей). Цей крок має вирішальне значення, коли потрібно роздрукувати документ, зробити копії і поділитися ним. Це дуже корисно при визначенні таблиці залікової книжки, представленої правильно і ефективно.
1
[b]Назвіть лист залікової книжки.- Двічі клацніть на "Sheet1" (Лист1) у нижній частині вікна Excel- "Sheet1" тепер виділяється.
- Введіть назву аркуша, наприклад: First Hour Grades
- Натисніть клавішу Enter.
2
[b]Вставте інформацію про клас (Class Information).- Клікніть в комірці A1, щоб вибрати її.
- Введіть ім`я вчителя.
- Натисніть клавішу управління курсором вниз, щоб вибрати комірку A2.
- Введіть назву класу, наприклад: Social Science Class (Соціологія)
- Натисніть клавішу управління курсором вниз, щоб вибрати комірку A3.
- Введіть час проведення уроку.
- Натисніть клавішу управління курсором вниз, щоб вибрати комірку A4.
- Введіть семестр, наприклад: Fall 2012 (Осінь 2012).
- Натисніть клавішу "Enter" двічі, щоб перейти в клітинку A6.
- Поле "Name" вгорі аркуша показує, яка осередок обрана.
Метод 3 з 4: Виберіть макет залікової книжки
1
Введіть імена учнів.- Важливо вибрати макет, який найбільш зручний для вас. Знання типу записів, які збираєтеся створити, допоможе визначити різні стовпці, які вам знадобляться. Вам буде потрібен стовпець для кожного що оцінюється завдання, на додаток до колонку з Іменами учнів, Сумарної оцінкою, Середньої оцінкою і Підсумкової оцінкою.
- `[b]Для цих даних потрібно мати 3 стовпці: First Name (Ім`я), Last Name (Прізвище) і стовпець для кількості студентів.
- Створіть стовпець з послідовністю цифр.
- У вибраній комірці A6 введіть 1.
- Натисніть клавішу управління курсором вниз.
- Введіть число 2.
- Наведіть курсор миші на осередок A6, поки курсор не з`явиться у вигляді
- Натисніть та перетягніть курсор від осередку A6 до A7- тепер обидві комірки виділені полем навколо них.
- Наведіть курсор миші на правий нижній кут вікна, поки курсор не прийме вид плюса [b]+ (Він називається маркером заповнення).
- Натисніть та перетягніть, поки не буде досягнуто ваше кінцеве число.
- Введіть назву стовпців: Виділіть клітинку B5, введіть назву стовпця First Name (Ім`я), натисніть клавішу Tab на клавіатурі, введіть Last Name (Прізвище) - введіть імена студентів у шпальтах.
2
Створіть інші стовпці (дотримуйтесь інструкцій, зазначеним вище): Введіть залишилися стовпці, такі як Homework 1 (Домашнє завдання 1), Homework 2 (Домашнє завдання 2), Quiz 1 (Опитування 1), Quiz 2 (Опитування 2), Exam (Іспит), Total (Сумарна оцінка), Average (Середня оцінка) і Final Grade (Підсумкова оцінка). Використовуйте клавішу табуляції Tab, щоб перейти від комірки стовпчика до наступної.- Щоб імена відображалися в алфавітному порядку, на вкладці Home (Головна) натисніть на значок "Sort Filter "(Сортування і фільтр) ==> виберіть A to Z (Сортування від мінімального до максимального).
Метод 4 з 4: Створення формул
Excel надає список багатьох функцій, які можуть використовуватися при розрахунку оцінок. Перша функція - це Sum (Сума). Ми будемо використовувати цю функцію, щоб знайти суму оцінок студентів. По-друге, будемо використовувати функцію Average (Середнє значення), яка буде переводити сумарну оцінку у відсотки.
1
[b]Total (Сума оцінок) студентів:- Виберіть комірку I 6 (осередок безпосередньо під осередком "Total").
- В меню Formulas (Формули) виберіть функцію Auto Sum.
- Натисніть і виділіть комірки D6: H6 через рядок.
- Натисніть клавішу Enter.
- Щоб скопіювати формулу для всього стовпця Total, натисніть і перетягніть маркер заповнення, поки не досягнете осередку I15. (Функція скопіюється в кожен рядок, розраховуючи сумарну оцінку для кожного студента).
2
[b]Середнє значення оцінок.Щоб знайти середнє значення оцінок для кожного студента, ми розділимо суму, знайдену в стовпці "Total", на можливо максимальну суму (в цьому прикладі будемо вважати, що можлива максимальна сума оцінок становить 500).- Виберіть комірку J6 (комірка безпосередньо під осередком "Average").
- Натисніть на рядок формул для введення.
- Введіть = 16/500.
- Натисніть клавішу Enter.
- Через осередки J6: J15 в стовпці Average натисніть і перетягніть маркер заповнення.
- Для відображення Average у відсотковому вигляді виберіть комірки стовпчика J6: J15.
- Клацніть правою кнопкою миші по обраному стовпці.
- Виберіть команду Format Cells ... (Формат ячеек) - з`явиться діалогове вікно.
- На вкладці Number (Число) натисніть числовий формат у відсотках Percentage (Процентний).
- Змініть кількість знаків після коми, як надаєте перевагу.
- Натисніть кнопку Ok.
3
[b]Переведіть розраховану середню оцінку в підсумкову оцінку
Excel дозволяє додавати функцію, яка автоматично обчислює оцінку на основі їх середніх значень в стовпці J. Для виконання цієї функції нам знадобиться ключ, який є простою таблицею з буквених оцінок і відповідних чисел. Ми будемо використовувати приклад таблиці з Excel.- Створіть таблицю Key.
- Виберіть комірку M7, ми почнемо вводити таблицю тут.
- Введіть "Average", це буде перший стовпець.
- Натисніть клавішу Tab.
- Введіть "Grades".
- Нижче "Average" введіть шкалу оцінок балів.
- Нижче стовпчика "Grades" введіть букву-оцінку, відповідну кожному балу.
4
[b]Введіть формулу. Функція, яка повинна обчислювати буквенную оцінку, це функція Шаблон: green, і називається вона вкладеної функцією. Вона записується згідно з формулою:
Шаблон: greenlookup_value, table_array, column_index_number, [range_lookup])- Виберіть комірку K6.
- Почніть вводити формулу = VLOOKUP (J6, $ M $ 18: $ N $ 22,2, TRUE)
- Пояснення: після дужок введіть осередок, що містить підсумкову оцінку студента, яка в цьому прикладі знаходиться в комірці J6. Друга частина формули автоматично включається шляхом вибору ключовий табліци- натисніть F4 на клавіатурі, щоб вставити знак долара, який замкне обраний діапазон. Третя частина - це номер стовпчика з таблиці, яка містить літерні оцінки. Значення True (Істина) означає наближене відповідність значенням столбца- False (Брехня) призведе до точних збігам.
- Натисніть клавішу Enter.
- Скопіюйте формулу вниз на весь стовпець до осередку K15, перетягнувши маркер заповнення від осередку K6.
- [b]Повторення цього процесу дозволить вам розрахувати оцінки для інших класів в майбутньому.
Поради
- Завжди давайте книзі оцінок назву, натиснувши на вкладку "File" (Файл) ==> виберіть "Save As" (Зберегти як), у вікні Save As виберіть місце і введіть назву документа. Натисніть кнопку "Save" (Зберегти), коли будете готові зберегти.
- Звертайтеся до обширного меню "Help" (Довідка) в Excel, коли її потребуєте. Вона пропонує інструменти по створенню статистики даних.
- Щоб дізнатися, яку операційну систему має ПК, натисніть "Start" ==> клацніть правою кнопкою миші по "Computer" (Комп`ютер) ==> перейдіть вниз і натисніть "Properties" (Властивості). З`явиться системне діалогове вікно з основною інформацією про ваш комп`ютер.
- Для швидкого доступу в Microsoft Excel: натисніть і перетягніть значок Excel, починаючи з кроку 3, на робочий стіл.
- Поле "Name" вгорі аркуша показує, яка осередок обрана.
Попередження
- Обов`язково підтвердіть, що рівняння, які ви створили для залікової книжки вашого класу, розраховані правильно.
- Завжди зберігайте резервну копію залікової книжки і зберігайте роздруковані копії.
- Обов`язково зберігайте успішність весь час, щоб не втратити інформацію, коли працюєте.
Що вам знадобиться
- Комп`ютер з ОС Windows 7, XP або Vista
- Microsoft Office Excel 2010
