Як організувати збори
Переконайтеся, що все спланували, і ваш захід пройде успішно. Зберіть навколо хороших людей з такими ж переконаннями, що і у вас. Висуньте кандидатуру (ймовірно, себе) головного координатора, який у разі необхідності буде приймати остаточні рішення-у цієї людини повинні бути навички управління людьми. Це керівництво надає достатньо коштів по впровадженню ідеї, але без пропозицій по збору фінансових вкладень і т.п., хоча вони можуть бути розглянуті десь ще.
Кроки
Метод 1 з 3: Перед зборами
1
Оцініть число людей, які прийдуть на збори. Пам`ятайте, що кількість має значення. Залежно від характеру вашого зборів ви можете або не можете повною мірою контролювати чисельність людей. Тим не менш, буде необхідно оцінити деякі значення, наприклад, для ведення відвідуваності шляхом внесення прийшли в книгу відвідувань.
2
Складіть план в письмовому вигляді. Досить багато належить зробити і існує безліч деталей з управління, упущення яких може призвести до розколу.- Створіть список людей, необхідних для виконання доручень, пов`язаних з телеоператорами, бригадирами освітлювачів, звукооператорами, швейцарами, службою безпеки, помічниками квиткової каси, парковки, громадського харчування і т.д. добре, якщо ви знайдете в своїй організації лікарів і медсестер, щоб доручити їм надання медичної допомоги у разі необхідності.
- Створіть бюджет. Цей крок необхідно зробити заздалегідь, щоб виявити потреби спонсорів і встановити ціну квитків для відвідувачів.
3
Забронюйте місце. Це може бути найважливішим рішенням у плануванні організації зборів. Виберіть місце, що підходить розміром групи, з чистими, добре обладнаними зручностями і здатністю забезпечити всіх своєчасним і свіжим харчуванням. Подумайте, чи захочуть учасники піти раніше або затриматися, щоб оцінити найближчі визначні пам`ятки.- Визначте дату. Після того вибору місця зборів, необхідно повідомити учасникам дату зборів, навіть якщо вона буде тільки через рік.
4
Створіть комітет. Ніхто не говорить, що ви повинні все планувати на свій розсуд без сторонньої участі. Заручитеся допомогою, створіть комітет і оточіть себе корисними, працьовитими, відданими ентузіастами. Крім того, це необхідно, щоб запустити ключові ідеї через невеликі фокусні групи, щоб уникнути серйозних упущень.- Переконайтеся, що в цілому у координатора немає інших завдань крім узгодження заходу. Загальний координатор повинен займатися плануванням усіх зустрічей до початку з`їзду і працювати з помічниками по управлінню, щоб разом відшліфувати події на стадії планування для досягнення найкращих результатів.
- Призначте відповідну людину на посаду церемоніймейстера. У багатьох відношеннях це є найважливішим завданням такого події-при невдалому виборі вся програма може опинитися під загрозою.
- Призначте кого-небудь вирішувати другорядні питання, що виникають під час заходу. Ця людина може взяти собі помічників і залучати їх до роботи в міру необхідності.
- Призначте людини або, можливо, подружню пару виступати в якості господарів з`їзду для доповідачів та ведучих. Господар або господарі повинні піклуватися про гостей на всьому протязі події з моменту їх прибуття і аж до повернення в аеропорт. Це мають бути поважні люди, адже їм належить представляти збори перед приїжджими гостями.
- Розбийте подія на оброблювані категорії (відео, звук, громадське харчування і т.д.) і висуньте одну кандидатуру (помічника керівника) взяти на себе відповідальність кожної категорії.
5
Раніше забронюйте аудіо- та відеоматеріали. Аудіовізуальна підтримка є однією з тих речей, які більшість людей помітять, якщо тільки якщо вона відсутня або несправна. Ефективна аудіовізуальна підтримка має бути повністю інтегрована на головній сцені.
6
Пам`ятайте, що люди проголодаются, їм потрібно буде поїсти. До того ж, їм потрібно час від часу відвідувати ванну кімнату. Переконайтеся, що ваша програма складена таким чином, щоб гості мали можливість перекусити і / або пообідати під час перерв, а також відвідати ванну кімнату. Це обов`язково необхідно.
7
Разом з господарями заходу зареєструйте місце зустрічі в місцевій раді підзаконних актів. Не забудьте проконсультуватися. Після того, як ви визначили все необхідне, переконайтеся, що при плануванні все було враховано. Було б непогано поставити відповідального за цю область заходи.
8
Переконайтеся, що оформили страховку.
9
Складіть план дій на випадок несподіваного дощу, граду або снігу, якщо місце зустрічі не розраховане на несприятливі погодні умови.
Метод 2 з 3: Під час зустрічі
1
Подбайте про збереження вологи. Можливо, це прозвучить як проста річ, однак зборів припускають високу тривалість і проведення великої кількості часів на ходу - переконайтеся, що ви і ваші співробітники уникнуть зневоднення і голоду, так як будуть потрібні енергія і витривалість, щоб продовжувати рухатися весь день (а назавтра прокинутись і продовжувати роботу).
2
Зв`язок. Ви не можете загасити всі пожежі і управляти всім на свій розсуд. Постійно спілкуйтеся з співробітниками, просіть про допомогу, переконайтеся, що у кожного є робота і просите допомогу в міру необхідності. Чим міцніше ваше спілкування та лідерські навички, тим більш гладко пройде захід.
3
Збір інформації. На додаток до реєстрації ви захочете зібрати інформацію по вдосконаленню, контактну інформацію для представників, які, можливо, побажають спонсорувати або бути присутнім на вашому наступному зібранні. Ця інформація знадобиться вам, щоб з кожним разом покращувати збори, так що не забудьте потім витрать час на аналіз даних.
4
Не забудьте про особу. Сердечно і привітно посміхайтеся і нагадуйте співробітникам надходити також. Коли мова про ефективне використання співробітників, використовуйте сильні сторони кожного. Поставте доброзичливий, найбільш обізнане персонал і дворецьких забезпечувати прохід людей на місця і відповідати на запитання. Дружелюбні і організовані люди ідеально підійдуть для реєстрації та розміщення. Працьовиті, але сором`язливі особи будуть бігати туди-сюди в якості обслуговуючого персоналу.
Метод 3 з 3: Після зборів
1
Зробіть кілька заміток. Тепер, коли збори закінчено, ви можете розслабитися, чи не так? Ну, не зовсім. Розумніше буде зробити кілька заміток, які допоможуть вам (або тому, кому пощастить нести відповідальність після вас) в плануванні наступного зібрання. Запишіть, що спрацювало, що не вийшло, що вам сподобалося і не сподобалося в місці зустрічі, і які рекомендації слід взяти до уваги при плануванні наступних зустрічей. Проведіть брифінг з членами комісії - вони внесуть додатковий внесок, а також розкажуть про відбулися під час заходу розмовах.
2
Введіть дані (якщо це можливо). Ми сподіваємося, ви змогли зібрати дані про учасників в електронному варіанті, щоб виключити необхідність введення даних. Якщо ні, слід отримати бланки введення якомога раніше після проведення заходу - таким чином, ви побудуєте список контактів для наступних зборів, «зберігши дату» розсилки.
3
Аналіз даних. Зберіть відгуки, узагальніть і проаналізуйте відповіді на опитування учасників. Зверніть увагу на те, що вийшло, а що ні, які пропозиції були внесені учасниками для покращення процесу. Увімкніть цю інформацію в ваші замітки з попереднього кроку. Крім того, перегляньте свій бюджет - ви задоволені ним? Які кошти були витрачені, що можна уникнути або пропустити в майбутньому? Де краще витратити кошти (наприклад, опитування учасників можуть показати, що додаткові вкладення необхідні для уникнення плутанини та управління рухом людей - знаючи це, ви можете в наступному році виділити з бюджету додаткові кошти).
4
Скажіть «спасибі». Після заходу розішліть листи подяки або листи тим, хто надав допомогу в деяких ключових моментах. Це будуть члени комітету, волонтери, співробітники, спонсори, доповідачі і продавці, які виділили кошти або товари (квіти, прикраси, напої, реклама і т.д.) до події. Ніколи не варто недооцінювати силу подяки - коли ви виберете час для вираження щирої вдячності, ці ж люди і постачальники будуть ще більш сприйнятливі при подальших ваших зверненнях за допомогою.
5
Прийняття рішень для наступного разу. Ви можете почати приймати деякі ключові рішення до наступного зборам (місце, розташування, диктори, навіть дату проведення) на основі отриманих відгуків та вражень про збори.
Поради
- Переконайтеся, що у вас достатньо користувальницьких продуктів, таких як мило, миючі засоби, рушники для рук, туалетний папір, комплект (-и) першої допомоги та ін.
Попередження
- Пам`ятайте, що ви несете відповідальність за місце на час проведення заходу. Як тільки все буде зроблено, і учасники роз`їдуться, проведіть з власником спільну аудиторську прогулянку. Переконайтеся, що попросили людей добре забратися, щоб повернути господарям чисте місце оренди.
