Як провести збори в якості голови
Ведення бізнесу, особливо в офісній обстановці, вимагає співпраці на певному рівні. Наприклад, для прийняття важливих рішень часто потрібно об`єктивну думку кількох людей, а для виконання важливої роботи часто потрібен досвід багатьох людей. Зборів - це один із способів структуризації та організації спільної роботи, але без чіткої мети і контролю зборів легко можуть затягнутися і стати марними. Уміння запланувати, підготувати і самостійно провести збори може зіграти важливу роль, якщо ви хочете, щоб ваше зібрання пройшло не даремно і принесло результати.
Кроки
Частина 1 з 3: підготовка до зборів
1
Обговоріть майбутнє збори c тими, хто буде на ньому присутнім. Коли ви дізналися, що вам належить провести подальше збори, насамперед вам слід витратити трохи часу на те, щоб поговорити c людьми, які будуть на ньому присутні (особливо з високопоставленими і впливовими людьми). Запитайте у них, чи не хочуть вони обговорити на зборах щось конкретне. Візьміть до відома їхні відповіді і використовуйте їх в якості керівництва при складанні порядку денного.- Звернення з питанням до тих, хто буде присутній на зборах відносно того, що б вони хотіли обговорити на зборах - це розумний хід, так як це не тільки полегшить складання порядку денного, але й залучить їх до процесу ще до початку самих зборів. Люди більш схильні відвідувати збори і слухати, якщо вони знають, що там піднімуться питання, які мають для них значення.
2
Складіть і роздайте порядку денного. Порядок денний може бути важливою підмогою не тільки для голови зборів, а й для гостей, присутніх на зборах. На порядку міститься важлива інформація - час і місце проведення зборів, і імена учасників. А головне - там також відзначені передбачувані теми для обговорення, щоб кожен міг підготуватися. Розішліть порядку денного до того, як почнеться собраніе- чим важливіше збори, тим раніше слід це зробити.- У вашій порядку для обов`язково повинен бути вказаний приблизний регламент на обговорення кожного питання. Суворе розклад, складене заздалегідь, допоможе вам провести збори за планом. Незважаючи на те, що обговорення деяких пунктів вашої порядку може затягнутися (а деяких - прискоритися), розклад набагато полегшить ваше завдання - ви зможете стежити за обговоренням кожного питання і внести відповідні корективи.
3
Вивчіть обговорювані питання і протоколи попередніх засідань. Люди, присутні на зборах, можуть не знати про те, що ви збираєтеся обговорювати: деякі не були присутні на попередніх зборах, а інші просто забули. Будучи головою зборів, вам краще ознайомитися з історією зборів станом на сьогоднішній день. Постарайтеся поговорити з людьми, які були на попередніх зборах, щоб ознайомитися з невирішеними проблемами, які можна буде порушити на зборах. Також можна запросити записи попередніх зборів у офіційного діловода для складання плану.- Протоколи попередніх зборів можуть послужити важливим ресурсом, якщо ви є головою зборів. Там підведені підсумки проведених обговорень та рішень, прийнятих під час попередніх зборів, що допоможе вам порівняно швидко і легко увійти в курс справи. Ви можете навіть роздати важливі протоколи зборів разом з порядком денним.
4
Заздалегідь підготуйте місце для проведення зборів. В день проведення зборів вам слід переконатися в тому, що кімната або зал, в яких ви хочете провести засідання, чисті, презентабельні і готові до приходу учасників. Вам також потрібно впевнитися, що всі технічні компоненти зборів (презентації, проектори, екрани і так далі) працюють належним чином, і повністю готові до використання - плутанина з технікою може призвести до того, що ви витратите цінний час і відхилитися від заданого плану.- Якщо ви використовуєте електронну презентацію (наприклад, PowerPoint і так далі), приділіть хвилинку, щоб розібратися з пристроєм дистанційного керування або пультом, які ви будете використовувати для перемикання слайдів. Не варто витрачати час, розбираючись з елементами управління, якщо ви можете витратити його на обговорення важливих питань.
Частина 2 з 3: вести себе як голова під час зборів
1
Відкрийте засідання. Коли прийде призначений час, і зберуться всі учасники зборів (або, принаймні, всі важливі фігури), зверніть на себе увагу кожного з присутніх у залі. Назвіться як голова зборів і розкажіть про те, яку мету переслідує дане зібрання. Встановіть намічені часові рамки зборів, повідомивши всім про передбачуваний час закінчення зборів - воно може затягнутися або пройти швидше, але краще заздалегідь встановити намічені часові рамки. Це допоможе провести збори за планом. Якщо деякі учасники не знайомі один з одним, приділіть хвилинку на те, щоб провести швидку перекличку і представити важливих учасників.- Врахуйте, що деякі підприємства та організації мають строгий, регламентований порядок відкриття та проведення зборів. Наприклад, Американська федерація державних, окружних і муніципальних службовців (AFSCME) використовує систему під назвою «Регламент Роберта», яка передбачає скликання засідання стуком молотка і вельми специфічні правила подання і прийняття пропозицій.
2
Підведіть підсумок важливих пунктів попередніх зборів. Починаючи зборів, які є частиною тривалого незакінченого проекту, вам слід коротко ввести всіх учасників в курс справи, розповівши їм про проект, швидко підсумувавши всі важливі події або рішення, прийняті на попередніх зборах. Не всі присутні можуть бути так само добре обізнані про обговорюваних питаннях, як ви, тому для того, щоб збори пройшли результативно і ефективно, слід швидко ввести всіх в курс справи.- Якщо ви не хочете самостійно підводити підсумки, то це може зробити офіційний секретар або діловод, зачитавши протоколи попередніх нарад, щоб дотриматися всіх формальностей при підведенні підсумків.
- Ви також можете зачитати важливі документи та інформаційні матеріали, які з`явилися у вашому розпорядженні після попереднього зібрання.
- Варто відзначити, що якщо ви роздаєте учасникам копії протоколів / документів, то зачитувати їх вголос необов`язково.
3
Дозвольте важливим учасникам доповісти про стан справ. Потім дайте слово людям, що володіють відповідною інформацією, щоб вони розповіли учасникам засідання про нові або недавніх подіях, що відбулися з моменту останньої зустрічі. Практично це може бути все, що завгодно. Наприклад, нові проблеми, з якими зіткнулося ваше підприємство чи організація, кадрові зміни, проектні розробки, а також зміни стратегії - все це може бути розглянуто на засіданні. Учасники зборів також захочуть почути про результати будь-яких конкретних дій, зроблених внаслідок рішень, прийнятих на останньому зібранні.
4
Зверніть увагу слухачів на невирішені проблеми. Якщо є проблеми, які залишилися невирішеними або рішення, які не змогли взяти на попередніх зборах, постарайтеся розібратися з ними перед тим, як переходити до нових завдань. Чим довше ви відкладаєте рішення старих проблем, тим менше учасники зборів захочуть брати на себе відповідальність за їх вирішення, тому постарайтеся приперти їх до стінки і розібратися із затяжними невирішеними проблемами під час зборів. Зазвичай невирішені питання позначаються як «невирішені» або «відкладені до наступного обговорення» в протоколах попередніх зборів.- Залежно від атмосфери в колективі і правил, на вашому підприємстві або в організації може бути спеціальний порядок прийняття рішень. Приміром, можливо, учасникам зборів слід просто прийти до єдиного рішення більшістю голосів або вибрати групу з високопоставлених людей, до завдань якої входить прийняття всіх рішень.
- Варто відзначити, що деякі питання занадто великі для вирішення на зборах. Не обов`язково міркувати про розвиток довгострокових проектів, які ще не закінчені. Але все ж ви повинні піднімати вирішення питань або проектів, якими необхідно зайнятися зараз.
5
Поговоріть про нові підприємствах. Потім підніміть нові проблеми, справи і питання, які потрібно обговорити. Причини цих проблем повинні критися в подіях, що відбулися після попереднього зібрання, а також наявних в даний час. Постарайтеся домогтися від учасників конкретних, ясних рішень - чим більше питань ви залишите невирішеними, тим більше невирішених справ вам доведеться розбирати на наступних зборах.
6
Підведіть підсумки зборів. Коли ви торкнулися справи, що залишилися в минулому і відбуваються зараз, приділіть час на те, щоб підвести підсумки для всіх учасників зборів. Розберіть результати всіх прийнятих рішень, при необхідності дайте конкретні завдання учасникам зібрання, виконання яких ви будете чекати до наступного зборам.- Цей ключовий пункт - ваш останній шанс переконатися в тому, що кожен покинув дорадчий зал, отримавши точне уявлення про ваших проектах і про те, що від нього очікується.
7
І наостанок закладіть основу для наступних зборів. Наприкінці скажіть усім, чого їм слід чекати від наступних зборів, і, якщо ви вже почали його планувати, озвучте передбачуване місце його проведення. Тоді учасники зібрання зрозуміють, що існує безперервний зв`язок між проектами і рішеннями, і у них є час на те, щоб рухатися вперед або виконати поставлені перед ними завдання.- Врахуйте, що наявність плану наступних зборів необов`язково, якщо на своєму зібранні ви підняли всі минулі і справжні питання. Але якщо є ще досить невирішених справ, а ви хочете бути впевненими в тому, що їх обговорять в майбутньому або хочете простежити за розвитком певних проектів, то, можливо, краще заздалегідь підготувати грунт.
Частина 3 з 3: результативно провести збори
1
Керуєте обговоренням, але не займайте панівне становище. Одна з обов`язків голови зборів, яким ви є - це підтримувати обговорення і стежити, щоб воно йшло за планом. Ви НЕ повинні нав`язувати свою думку з кожного питання або вести обговорення по точному графіком. Будьте гнучкими. Нехай учасники зібрання вільно висловлюються і піднімають нові питання для обговорення, навіть якщо вони не були відзначені в порядку денному. Ви можете м`яко змінити хід дискусії або змінити тему, щоб обговорення йшло за планом, але не слід втручатися по дрібницях. Адже ви ж переслідуєте спільні цілі.- Під час проведення зборів уважно стежте за тим, щоб не відхилитися від порядку денного. Якщо ви відстали, можливо, вам доведеться пропустити деякі питання або відкласти їх на потім для економії часу. Не бійтеся це зробити, якщо обговорювані питання дійсно є важливими.
2
Залучіть до обговорення всіх учасників. Будучи головою зборів, ви зобов`язані забезпечити відкрите та плідне обговорення. Якщо ви помітили, що деякі учасники, що володіють інформацією, яка важлива для обговорення питань, набрали води в рот - розговорите їх. Необов`язково звертатися до них безпосередньо, просто скажіть щось на кшталт «Я думаю, що тут потрібна експертна оцінка містера Сміта» - це відмінний спосіб залучити до дискусії пасивних учасників зборів.
3
Переконайтеся в тому, що всі розуміють, про що йде мова. Вам може бути важко згадати про те, що не всі присутні на зборах люди володіють однаковим досвідом і знаннями щодо обговорюваних питань. Щоб упевнитися, що всі учасники зборів продуктивно провели свій час, вам слід коротко викласти складні питання або теми в простій формі, коли про них зайде мова. Менш обізнані учасники зібрання безсумнівно оцінять такий крок.
4
Не залишайте без уваги складні або делікатні питання. Якщо компетентний голова не візьме їх під свій контроль, зборів будуть проходити у вищій мірі непродуктивно. Постарайтеся переконатися в тому, що кожен важливе питання було піднято. Не дозволяйте учасникам перекладати відповідальність на інших або придумувати безглузді відмовки щодо тих проблем, які не були висвітлені. Постарайтеся приперти їх до стінки і домогтися відповідей на ті питання, які ніхто не хоче піднімати. Незважаючи на те, що це може припасти до смаку не всім учасникам, подібні делікатні питання вимагають точної відповіді, щоб збори пройшли якомога більш результативно.- Переконайтеся в тому, щоб важливі рішення були запротокольовані (якщо у вас є офіційні діловоди або протоколісти, доручіть їм виконання цього завдання). Якщо ви хочете взяти на себе працю відповісти на складні питання, варто упевнитися, що отримані вами відповіді будуть запротокольовані належним чином.
5
Стежте за часом. Зборів не дарма мають погану репутацію - багато людей вважають їх марною тратою часу. Щоб ваше збори не затягнулося, будучи головою, ви повинні стежити за тим, щоб обговорення не стояло на місці. Не бійтеся відкладати деякі незначні питання або обговорення на потім, якщо ви бачите, що збори триває довше, ніж ви очікували. Будьте готові на льоту змінювати свій розклад, щоб переконатися в тому, що ви не витратили дорогоцінного часу жодного з його учасників.
