Як написати порядку денного для зборів
Будь-яке організоване зібрання потребує правильно підготовленої порядку денному. Намагайтеся не перетворювати ваше зібрання в тривале, неефективне нудне засідання, до яких тяжіє так багато сучасних нарад. За допомогою продуманої і, в той же час, гнучкою порядку денного, ви зможете вести збори за певним курсом, який допоможе вам досягти всіх необхідних цілей в рекордно короткі терміни. Ви збираєтеся написати власний порядок денний, або ж хочете використовувати готовий шаблон? Може бути, ви плануєте створити нову повістку на основі попередньої? У будь-якому випадку, вам необхідно почати з Кроку 1. Отже, приступимо!
Кроки
Частина 1 з 2: Написання порядку денного
Створення порядку денного з нуля
1
Почніть з заголовка. Майже кожному важливому документу потрібно заголовок, починаючи від вишуканого літературного твору і закінчуючи сухий таблицею з даними. І порядок денний для зборів не виняток. Ваш заголовок повинен відображати для читача два важливих моменти: перше -повестка дня-і друге - тема зібрання. Придумавши заголовок, розмістіть його вгорі чистого аркуша. Заголовок не повинен бути хитромудрим або складним - з точки зору бізнес контекста- кращий вихід - це прості і прямолінійні заголовки.- Утримайтеся від спокуси використовувати надмірно великий і витіюватий шрифт. У більшості випадків ви з легкістю можете обійтися стандартним шрифтом, наприклад, Times New Roman або Calibri. Для заголовка використовуйте той же розмір шрифту, що і для решти тексту вашого документа (шрифт заголовка може бути дещо більше). Пам`ятайте, що мета вашого заголовка - проінформувати читачів про тему документа, а не відвернути або розважити.
2
Ваш заголовок повинен відповідати на питання: "Хто?", "Де?" І "коли?". Зазвичай після заголовка слід підзаголовок, який може відрізнятися залежно від ступеня формальності, прийнятною на вашому робочому місці. Зазвичай підзаголовок розміщують відразу ж під основним заголовком. Як правило, підзаголовок включає фактичну інформацію про самих зборах і не має нічого спільного з питаннями порядку денного. Це необхідно для того, щоб відсутні були в курсі, коли і де проводилися збори, і хто був присутній. Нижче наведені приклади того, що ви можете внести до свого порядку дня-що б ви не вибрали, не забудьте чітко виділити кожну частину наведеної інформації (в цьому випадку вам допоможе використання жирного шрифту):- Дата і час. Їх можна об`єднати, або розмістити окремо.
- Місце проведення зборів. Якщо у вас кілька офісів, краще вказати точну адресу проведення меропріятія- якщо ж офіс один, то можна вказати кімнату, де відбудуться збори (наприклад, Конференц-зал №3).
- Учасники зборів. Посада вказувати не обов`язково.
- Спеціальні запрошені. Це можуть бути спеціальні гості, спікери або керівники зборів.
3
Коротко сформулюйте мету наради. Зборів без чітко поставленої мети ризикують стати марною тратою часу, так як учасники повинні будуть вирішувати, що саме обговорювати. Пропустіть рядок після підзаголовка, назвіть цю частину вашої порядку "Завдання" або "Мета", виділіть текст за допомогою підкреслення або жирного шріфта- поставте двокрапку або просто почніть писати далі з нового рядка. Потім в декількох коротких і конкретних пропозиціях опишіть моменти, які хочете обговорити на зборах. Постарайтеся обмежитися 1-4 пропозиціями.- Наприклад, якщо нам необхідно описати мету зборів щодо бюджету, можна спробувати наступне: "" Мета: "Сформулювати основні бюджетні цілі на 2014-2015 фіскальний рік і обговорити довгострокові заходи зі скорочення витрат. Крім того, директор RD Маркус Фельдман представить недавні дослідження з конкурентоспроможності. "
- Якщо вам коли-небудь доводилося писати наукові роботи, розглядайте опис цілей як конспект зборів, або резюме. Грубо кажучи, ви складаєте план того, що обговорюватиметься на зборах, чи не вдаючись при цьому в деталі.
4
Складіть розклад для основних моментів зборів. Розклади допомагають подолати головний недолік ділових зустрічей, які тривають черезчур довго. Пропустіть рядок після опису цілей, задайте жирний шрифт, або використовуйте підкреслення, і почніть вносити записи (які повинні відповідати основним пунктам обговорення) у ваш розклад. Для зручності, радимо починати кожен запис з нового рядка.- Радимо вказувати в кожному записі "або" час, коли ви плануєте розпочати і закінчити дане питання, "чи" кількість часу, який ви плануєте витратити на обговорення кожного питання. Виберіть одну систему і дотримуйтеся її - змішування і зіставлення виглядають непрофесійно.
- Іншими словами, вам необхідно вказувати в кожному записі вашого розкладу або початок і закінчення тимчасового відрізка для обговорення тієї чи іншої теми, або попросту вказувати тривалість самого обговорення. Приміром, один із записів може виглядати так: "" 2:00 - 2:05 ": Введення і перекличка". Або так: "" 5 хвилин ": Введення і перекличка". Радимо вибрати один з варіантів і дотримуватися його.
5
Виділіть час для спеціальних гостей. Якщо на вашому зборах плануються якісь гості з метою обговорити важливі теми, вам необхідно виділити для них частину загального часу. Постарайтеся приділити кожному гостю окремий запис у вашому розкладі, навіть якщо він / вона збирається обговорювати не одну тему. Таким чином, кожен зможе організувати свій власний час для обговорення як він / вона вважатиме за потрібне.- Щоб уникнути незручних ситуацій з розкладом, попередньо зв`яжіться з гостями, щоб уточнити час, який їм знадобиться для обговорення тієї чи іншої теми.
6
Не забудьте зарезервувати додатковий час в кінці зборів для запитань і відповідей. Таким чином ви дасте людям можливість задавати питання для роз`яснення спірних моментів зборів, вносити свої пропозиції, висловлювати побажання щодо майбутніх зборів і залишати коментарі. Ви можете приділити більшу увагу цій частині зборів, якщо внесете його у вигляді останнього запису в своєму розкладі, або ж просто почнете обговорення питань самостійно після закінчення основної частини зборів.- Якщо по закінченню зборів ні в кого не виникло додаткових питань чи зауважень, можете сміливо завершувати зустріч. Багато хто з присутніх будуть вам точно вдячні!
7
Як варіант, можете накидати план тем для обговорення. Як правило, розклад - це "серцевина" порядку денного для зібрання - тобто та частина, по якій люди орієнтуються і ведуть обговорення. Однак, це зовсім не обов`язковий крок, але додатковий начерк ключових моментів може стати вельми корисним для забарилися учасників. Такий начерк є для учасників свого роду орієнтиром у потоці тем обговорення під час зборів, і допомагає сфокусуватися тим людям, яким досить складно відстежувати кожну тему окремо. Нижче наведено приклад організаційного начерку, який ви можете використовувати (для детальної інформації див. Статтю "Як написати план-конспект"):- I. Першочергові статті бюджету
- A. Відрядний бюджет
- B. Дилерський внесок
- i. Ведення переговорів для укладення вигідної угоди?
- C. Витрати по лобіюванню
- II. Заходи по збільшенню доходів
- A. Альтернативні види угод у сфері послуг
- i. Надання варіантів для клієнтів
- ii. Запит зворотного зв`язку
- B. Повторні інвестиції в мобільні технології
- ...і так далі.
8
Перевірте повістку на наявність помилок перед тим, як поширювати її. Дуже важливо перевірити все до найдрібніших деталей, так як деякі учасники можуть суворо дотримуватися саме її. Таким чином ви не тільки проявите свою повагу по відношенню до інших учасників, але й покажете свою увагу до деталей і доведете важливість вашої посади для вас.- Крім того, додаткова перевірка порядку заощадить вам час і вбереже від плутанини в розподілі правильного порядку пунктів, так як зайві пояснення не тільки перетворять ваше зібрання в порожню витрату часу, але і змусять вас вдарити в бруд обличчям, що не дуже приємно, особливо у присутності важливих людей.
Використання шаблону для написання повістки
1
Використовуйте стандартний шаблон в будь-якому текстовому редакторі. Багато текстових редакторів, наприклад, Microsoft Office, Pages for Mac та ін., Пропонують широкий вибір шаблонів для створення особистих і професійних документів. Серед них можуть знаходитися і порядку денного для зібрань. За допомогою цих шаблонів ви зможете неймовірно швидко і просто створити професійний документ. Зазвичай, такі типи шаблонів попередньо розбиті на зручні секції - і все, що вам залишається - це внести потрібну інформацію у відведені секції і ваша повістка готова!- Незважаючи на те, що всі текстові редактори трохи різні між собою, більшість тих, які надають можливість використовувати шаблони, пропонують доступ до шаблонів за допомогою панелі меню вгорі вікна програми.
- Якщо у вашому текстовому редакторі є опція використання шаблонів, але серед них немає відповідного для написання порядку денного для нарад, ви можете завантажити потрібний з сайту виробника програми. Наприклад, шаблони для Microsoft Word доступні тут: office.microsoft.com, а шаблони для Pages for Mac можна знайти он-лайн в Apple App Store.
2
Ви також можете завантажити необхідні шаблони з інших сайтів. Якщо у вашому текстовому редакторі немає ніяких шаблонів для створення порядку денного для зборів і ви не можете знайти такі на офіційному сайті, не переживайте - так як ви можете знайти величезну кількість безкоштовних шаблонів он-лайн. Простий пошук в зручному для вас пошуковику за запитом "шаблон порядку денного для зібрань" видасть вам не одну дюжину потрібних результатів. Однак, багато з виданих результатів не будуть ставитися до офіційних і надійним ресурсів, тому необхідно вкрай обережно робити свій вибір. Нижче наведені неофіційні сайти, де ви можете знайти необхідні вам шаблони:- Save Word Templates - на цьому професійному сайті ви знайдете багато якісних шаблонів для Microsoft Word.
- Word Templates Online - ще один корисний ресурс для шаблонів під Word. Однак, у цього ресурсу обмежений вибір.
- iWorkCommunity - якісний ресурс з шаблонами для Pages. Однак, ці шаблони сумісні з ранніми (до 2009-го року) версіями Pages.
- Чимало шаблонів можна знайти в App Store. На жаль, не всі з них безкоштовні.
3
Заповніть поля вашого шаблону. Як тільки ви знайшли відповідний шаблон у своєму текстовому редакторі, або скачали відповідний, все що вам потрібно - це заповнити шаблон потрібною інформацією. Більшість шаблонів вже забезпечені чітко структурованими секціями, куди необхідно вписати імена, час, теми обговорень, назви секцій і так далі. Заповніть всі потрібні поля, щоб створити свій порядок, а потім перевірте її на наявність помилок. Незважаючи на всю свою простоту і зручність у використанні, шаблони повісток не захищають вас від помилок, граматичних і фактичних помилок.- Не залишайте жодне поле порожнім. Ніщо не виглядає так безладно, як, наприклад, запис у розкладі "Заповніть тут". Якщо, з якоїсь причини, вам не потрібно заповнювати ту чи іншу частину шаблону, просто видаліть її, а не залишайте незаповненою.
4
Внесіть невеликі зміни, щоб надати вашій порядку завершений вигляд. Шаблони повісток дня для зібрань надзвичайно зручні, але це не означає, що вам необхідно дотримуватися початкового стилю і формату на всі 100%. Спокійно вносите зміни до змісту та оформлення повістки на ваш розсуд, щоб у підсумку ваша повістка відповідала стандартам вашої сфери діяльності і загальним нормам зборів.- Наприклад, якщо вам сподобався певний шаблон, але секція для заголовка така довга, що просто відволікає читача, можете спокійно видаляти надмірні частини заголовка на власний розсуд до тих пір, поки це не почне вибиватися із загального формату документа або спотворить стиль вашої порядку.
Частина 2 з 2: Правильне використання порядку денного
1
Розстановка пріоритетів. При плануванні зборів хорошою практикою вважається виносити найбільш важливі теми обговорень в початок зустрічі. Таким чином ви відразу "вбиваєте двох зайців". По-перше, всі присутні зможуть обговорити ці важливі теми до того, як встигнуть втомитися в ході зборів. По-друге, у разі якщо збори повинні закінчиться рано чи деяким учасникам потрібно буде піти раніше, всі важливі теми вже будуть розглянуті до того часу.- Зустрічі не завжди проходять повністю так, як ви їх планували. У кращому випадку, деякі менш важливі теми можуть не вписатися в загальний розклад зборів, і вам доведеться самим вирішувати ці питання, або ж призначати інші збори. Однак, якщо в ході зборів вам не вдасться розглянути найбільш глобальні теми, ваша зустріч не досягне своєї споконвічної мети, що може, в свою чергу, роздосадувати і розладнати вас. Приділяючи увагу важливим питанням на самому початку зборів, найчастіше, ви уникаєте вищезазначеної проблеми.
2
Дотримуйтеся плану повістки, але проявляйте гнучкість. При плануванні та проведенні зборів, однією з найбільших небезпек є "випадання" самих зборів з часу, відведеного на зустріч. Зазвичай, співробітники "ненавидять" тривалі збори, і на те є розумні причини, так як вони можуть бути надмірно нудними і відволікають людей від важливих справ. Щоб уникнути цієї проблеми, вам необхідно стежити за часом і, по можливості, плавно переходити до наступної теми обговорення. Наприклад, ви можете сказати: "Нам потрібно рухатися далі, якщо ми хочемо розійтися швидше."- Оскільки зібрання часто відхиляються від плану, вам необхідно бути готовим якось компенсувати ту частину зустрічі, яка надто затяглася. Будьте гнучким, при цьому постарайтеся розглянути якомога більше запланованих тем. Наприклад, якщо якась частина зборів затягнулася, можливо вам доведеться скоротити час обговорення інших тем, або викреслити зі списку щодо неважливі частині зборів, щоб укластися у відведені часові рамки.
3
Почніть складання порядку денного заздалегідь. І хоча повістки не є рівноцінно важливими, як інші ділові документи (наприклад, звіти, таблиці даних, презентації і т.д.), все ж радимо вам не упускати можливості надати вашій порядку професійний і закінчений вигляд, особливо якщо ви плануєте поширити її під час зборів серед співробітників. Щоб переконатися, що у вас достатньо часу для створення якісного документа, почніть готуватися якомога раніше.- Підготовка заздалегідь також дає вам можливість отримати відгук про складеної порядку задовго до самих зборів. Поширення чернетки вашої порядку серед колег чи керівництва і прохання внести корективи, допоможе вам поліпшити структуру повістки і додати відсутні моменти, які ви, можливо, упустили спочатку. Якщо ви будете тягти з написанням повістки до останнього, у вас не буде можливості отримати такий відгук.
- Можливо, для звичайних, щоденних зібрань вам вистачить і дня напередодні самих зборів для написання повістки. Важливі зборів, у свою чергу, можуть зажадати декількох тижнів для підготовки.
4
Розповсюдьте повістку серед учасників перед зборами. Щоб всі прибули на збори під час з чітким розумінням того, що обговорюватиметься, вам необхідно розіслати порядку денного заздалегідь. Залежно від внутрішньої організації вашої компанії, можливо, вам знадобиться величезна кількість копій з подальшим врученням їх "особисто в руки", або ж ви зможете обійтися звичайною електронною поштою, надіславши повістку додатком до листа. Що б ви не вибрали, перед відправкою переконайтеся, що на порядку відсутні будь-які помилки.- Залежно від важливості зборів, радимо вам роздати повістку учасникам як мінімум за годину або два до самих зборів. Для великих і важливих зустрічей вам, можливо, доведеться розіслати повістку за день, або декілька днів до зборів.
- Так як люди часто зайняті і забудькуваті, радимо вам принести з собою кілька додаткових копій повістки, в разі якщо хтось із присутніх забуде свою.
Поради
- Пропонуємо вам відмінний метод для "продуктивного" зібрання: ЦПРО - цілі, повістка, ролі, обов`язки. По-перше, у вашого зборів повинна бути мета. Якщо ви всього лише хочете поділитися інформацією, не витрачайте час інших людей. Надішліть їм краще лист. Мета повинна включати активне завдання і, по можливості, результат її виконання: "Окреслити цілі команди на квартал". Порядок - це список того, як досягти мети, з тимчасовим обмеженням, щоб не "випасти" з заданого розкладу. Наприклад, "1. Огляд статусу цілей минулого кварталу (15 хвилин), 2. Загальні пропозиції за цілями (20 хвилин), 3. Вибрати 5 першочергових цілей (10 хвилин), і т.д. Ролі та обов`язки позначають тих, хто проводить збори, хто веде записи і хто що виконує для досягнення цілей.
- Залежно від внутрішніх правил вашої компанії, встановіть крайній термін внесення пропозицій до порядку для всіх бажаючих. Позначте кінцеву дату і час, і строго дотримуйтеся її. Вносьте зміни в тому випадку, якщо в результаті повістка вибивається із загального часу, або ж нові пропозиції повторюють згадані раніше теми порядку денного.
- Якщо хтось не може бути присутнім на зборах, створіть спеціальну секцію "Попереднє вибачення" на початку повістки, або залиште додаткове місце і просто вибачитеся від особи відсутніх під час зборів.
- Якщо у вашої компанії є спеціальний формат порядку денного, використовуйте його як зразок. У деяких випадках, вкрай важливо дотримуватися встановлених стандартів.
