Як провести конференцію
Навички проведення конференції важливі для педагогів, бізнес-керівників та представників інших професій. На ефективної конференції учасники здатні отримати нові знання та вміння, а також зарядитися ентузіазмом. Проведення такого заходу має на увазі кілька етапів, наприклад планування і, в кінцевому підсумку, оцінка та аналіз. Ми пропонуємо вам кілька основних стратегій для роботи на конференції.
Кроки
1
Визначте мета конференції. Ви маєте намір навчити навику, донести інформацію або підвищити усвідомленість учасників? Намітьте завдання. Результатом такого аналізу може стати список особливих умінь, які ви збираєтеся викласти, певні теми, необхідні для розгляду, або просто відчуття повного контролю над форумом.
2
Плануйте ретельно.- Розгляньте конференцію у всіх її подробицях. Якщо вам необхідно донести інформацію, обміркуйте, що конкретно ви будете обговорювати. А коли мова йде про отримання нових навичок, визначте ті види діяльності, які збираєтеся включити в конференцію.
- Організовує та координує. Можливо, ви захочете запросити інших експертів для коротких виступів - зв`яжіться з ними заздалегідь. Якщо вам необхідні додаткові кошти і матеріали, зберіть їх вчасно. Повідомите учасників, якщо їм потрібна певна підготовка до конференції.
3
Прибудьте на місце досить рано.- Встановіть все обладнання до приходу учасників. Якщо ви використовуєте відеоматеріали або інші медіа, перевірте працездатність вашої техніки.
- Розставте стільці до початку заходу. Залежно від особливостей конференції, ви можете поставити їх по колу, в ряд або біля столів.
- Розповсюдьте матеріали. Якщо для конференції необхідні особливі предмети, розкладіть їх на столах або стільцях, щоб заощадити трохи часу для самого заходу.
- Вітайте учасників по прибуттю. Приїхавши на місце заздалегідь, ви можете спокійно завершити всі приготування, розслабитися і познайомитися з учасниками трохи краще. Це допоможе вам побудувати відносини ще до початку конференції.
4
Ще раз привітайте всіх і почніть вступну частину. Назвіться, поясніть завдання конференції і попросіть учасників представитися у відповідь. Обмежте кожного кількома запитаннями. Наприклад, учасники можуть назвати своє ім`я і мету свого прибуття на конференцію.
5
Створюйте можливості для взаємодії. Давайте інформацію короткими блоками і дозволяйте задавати питання. Для вирішення завдань розділіть учасників на групи: нехай відповідальний надасть звіт від імені всієї команди.
6
Влаштовуйте перерви. Невеликі паузи допоможуть розкласти отриману інформацію по поличках. Складіть розклад і повідомите учасників про тривалість кожної перерви. Це дозволить їм спланувати телефонні дзвінки та вирішення інших персональних питань.
7
По завершенні конференції попросіть учасників заповнити анкету. Включіть в неї питання, які допоможуть вам оцінити ефективність заходу. Запитайте, яким чином конференція може бути поліпшена в майбутньому.
8
Підтримуйте зв`язок з учасниками. Запитайте про результати їх роботи через деякий час після конференції. Іноді людям потрібен час, щоб проаналізувати свої враження від заходу. Підтримуючи зв`язок через кілька днів або тижнів, ви зможете зробити важливі відкриття про виконану роботу.
