Як згрупувати дані і створити їх структуру в Excel

В Excel є багато корисних компонентів, якщо ви знаєте, де їх шукати. Одними з найбільш простих є створення структури і угруповання даних, які дозволяють згортати великі масиви даних, щоб було легше переміщатися по таблиці. Щоб зробити структуру даних і згрупувати їх, дотримуйтесь наступної покрокової інструкції.

Кроки

1. 

   1

   Відкрийте файл, в якому ви хочете працювати. Угруповання і створення структури дуже корисні для того, щоб полегшувати управління великими за розміром і виду таблицями, але для спрощення в цьому прикладі буде використовуватися маленька таблиця.

2. 

   2

   Перейдіть на вкладку Дані. У нових версіях of Excel це буде розділом стрічки. Якщо у вас більш стара версія Excel, у якій замість стрічки - панель керування, натисніть на випадаючому меню Дані.

Метод 1 з 2: Автоматичне створення структури документа

1. 

   1

   Перейдіть в Дані> Групувати> Створення структури. Для більш старих версій Excel перейдіть в Дані> Угруповання і структура> Створення структури.
   • [b]При угрупованню Excel шукає дані, розташовані між логічними елементами (наприклад, заголовками на початку і результатами формул в кінці), виділяє їх і дає можливість згорнути їх. Якщо Excel повідомив, що не зміг автоматично створити структуру, то причиною цього є відсутність формул у таблиці. Вам доведеться групувати ваші дані вручну (переходьте до угруповання даних вручну, що наведена нижче).

2. 

   2

   Подивіться на вашу таблицю з автоматичною структурою. Залежно від складності та схеми вашої таблиці, ви помітите, що ділянка або ділянки ваших даних були згруповані і тепер відзначені смужками уздовж верхньої і / або лівого боку осередків. Таблиця-приклад дуже проста і була згрупована тільки в одному місці.
   • У структурі прикладу дані між першим рядом (шапкою) і останніми двома (що містять формули) були згруповані автоматично. Наприклад, комірка B7 містить формулу СУММ.
     
     
     
     
   
   
   
   
   
   • [b]Клацніть на кнопку [-], щоб згорнути групу даних.
     
     
     
     
   • [b]Подивіться на решту дані. Зазвичай це ключова інформація, яка дозволяє користувачеві вибирати, вивчати конкретні дані чи ні і робить таблицю більш легкотравної.
     
     
     
     

3. 

   3

   Якщо хочете, очистіть автоматичну структуру. Якщо Excel неправильно зрозумів ваші дані, і ви не задоволені результатами, ви можете очистити структуру, перейшовши в Дані> Розгрупувати (Або Угруповання і структура) І вибравши Очистити структуру- тут ви вручну группируете і разгруппіровиваете дані (дивіться метод нижче). Якщо все майже правильно, то для того щоб заощадити час, ви можете налаштувати автоматичну структуру.

Метод 2 з 2: Угруповання даних вручну

1. 

   1

   Виберіть осередки, що ви хочете надалі згорнути. У цьому прикладі ми хочемо, щоб після згортання даних видимими залишалися тільки шапка і підсумок, тому ми вибираємо все, що знаходиться між ними.

2. 

   2

   Перейдіть на Дані> Групувати> Групувати. Якщо у вас більш стара версія Excel, перейдіть на Дані> Угруповання і Структура> Групувати.

3. 

   3

   У відповідь на запит виберіть або Ряди або Колонки. У цьому прикладі ми хочемо вирівняти дані по вертикалі, тому ми вибираємо Ряди.





4. 

   4

   Подивіться на згрупований ділянку даних. Зараз він відзначений смужкою уздовж зліва від осередків.

5. 

   5

   Щоб згорнути дані, клацніть кнопку [-].

6. 

   6

   При бажанні виберіть і згрупуйте додаткові ділянки. Якщо це необхідно, розгорніть поточний вибір (клацнувши на [+]), а потім повторіть Кроки 1-4, щоб створити нові групи. У цьому прикладі ми хочемо створити підгрупу першої групи, яка виключає проміжні підсумки, тому ми вибираємо осередку між шапкою і проміжними підсумками.
   • [b]Подивіться на новий згрупований ділянку даних.
     
     
     
     
   • [b]Поверніть нову групу і зверніть увагу на відмінності у вигляді.
     
     

7. 

   7

   Щоб розгрупувати ділянку даних, виберіть його знову і перейдіть на Дані> Розгрупувати> Розгрупувати. Для старих версій Excel перейдіть на Дані> Угруповання і Структура> Розгрупувати

8. 

   8

   Щоб розгрупувати всі ділянки, перейдіть на Дані> Розгрупувати (Або Угруповання і Структура)> Очистити Структуру.

Поради

• Найчастіше автоматична структура не працює так, як хотілося б користувачеві. Створення структури вручну, тобто створення серій груп, буває простіше і більш відповідає інформації, яка міститься у вашій таблиці.
• Ви не можете користуватися цією функцією, якщо лист має спільний доступ.

Попередження

• Чи не використовуйте угруповання або структуру, якщо ви плануєте зберегти ваш файл excel як сторінку htm / html.
• Чи не використовуйте угруповання або структуру, якщо ви плануєте захистити документ: користувач не зможе згортати і розгортати ряди!