Як провести відео конференцію
На гребені технологічної хвилі безліч фірм куди частіше звертаються до відеоконференцій, ніж раніше. Даний тип конференцій дозволяє людям з різних місць, а іноді навіть з іншого кінця планети, бачитися один з одним. Конференція потребує моніторі комп`ютера, відеокамери і високошвидкісного інтернету. Відеоконференція приносить користь бізнесу і її учасникам, оскільки надає людям одночасну зв`язок з безліччю людей без витрат на подорож. Учасники конференції часто вдячні за можливість участи в конференції зі свого будинку або робочого місця без необхідності поїздок, що зменшує їх витрати.
Кроки
Вивчіть технологію, що стоїть за відеоконференціями.
1
Дізнайтеся про правильну установку обладнання, яке необхідне для проведення конференції, протестувавши що виходить відео. Перевірте камери в кожному місці і переконайтеся, що вони передають чітку картинку.2
Завчасно попрактикуйтесь з будь-яким пристроєм передачі відео, яке може бути задіяно у відеоконференції. Це може бути цифровий телевізор, монітор комп`ютера або звичайний телевізор.3
Перевірте пристрій передачі звуку, наприклад, мікрофон, телефон або колонки вашого комп`ютера, щоб гарантувати високоякісну передачу звуку.4
Експериментуйте з налаштуваннями звуку, щоб колонки або навушники брали аудіо зв`язок без будь-яких перешкод.5
Переконайтеся в тому, що немає ніяких перешкод у передачі даних. Так як різні люди використовую різні види технології, включаючи цифрові й аналогові технології, широкосмугові або радіочастоти, начебто супутникової передачі або Wi-Fi, важливо переконатися, щоб дані в презентації потрапили до учасників конференції.6
Двічі перевірте, щоб ПЗ було оновлено до останньої версії. Успіх відеоконференції в чому залежить від типу використовуваної програми для стиснення даних. Ця програма стискає аудіо та відео дані в пакети, які пересилаються учасникам конференції.7
Знайдіть і придбайте програмні забезпечення, начебто програми акустичного ехоподавлення, яка б дозволила доповідачами і слухачам безперешкодно спілкуватися в реальному часі.
Поради
- Доповідачу слід приєднатися до відеоконференції на 10-15 хвилин раніше, щоб перевірити зв`язок і упевнитися, що все працює правильно.
- Щоб зацікавити учасників конференції, ваша презентація повинна бути як можна більш інтерактивною. Цього можна досягти, додавши елемент обговорення або безпосередньо звертаючись до учасників.
- Учасники можуть відключити звук в пристрої передачі відео, щоб уникнути фонових звуків, якщо тільки доповідач спеціально не попросить, чи не заглушати аудіо передачу.
- Дотримуйтесь інструкцій доповідача на конференції касаемо виниклих питань. Деякі можуть попросити вас озвучити питання, в той час, як інші - задати його через вікно чату.
- На випадок провалу технології доповідач повинен мати запасний план. У разі пропажі інтернету корисно мати під рукою мобільний телефон, щоб можна було зв`язатися з учасниками конференції.
- Підготуйтеся до відеоконференції, двічі перевіривши свої записи і поставивши поруч склянку з водою, якщо раптом у вас пересохне горло.
