Як провести селекторну нараду
Нарада в режимі телеконференції - це ще одна можливість проявити свої лідерські та управлінські здібності. Скористайтеся наступними порадами, щоб селекторну нараду було максимально ефективним і зміцнило ваш образ досвідченого керівника.
Кроки
1
Складіть план і графік. Вибираючи час для наради, врахуйте розклад інших людей. Заздалегідь поцікавтеся графіком всіх учасників наради, особливо якщо вони знаходяться в різних регіонах, тимчасових зонах або в різних видах бізнесу. Постарайтеся, щоб час наради не співпало з обідньою перервою, а також, щоб не змушувати учасників наради затримуватися після роботи або вставати спозаранку.
2
Вишліть все необхідне для участі в засіданні. Визначившись з графіком, розішліть учасникам наради основну інформацію. У цей допис потрібно включити: дані для приєднання (номер телефону і пароль), порядок денний (включаючи список обов`язків) та іншу необхідну інформацію. Порядок денний повинна передбачати всі питання і інформацію, яку ви очікуєте почути від інших учасників наради. Поставте спочатку позитивні питання, а потім обговорення вирішення проблем і складних тем.- Намагайтеся не використовувати комунікаційний міст менеджерів або клієнтської лінії. Підключення по цих каналах може перервати або заблокувати важливі дзвінки, і інші учасники конференції понесуть фінансові втрати.
- Потрібно попередньо обговорити і узгодити покладання на інших відповідальність за якісь питання. Спочатку поговорите з цими людьми, і тільки після цього вносите їх звіти до порядку денного. Найбільша помилка селекторної наради - повідомити іншим, що хтось буде звітувати, не впізнавши заздалегідь, чи виконана робота.
3
Створіть список учасників. Увімкніть дані про їх місцезнаходження і загальні особисті дані. Ця інформація може стати в нагоді для чату, поки що підключилися учасники очікують інших.
4
Вишліть на електронну пошту нагадування про нараду. Надішліть листа в той же день, якщо нараду призначено після обіду, або днем раніше, якщо нараду заплановано на ранок. Завдяки цьому ви переконаєтеся, що ніхто не забуде про нараду. Ви також зможете використовувати цей лист для розсилки документації, звітів та іншої необхідної інформації. Якщо звіти підготовлені іншими людьми, обов`язково вкажіть ім`я автора. Так вони отримають свою порцію подяки (або ви убезпечите себе від критики, яку викличуть звіти). Напишіть щось на зразок: «Я приєднав звіт Іванова по темі його доповіді». Керівник наради також зобов`язаний переконатися, що всі учасники включені в список, а також що вони виконали покладені обов`язки.
5
Перегляньте всю інформацію, яку ви будете обговорювати.
6
Почніть телеконференцію. Не спізнюйтеся. Якщо це можливо, увійдіть до селекторну систему на 10 хвилин раніше початку наради. Деякі системи блокують вхід раніше певного часу, або поки не підключився керівник наради. Протестуйте телекомунікаційний міст та обладнання заздалегідь, особливо якщо ви раніше не користувалися ним.
7
У більшості випадків завжди знайдеться як мінімум один спізнився. Тому приготуйте варіанти обговорення якоїсь другорядної теми, поки ті, кого затримують обставини, які не приєднаються до конференції. Переконайтеся, що всі учасники представлені (ім`я, посада, виконувані обов`язки), особливо якщо в конференції беруть участь клієнти, які особисто не знайомі з цими посадовими особами. Постарайтеся почати обговорення головних питань не пізніше 3-5 хвилин після початку конференції, навіть якщо не всі запізнилися підключилися до системи.
8
Дотримуйтеся порядку денного. Ви витратили час на її складання, так що керуйтеся цим документом. Поглядайте на годинник, так як не всі учасники зможуть затриматися, якщо обговорення затягнеться. Ваше завдання - обговорити всі заплановані питання, не забуваючи про інтереси клієнтів.
9
Будьте уважні і робіть нотатки. Намагайтеся не використовувати кнопку «mute» (режим відключення звуку) навіть під час довгих виступи інших. Ваші співробітники навряд чи будуть відволікати від конференції, якщо будуть бачити вашу участь в ній. Якщо можете щось додати, використовуйте цю можливість, щоб продемонструвати свою компетентність. Не давайте завищених обіцянок. Краще спокійно сказати, що обов`язково повернетеся до обговорення несподіваного питання пізніше.
10
Наприкінці конференції потрібно запитати, чи є у кого-небудь питання, на які потрібно відповісти зараз або після завершення наради. Якщо ви домовилися про повторну зустріч, повідомте час проведення до того, як інші учасники отсоединятся. Подякуйте всім учасникам за виділений час і побажайте їм вдалого робочого дня / тижня (вихідних).
11
Відразу після телеконференції створіть і розішліть всім учасникам коротке зведення (протокол) наради. Ця зведення служить двом цілям: 1) упевнитися, що кожен розуміє список своїх обязанностей- 2) є документальним свідченням на випадок можливих розбіжностей в майбутньому. Нерідко ви не раз будете вдячні собі, що витратили час на запис протоколу. Розсилаючи його іншим учасникам, обов`язково попросіть повідомити, якщо в складений документ потрібно внести якісь додавання або зміни. Після виправлень обов`язково розішліть скоригований варіант.
12
Після наради потрібно виконати всі рішення. Якщо були якісь питання, виділіть достатній час для відповіді на них, а також виконайте всі інші дії. Якщо для вирішення проблем були встановлені якісь терміни, не порушуйте їх. Якщо для виконання обіцянок потрібно задіяти інших співробітників / підрозділу, зробіть це і переконайтеся, що вони виконали все необхідне.
Поради
- Приблизний перелік усього необхідного для успішного селекторної наради:
- Погоджений час і графік, що влаштовує всіх учасників з урахуванням різниці часових зон для міжнародних учасників.
- Порядок денний
- Запрошення (запит) на участь
- Повідомлення-нагадування, що містить вкладені документи або звіти
- Кілька невеликих тем для обговорення на початку наради
- Відомості для представлення учасників (ім`я, посада, обов`язки)
- Зведення (протокол) наради
- На селекторних нарадах учасники люблять сидіти «на гальорці», і їх складно залучити до активну участь. Попередьте це, ставлячи питання конкретним людям. Краще не обмежуватися загальною фразою «у кого є питання?», А звернутися з питанням до конкретних людей, які пов`язані з обговорюваною темою. Можете запитати: «Тетяно, ви отримали всю необхідну інформацію для підготовки звіту по темі або потрібно щось ще?»
- Не забудьте:
- Поглядати на годинник
- Робити записи
- Виконувати рішення наради
Попередження
- Зверніть увагу, що ця стаття не називається «Як провести успішне нараду, якщо ви не маєте поняття, про що буде говоритися» або «Як задавати образливі питання на селекторних нарадах».
- Можете нагадати учасникам наради, що вони можуть відключати звук, але краще користуватися кнопкою «mute», а не функцією «hold» (утримання), оскільки в другому випадку іншим учасникам доведеться «насолоджуватися» настирливої музикою або записаними рекламними повідомленнями.
