Як користуватися Microsoft Access

Microsoft Access - це програма створює бази даних, дозволяє з легкістю управляти і змінювати бази даних. Вона підходить буквально для всього, починаючи від невеликих проектів і закінчуючи великим бізнесом, вона дуже наочна. Це робить її прекрасним помічником для зберігання інформації, оскільки вам не потрібно мати справу з таблицями та графіками. Дивіться Крок 1 нижче, щоб почати використовувати Microsoft Access на повну потужність.

Частина 1 з 6: Створення нової бази даних

1
У вкладці «Файл» виберіть «Нова». База даних це місце зберігання вашої інформації в різних формах. Ви можете створити порожню базу даних, порожню веб-базу даних, або вибрати будь-яку з широкого асортименту шаблонів.
- Порожня база даних це стандартна база даних програми Access, відмінно підходить для локального використання. Створення порожньої бази даних також створить одну таблицю.
- Веб-база даних розроблені для застосування разом з вбудованими інструментами Access для публікації в інтернеті. Створення порожньої бази даних також створить одну таблицю.
- Шаблони -це заздалегідь побудовані бази даних широкого спектру застосування. Вибирайте шаблони, якщо ви не хочете витрачати надто багато часу, зводячи структуру баз даних в єдине ціле.
2
Назвіть свою базу даних. Як тільки ви вибрали тип бази даних, назвіть її згідно призначенню. Це буде особливо корисно, якщо ви працюєте одночасно з кількома різними базами даних. Введіть назву в поле «Ім`я файлу». Натисніть «Створити», щоб згенерувати нову базу даних.

Частина 2 з 6: Додавання інформації в базу даних

1
Визначте кращу структуру для зберігання вашої інформації. Якщо створюєте порожню базу даних, вам варто заздалегідь подумати, як організувати зберігання своєї інформації і заздалегідь додати необхідну структуру. Існує кілька варіантів, як ви можете змінювати і взаємодіяти зі своїми даними в Access:
- Таблиці - основний вид зберігання інформації. Таблиці можна порівнювати з таблицями Excel: всі дані розподілені по рядках і стовпцях. Саме тому імпорт інформації з Excel або інших табличних програм відносно простий процес.
- Форми - форми це спосіб внесення інформації в вашу базу даних. І хоча ви можете вносити інформацію безпосередньо в базу даних використовуючи таблиці, використання форм гарантує більш швидкий і наочний введення інформації.
- Звіти - вони підраховують і виводять інформацію з вашої бази даних. Звіти потрібні для аналізу інформації та для отримання відповідей на необхідні питання, наприклад скільки прибутку було отримано, або де знаходяться клієнти. Вони зроблені спеціально для роздруківки в паперовому вигляді.
- Запити - саме таким чином ви отримуєте і сортуєте свою інформацію. Ви можете користуватися запитами для пошуку певних записів з декількох таблиць. Ви також можете використовувати запити, щоб створювати і оновлювати інформацію.
2
Створіть свою першу таблицю. Якщо ви починаєте з створення пустої бази даних, ви автоматично створите порожню таблицю. Ви можете вводити туди дані вручну або копіюючи і вставляю з іншого джерела.
- Кожна частина інформації повинна мати власну колонку (поле), у той час як кожен запис повинні бути з нового рядка. Наприклад, кожен рядок це клієнт, а кожна колонка це окрема інформація про цього клієнта (ім`я, прізвище, електронна пошта, телефон та ін.).
- Ви можете перейменовувати назви колонок, щоб було зрозуміліше яке поле для чого. Зробіть подвійний клік по заголовку колонки, щоб змінити назву.
3
Імпортуйте інформацію з іншого джерела. Якщо ви хочете імпортувати інформацію з файлу підтримуваного формату або певного місця, ви можете налаштувати Access на імпорт інформації і додавання в вашу базу даних. Це корисно для імпорту інформації з сервера в інтернеті або з іншого відкритого джерела.
- Перейдіть на вкладку Зовнішні Дані.
- Виберіть тип файлу, який ви будете імпортувати. У розділі «Імпорт і об`єднання» ви знайдете кілька варіантів для вибору. Натисніть кнопку «більше», щоб відкрити ще більше варіантів вибору. ODBC - це протокол для підключення баз даних, наприклад таких як SQL.
- Вкажіть місце розташування файлу. Якщо файл на сервері, вам потрібно буде ввести адресу сервера.
- У наступному вікні, виберіть «Вказати, як і де ви хочете зберігати дані в поточній базі даних». Виберіть «ОК». Дотримуйтесь по кроках, для імпорту вашої інформації.
4
Додайте ще таблицю. Ви будете зберігати свої різні записи в різних базах даних. Це дозволить безпомилково працювати вашим баз даних. Наприклад, у вас одна таблиця з інформацією про клієнта, інша для інформації про замовлення. Потім ви зможете зв`язати таблицю про клієнтів з інформацією в таблиці про замовлення.
- У секції «Створити» вкладки «Додому» натисніть кнопку створення таблиці. Нова таблиця з`явиться у вашій базі даних. Ви можете вносити туди інформацію точно так само, як ви робили для першої таблиці.

Частина 3 з 6: Встановлення взаємозв`язку таблиць

1
Дізнайтеся, як працюють ключі. У кожній таблиці є унікальний ключ для кожного запису. За замовчуванням, Access створює колонку імен, яка зростає з кожним введенням. Це і є первинний ключ. Таблиці також можуть мати зовнішні ключі. Це поля, пов`язані з іншою таблицею в базі даних. Пов`язані поля містять одну і ту ж інформацію.
- Наприклад, у таблиці замовлень у вас може бути поле «Ім`я Клієнта» для відстеження, хто саме замовив певний продукт. Ви можете створити зв`язок цього поля з полем «Ім`я» у вашій таблиці клієнтів.
- Створення взаємозв`язків дозволяє поліпшити цілісність, ефективність і зручність читання вашої інформації.
2
Натисніть на вкладку «Інструменти Баз Даних». У секції «Взаємозв`язки» натисніть кнопку «Взаємозв`язок». Відкриється вікно з оглядом всіх таблиць в базі даних. Кожне поле буде висвітлений під назвою його таблиці.
- Вам потрібно буде мати створеним поле для зовнішніх ключів, перш ніж ви встановите взаємозв`язок. Наприклад, якщо ви хочете використовувати «Ім`я Клієнта» в таблиці замовлень, залиште порожнє поле таблиці замовлень під ім`ям «Клієнт». Переконайтеся, що воно має такий же формат, як і те з яким ви встановлюєте взаємозв`язок (в цьому випадку числа).
3
Перетягніть поле, яке ви хочете використовувати як зовнішній ключ. Опустіть його в заздалегідь приготоване поле для зовнішнього ключа. Натисніть «Створити» у вікні, щоб створити взаємозв`язок між полями. З`явиться лінія між двох таблиць, яка пов`язує поля.
- Поставте галочку в графі «Забезпечити цілісність інформації» при створенні взаємозв`язків. Це означає, що зміна інформації в одному полі автоматично призводить до зміни другого. Це дозволяє точно зберігати необхідну інформацію.

Частина 4 з 6: Складання запитів

1
Зрозумійте роль запитів. Запит це дія, яка дозволяє швидко подивитися, додати або змінити інформацію у вашій базі даних. Існує великий вибір запитів, починаючи від простого пошуку і закінчуючи створенням нових таблиць заснованих на наявній інформації. Запити - це необхідний інструмент для підготовки звітів.
- Запити поділяються на два основних види: Вибір або Дія. Виборні запити можуть діставати інформацію з таблиць і робити обчислення. Запити дії можуть додавати, змінювати і видаляти дані з таблиць.
2
Скористайтеся майстром запитів, щоб створити виборний запит. Якщо ви хочете створити базовий виборний запит, скористайтеся майстром запитів, щоб він крок за кроком допоміг вам у цьому. Ви можете знайти майстер запитів у вкладці «Створити». Він дозволяє знаходити потрібні поля в таблиці.

Створення вибраного запиту за критеріями

1
Відкрийте інструмент «Дизайн Запитів». Ви можете використовувати критерії пошуку, щоб звузити вибір і виводити тільки потрібну інформацію. Для початку натисніть на вкладку «Створити» і виберіть інструмент «Дизайн Запитів».
2
Виберіть вашу таблицю. Відкриється вікно вибору таблиць. Зробіть подвійний клік на потрібній таблиці для запиту, а потім натисніть Закрити.
3
Додавайте поля з яких потрібно отримати дані. Зробіть подвійний клік на кожному полі, щоб додати поле в запит. Ці поля будуть додаватися в сітку Дизайну.
4
Додайте власні критерії. Ви можете використовувати різні види критеріїв, такі як текст або функції. Наприклад, якщо ви хочете відобразити ціни вищі, ніж 50 доларів у вашому полі «Ціни», ви вводите
у ваші критерії. Якщо ви хочете знайти клієнтів тільки з Великобританії, ви вводите UK в поле критеріїв.
- Ви можете використовувати кілька критеріїв у одному запиті.
5
Натисніть «Виконати», щоб побачити результати. Кнопка «Виконати» позначена знаком оклику і знаходиться у вкладці «Дизайн». Результати запиту будуть виведені в окреме вікно. Натисніть Ctrl + S, щоб зберегти результати запиту.

Створення виборного запиту по параметрах

1
Відкрийте інструмент Дизайну Запитів. Запит за параметрами дозволить вам встановити, які саме результати ви хочете бачити кожен раз, коли робите запит. Наприклад, якщо у вашій базі даних є клієнти з різних міст, ви можете налаштувати запит за параметрами, щоб виводити результати для певного міста.
2
Створіть виборний запит і виберіть таблицю (таблиці). Додавайте поля для відбору шляхом подвійного кліка в загальному огляді таблиці.
3
Додавайте параметр в розділ Критеріїв. Параметри розділені між собою дужками "[]". Текст всередині дужок буде виведений в рядок, яка з`явиться під час проведення запиту. Наприклад, для запиту міста, клікніть по комірці критеріїв у поле міста і введіть [Яке місто?].
- Ви можете робити закінчення параметрів «?» Або «:», але не «!» Або «.»
4
Зробіть запит по безлічі параметрів. Ви можете використовувати кілька параметрів, щоб створити пошуковий запит. Наприклад, у полі «Дата» ви можете ввести діапазон дат, ввівши Між [Введіть початкову дату:] І [Введіть дату закінчення:]. В результаті запиту ви отримаєте два рядки.

Створення запиту на створення таблиці

1
У вкладці «Створити» натисніть «Дизайн Запиту». Ви можете використовувати запити для отримання обраної інформації з вже існуючих таблиць або можете створювати нові таблиці з цією інформацією. Це буде особливо корисно, якщо ви хочете поділитися якою-небудь частиною бази даних, або створити особливі форми для підрозділів вашої бази даних. Для початку вам потрібно створити звичайний виборний запит.
2
Виберіть таблицю (таблиці) з яких ви хочете дістати інформацію. Зробіть подвійний клік на таблиці, з якої ви хочете дістати дані. Ви можете використовувати відразу кілька таблиць, якщо потрібно.
3
Виберіть поля, з яких ви хочете дістати дані. Зробіть подвійний клік на кожному полі для додавання. Воно буде додано в сітку запитів.
4
Виставите ваші критерії. Якщо вам потрібна певна інформація з полів, встановіть фільтр по критеріям. Зверніться у вкладку «Створення Виборного Запиту по Критеріям» за більш детальною інформацією.
5
Протестуйте ваш запит, щоб переконатися, що він виводить потрібні результати. Перш ніж створити таблицю, виконайте запит, щоб переконатися, що він дістає необхідну вам інформацію. Налаштуйте критерії та поля, поки не отримаєте потрібний вам результат.
6
Збережіть запит. Натисніть Ctrl + S, щоб зберегти запит для подальшого використання. Він з`явиться в колонці навігації в лівій частині екрана. Якщо ви натиснете на цей запит - ви зможете використовувати його знову, потім клацніть на вкладку «Дизайн».
7
Натисніть на кнопку «Створити Таблицю» в групі вибору типу запиту. З`явиться вікно, що запрошує ім`я нової таблиці. Введіть ім`я таблиці і натисніть ОК.
8
Натисніть кнопку «Виконати». Буде створена ваша нова таблиця згідно з установленими запитам. Таблиця з`явиться в колонці навігації зліва.

Створення запиту на додавання

1
Відкрийте раніше створений запит. Ви можете використовувати запит на додавання, щоб додати інформацію в таблицю, яка вже створена з іншої таблиці. Це корисно коли ви хочете додати більше даних в готову таблицю, створену за запитом створення таблиці.
2
Натисніть кнопку «Додати» у вкладці «Дизайн». Це відкриє діалогове вікно додавання. Виберіть таблицю, яку ви хочете доповнити.
3
Змініть критерії запиту, щоб вони відповідали інформації, яку ви хочете додати. Наприклад, якщо ви створили таблицю з критерієм «2010» в поле Рік, змініть це значення, згідно доданої інформації, наприклад «2011».
4
Виберіть куди саме ви хочете додати інформацію. Переконайтеся, що додаєте в підходящі поля для кожної додається колонки. Наприклад, якщо ви використовуєте зміни наведені вище, інформація повинна бути додана в поле Рік на кожній сходинці.
5
Виконайте запит. Натисніть кнопку «Виконати» на вкладці «Дизайн». Запит буде проведено і інформація додасться в таблицю. Ви можете відкрити таблицю, щоб переконатися, що інформація введена правильно.

Частина 5 з 6: Створення і використання форм

1
Виберіть таблицю, для якої ви хочете створити форму. Форми дозволяють легко бачити дані по кожному полю, і з легкістю перемикатися між записами або створювати нові. Форми - необхідний інструмент при тривалих періодах введення інформації, більшість користувачів вважають, що користуватися формами набагато простіше, ніж таблицями.
2
Натисніть кнопку «Форми» у вкладці «Створити». Це автоматично створить форму, засновану на даних з таблиці. У програми Access відмінні можливості по створенню полів, які мають правильний розмір, але ви можете самі їх пересувати і змінювати розмір за бажанням.
- Якщо ви не хочете відображати певне поле у формі, ви можете зробити правий клік на ній і вибрати «Видалити».
- Якщо у ваших таблиць є взаємозв`язок, над кожним записом з`явиться опис, що показує об`єднання інформації. Таким чином, ви можете змінювати взаємозв`язку набагато простіше, ніж зазвичай. Наприклад, кожен торговий представник у вашій базі даних може мати приєднану базу клієнтів.
3
Переміщайтеся по вашій новій формі. Покажчики у формі стрілок переміщують вас від одного запису до іншої. Поля будуть заповнені вашими даними, у момент перемикання між ними. Ви можете скористатися кнопками по краях, щоб відразу перейти до першої або останньої записи.
4
Натисніть кнопку опису, щоб скористатися таблицею. Вона знаходиться у верхньому лівому кутку і дозволяє змінювати значення вашої таблиці, за допомогою форм.
5
Внесіть зміни в існуючі записи. Ви можете змінювати текст в будь-якому полі кожного запису, щоб змінити інформацію в таблиці. Всі зміни автоматично відобразяться в таблиці, точно так само відбудеться і у всіх приєднаних таблицях.
6
Вносьте нові записи. Натисніть «Додати Примітка» біля кнопок навігації, щоб додати новий запис в кінці списку. Потім ви зможете використовувати поля для внесення даних у порожні записи всередині таблиці. Це набагато простіше, ніж додавати нові дані через табличний вигляд.
7
Збережіть форму, коли закінчите роботу з нею. Переконайтеся, що зберегли форму, натиснувши Ctrl + S, ви зможете з легкістю увійти в неї знову пізніше. Вона з`явиться в колонці навігації в лівій частині екрана.

Частина 6 з 6: Створення відгуку

1
Виберіть вашу таблицю або запит. Звіти дозволяють вам швидко відобразити зведення за вашими даними. Їх часто використовують для створення звітів по виручці або для звітів по доставці, але їх можна налаштувати майже для будь-якій області використання. Звіти використовують дані з ваших таблиць або запитів.
2
Натисніть вкладку «Створити». Виберіть тип необхідного звіту. Існує кілька різних шляхів створення звітів. Access може зробити звіт для вас автоматично або ви можете створити собі свій за смаком.
- Звіт - створить авто-звіт, який використовує всю доступну інформацію з вашого джерела. Нічого не буде згруповано, але для невеликих баз даних цілком підійде.
- Порожній Звіт - це створить порожній звіт, який ви самі зможете наповнити потрібною інформацією. Ви зможете вибирати інформацію з будь-якого доступного поля, щоб створити необхідний звіт.
- Майстер Звітів - майстер звітів допоможе вам пройти через процес створення звіту, дозволяючи вибирати і групувати дані, а потім форматувати відповідним чином.
3
Виберіть джерело для порожнього звіту. Якщо ви вибрали створення порожнього звіту, вам потрібно вказати для нього джерело. Спершу натисніть вкладку впорядкувати, а потім зайдіть у властивості. В іншому випадку ви можете також натиснути Alt + Enter.
- Натисніть на стрілку поруч із полем Записів. З`явиться список всіх ваших доступних таблиць і запитів. Виберіть один, і він буде призначений у звіт.
4
Додавайте поля в ваш звіт. Як тільки у вас є джерело ви можете додавати поля з нього в свій звіт. Натисніть вкладку «Формат», потім натисніть «додати існуючі поля». Список полів доступний в правій частині.
- Натисніть і перемістіть поля, які ви хочете додати в розділ Дизайн. Запис з`явиться в звіті. При додаванні додаткових полів, вони будуть додаватися автоматично до вже існуючих.
- Ви можете змінювати розмір полів шляхом натиснення на грані і переміщення покажчика.
- Видаляйте поля зі звіту виділивши заголовок і натиснувши кнопку Видалити.
5
Додавайте групи в свій звіт. Групи дозволяють швидко розбиратися в інформації зі звіту, оскільки все подається в організованому вигляді. Наприклад, ви захочете створити групи для продажів по регіону або з прив`язкою до продавця. Групи дозволяють робити все це.
- Натисніть вкладку «Дизайн», потім кнопку «Групи і сортування».
- Зробіть правий клік на будь-якій частині поля, яке ви хочете додати до групи. Виберіть «згрупувати» з меню.
- З`явиться заголовок для групи. Ви можете змінювати заголовок на будь-який бажаний.
6
Збережіть і поділіться своїм звітом. Як тільки звіт закінчений, ви можете зберегти його і роздрукувати як будь-який документ. Використовуйте його, щоб розповісти про ефективність компанії інвесторам, поділитися контактною інформацією з працівниками та для інших цілей.

Поради

Microsoft Access відкривається в меню "Backstage view", в якому знаходяться опції, що дозволяють вам відкривати існуючі бази даних, створювати нові бази даних і отримувати доступ до команд для редагування будь-яких ваших баз.

Попередження

Деякі можливості Access не завжди доступні, залежно від типу створеної вами бази даних. Наприклад, ви не можете надати доступ до бази даних, створеної для використання оффлайн, а деякі можливості оффлайн баз, наприклад, сумарне число запитів, не працюватимуть у веб-базі даних.