Як створити базу даних з електронної таблиці Excel

Microsoft Excel - це програма для роботи з електронними таблицями, яка дозволяє вам складати списки і класифікувати інформацію на декількох аркушах всередині документа, який називається «книгою». Вдобавок до створення списків, ви також можете створювати діаграми і графіки, користуючись інформацією в таблицях. Однак для використання розгорнутих можливостей роботи з даними вам необхідно імпортувати електронну таблицю Excel в програму Access або іншу програму для роботи з базами даних.

Кроки

Метод 1 з 2: У Microsoft Access

1. 

   1

   Створіть таблицю в Excel.
   • Збережіть файл Excel з таблицею на свій жорсткий диск. Ви також можете використовувати вже існуючу таблицю Excel.
     
     

2. 

   2

   Запустіть Microsoft Access. Відкрийте вже існуючу базу даних Microsoft Access або створіть нову чисту базу даних.
   • Програма Microsoft Access розроблена для роботи з Microsoft Excel і йде з нею в комплекті блоку програм Microsoft Office Professional.

     

   • Ви також можете придбати Access окремо, щоб дізнатися, як створити базу даних з таблиці Excel.

     

3. 

   3

   Натисніть на вкладку «Зовнішні дані» і на панелі нижче виберіть значок «Excel».

4. 

   4

   Натисніть на кнопку «Огляд» і виберіть розташування електронної таблиці Excel.
   • Ви також можете просто ввести в поле вода місцерозташування файлу, наприклад: c: / users //documents/addresses.xls (або addresses.xlsx).

     

5. 

   5

   Вкажіть, яким чином ви хочете перенести інформація в базу даних, вибравши один з наступних варіантів:
   • Імпортувати джерело даних в нову таблицю в поточній базі даних: Виберіть цю опцію, якщо використовуєте зовсім нову базу даних без будь-яких таблиць або якщо хочете додати нову таблицю до вже існуючої базі даних. Створивши нову таблицю, ви можете редагувати інформацію в Access.

     

   • Додати копію запису в таблицю: Виберіть цей варіант, якщо користуєтеся існуючою базою даних і хочете додати інформацію до однієї з таблиць в базі даних. Додавши існуючу таблицю, ви можете редагувати інформацію в Access.

     

   • Посилатися на джерело даних, створивши пов`язану таблицю: Виберіть цей варіант, щоб створити гіперпосилання в базі даних, яка відкриє в програмі Excel її ж базу даних. За допомогою цього методу, ви не можете редагувати інформацію в Access.

     

   • Після того, як виберете спосіб передачі даних, натисніть «ОК».

6. 

   6

   Виберіть лист, який хочете імпортувати зі списку.
   • За замовчуванням Excel створює книгу з трьома листами, пронумерованими «Лист1», «Лист2» і «Ліст3». Ви можете видалити, додати і редагувати назву цих листів в Excel. Будь-які ваші зміни з`являться в Access.

     

   • Ви можете пересилати лише один лист за раз. Якщо у вас є інформація на всіх трьох аркушах, ви повинні завершити передачу першого аркуша, потім повернутися до вкладки «Зовнішні дані» і повторити всі кроки для решти аркушів.

     

   • Після того як виберете таблицю, натисніть «Далі».

     

7. 

   7

   Залиште галочку для опції «Перший рядок містить заголовки стовпців», якщо це правда. Якщо ж ні, приберіть галочку і Access створить свої власні заголовки стовпців.
   
   
   
   • Натисніть «Далі».

     

8. 

   8

   При необхідності змініть тип поля або вкажіть, якщо хочете його імпортувати.
   • Якщо вставляєте всі поля з таблиці, як вони є, нічого не міняйте і просто натисніть «Далі».

     

   • Якщо хочете змінити тип одного з полів, натисніть на заголовок того стовпця, що хочете змінити і змініть ім`я поля, тип даних і його індексацію.

     

   • Якщо ви хочете пропустити це поле, поставте галочку поруч з опцією «Не імпортувати поле (Пропустити)» і натисніть «Далі».

     

9. 

   9

   Встановіть первинний ключ для бази даних.
   • Для отримання кращого результату, нехай Access встановить цей ключ. Ви також можете поставити свій ключ, ввівши його в полі поруч з цією опцією, або ви можете вибрати «Без первинного ключа», але робити цього не рекомендується.

     

   • Натисніть «Далі».

     

10. 

    10

    Введіть назву аркуша в полі «Імпортувати в таблицю» або залиште назву за замовчуванням.
    • Натисніть «Готово» і поставте галочку поруч з «Зберегти ці кроки передачі», щоб майбутні передачі використовували ті ж самі кроки.

      

    • Натисніть «Закрити», щоб створити свою базу даних.

      

Метод 2 з 2: Використання іншої програми для створення бази даних

1. 

   1

   Створіть таблицю в Excel. Збережіть документ як книгу Excel туди, де ви потім легко його знайдете.
   • Збережіть оригінал як файл Excel, щоб мати про всяк випадок майстер-копію.

     

2. 

   2

   Натисніть «Файл» і виберіть «Збережіть як ...». Натисніть на опцію «Тип даних», щоб відкрити меню, що випадає і виберіть те розширення файлу, яке ваша програма може відкрити.
   • Деякі програми використовують текстовий формат CSV (значення, розділені комами), у той час як веб-додатки можуть використовувати формат XML. Прочитайте інструкція своєї програми, щоб визначити правильний формат.

     

3. 3

   Закрийте Excel і запустіть свою програму для роботи з базами даних.

4. 

   4

   Імпортуйте Excel таблицю в свою програму згідно з інструкціями, зазначеним у керівництві.