Як провести ефективне нараду
Для того щоб нарада пройшла продуктивно, з залученням всіх учасників і не стало втратою дорогоцінного часу, потрібно ясна мета, відкритий діалог і сильний лідер. Саме це стане запорукою того, що нарада дасть потрібний результат і ефективно заощадить вам і членам вашої команди час і гроші!
Кроки
1
Досягніть того, щоб кожне нараду мало сенс - або не збираються зовсім. Визначте, чи дійсно потрібно нараду, і запросіть тільки необхідних людей. Величезна кількість цінного часу витрачається даремно просто тому, що менеджери вважають, що важливо час особистого контакту, або просто звикли до певного порядку. Як правило, для того, щоб ваша команда була в курсі останніх подій або статусу проекту, достатньо електронного листа. Але якщо вам потрібна негайна реакція всіх членів команди, то особиста зустріч учасників буде набагато ефективніше листування.
2
Заздалегідь визначте цілі і попередьте всіх про план наради. Продумайте структуру зустрічі. Найчастіше одне формулювання бажаного результату надихає команду і підвищує продуктивність наради. Щонайменше, робиться акцент на тому, чого потребує кожна така зустріч: мета. Перш ніж нараду почнеться, переконайтеся, що всі знають, з якою метою воно проводиться. Для цього повідомте всім заздалегідь повістку.
3
Будьте провідним свого наради, контролюйте хід обговорення та стежте за дотриманням порядку. Хороші наради - завжди результат хорошого керівництва. Візьміть на себе контролюючі функції і ясно дайте зрозуміти всім учасникам, що ви мають намір стежити за тим, щоб дискусія була корисною, укладалася в тимчасові рамки і не відхилялася від теми. Продемонструйте колегам свою повагу до їх часу - хай у всіх буде можливість спостерігати за годинами або таймером. Ключовим пунктом також є проходження темі зустрічі. Якщо розмова йде в бік, поверніть увагу групи до предмета наради, сказавши щось, на кшталт: "Це цікаво, але, думаю, цим ми не досягнемо мети. Пропоную повернутися до порядку".
4
Поставте собі завдання отримати конструктивний внесок від кожного учасника. Оскільки головна особливість зустрічі - це двостороння комунікація, критично важливо почути чесне думку кожного. Відповідальність за те, щоб кожен міг висловитися, лежить на лідері. Для того щоб прийти до узгодженого думку всієї групи, які не запасати свою думку в рукаве- керівник легко може звести нанівець дискусію, якщо все мають на увазі, що результат уже вирішений. Уникайте спокуси відразу ж відкидати запропоновані ідеї - навіть якщо вони дійсно жахливі.
5
Завершіть нараду складанням плану дій. Постарайтеся переконатися, що кожен присутній розуміє, який наступний крок. Також наприкінці запитайте думку учасників щодо того, чи вважають вони проведене на нараді час корисним, і якщо ні, то що можна зробити краще наступного разу. Проведіть самостійну оцінку зустрічі, щоб підвищувати власний рівень навичок проведення наради.
6
Слідкуйте за розвитком подій та виконанням рішень, прийнятих на нараді. Попросіть групу написати звіт про виконану роботу. Це допоможе вам наступного разу організувати нараду ще ефективніше.
7
Переконайтесь, що ваше нараду не залишиться ізольованим заходом. Повідомте всім необхідним людям про прийняті рішення і плані дій. Вкрай легко вийти з кімнати для нарад, повернутися на своє робоче місце і забути про всі зміни, рішеннях і нових ідеях, вироблених вашою групою. Розробіть систему контролю за виконанням рішень, щоб вам було зручно відстежувати, які рішення були прийняті, які завдання на кого покладені, і управляти подальшим рухом.
Поради
- Відмінним інструментом для підготовки та проведення ЕФЕКТИВНОГО наради є "ЦПРО": цілі, повістка, ролі і відповідальності. Перш за все, у вашого наради повинна бути МЕТА. Якщо ви проводите нараду просто для того, щоб поділитися інформацією, не витрачайте на це час людей. Надішліть їм новинне лист. Мета повинна включати в себе активний компонент і, якщо можливо, бажаний результат: "Визначити квартальні командні целім. Повістка - це список тем, які ви розглядаєте для досягнення мети, а також часові рамки для контролю за ходом обговорення. Наприклад," 1. Зробіть огляд статусу досягнень попередніх квартальних цілей (15 хвилин). 2. Зберіть по колу з учасників пропозиції нових цілей (20 хвилин). 3. Виберіть 5 цілей (10 хвилин) ітд. "З точки зору ролей і відповідальностей, визначте, хто керує нарадою, хто веде записи, хто призначає відповідальних за виконання завдань, визначених в ході наради.
- Слідкуйте за тим, щоб починати і закінчувати нараду вчасно.
- Дозвольте всім учасникам вільно дати зворотний зв`язок. Не допускайте висміювання і приниження.
- Підготуйтеся до наради. Очевидно, але багатьма нехтується.
Попередження
- Кілька причин, за якими нараду слід скасувати або перенести:
- Не може бути присутнім ключовий учасник. Переносити нараду незручно, але ще гірше зібрати всіх і бути не в змозі виконати намічену роботу. Якщо вам потрібна участь цього ключового співробітника, призначте інший час наради.
- Повістка була відправлена або була відправлена занадто пізно. Людям для підготовки потрібен час. Можливо, вони могли б внести пропозиції щодо зміни порядку. Відправляти повістку учасникам слід, як мінімум, за три дні.
- Неясна мета наради. Якщо нарада носить виключно інформаційний характер, учасники відчувають, що їх час минає даремно. Надайте їм ясне бачення того, що повинно бути зроблено, чому, як і коли.
- Робота може бути виконана швидше і якісніше в іншому форматі (поштою або телефоном). Не проводьте наради, якщо тільки воно не є найефективнішим засобом виконання роботи.
- Учасники не отримали заздалегідь матеріалів до прочитання. Читати слід кожному самостійно, а не перебуваючи на нараді.
- Єдине доступне приміщення не відповідає технічним потребам. Якщо матеріал неможливо уявити в необхідній формі, дочекайтеся більш відповідного випадку.
- Останні події вплинули на ціль наради.
- Керівник повинен знати не тільки те, як провести гарне нараду, але і те, коли краще його НЕ проводити.
Що вам знадобиться
- Останні новини - якщо передбачається одностороння комунікація, пошліть новини електронною поштою.
- Порядок і цілі
- Хранитель часу - відповідальний за те, щоб нарада розпочалася вчасно, проходило в рамках порядку і відведеного на кожне питання часу.
- Протоколіст - веде запис того, що було сказано, і, в разі необхідності, робить розсилку протоколу.
- Людина у фліпчарта - записує висловлені під час мозкового штурму ідеї, стежить за тим, щоб всі ідеї були записані, незалежно від того, наскільки перспективними вони здаються в моменті.
- How to Conduct Productive Meetings Using Conference Calls
