Як керувати поштою за допомогою правил Microsoft Outlook
Звучить просто, але чи так це? Правильно ви все робите? Вашій увазі пропонується інформація про те, як керувати електронною поштою, використовуючи папки в Microsoft Outlook, адже не завжди до кінця зрозуміло, як же це робити.
Кроки
1
Визначте групи людей, від яких ви регулярно отримуєте електронні листи.
2
За допомогою опцій Пошта, Дії, Правила й оповіщення створіть правила для кожної групи осіб, від яких ви регулярно отримуєте електронні листи, і налаштуйте Microsoft Outlook так, щоб ці листи переміщалися в певні папки в розділі Вхідні.
3
Визначтеся, чи хочете ви A) отримувати повідомлення, коли ви отримали лист від кого-небудь або від групи осіб та / або B) відразу відзначати їх як прочитані. Перегляньте інші варіанти дій з листами, щоб визначити, чи можуть якісь опції допомогти вам у подальшому.
4
Створіть правила для певного співрозмовника або групи співрозмовників, яким ви регулярно відправляєте листи і налаштуйте Microsoft Outlook так, щоб кожне відправлене лист копіювалося в певну папку в розділі Відправлені.
5
Встановіть пріоритети і вирішіть, коли ви хочете зупинити виконання правил. Це дуже важливо, коли ви працюєте з правилами, що відносяться до «відправленим» листам - інакше ви будете зберігати безліч копій одного і того ж листа.
6
Призначте одне правило відправки, після всіх правил відправки, яке буде гласить «Закінчити обробку». Це правило буде перехоплювати всі повідомлення, що не скопійовані в певні папки в розділі Відправлені.
7
Встановіть, що робити з відправленими листами, які скопійовані в папку Відправлені, але не можуть бути віднесені ні до однієї папці. Кількість таких листів у папці Відправлені допоможе вам визначити час, коли необхідно створити додаткові категорії відправлених листів.
8
Встановіть, що робити з вхідними листами, які скопійовані в папку Вхідні, але не можуть бути віднесені ні до однієї папці. Кількість таких листів у папці Вхідні допоможе вам визначити час, коли необхідно створити додаткові категорії вхідних листів.
Поради
- Для створених вами папок в розділі Відправлені, налаштуйте зовнішній вигляд (праве клацання мишкою на панель вид / сортування, Змінити поточне подання, Поля), щоб змінити поля «Від» і «Отримано» на «Кому» і «Відправлено».
- Наприклад, рекламні повідомлення можна переглянути як тільки вони були отримані і видалити, коли вони застаріли. Банківські повідомлення і квитанції можна зберегти на довший термін.
- Основне завдання навчання управлінням листами за допомогою Microsoft Outlook - навчитися створювати категорії електронних листів і розставляти пріоритети, управляти папками з листами подібно саду, чистити їх і позбавлятися від зайвих листів - таким образів ви отримаєте вигоду з отриманої вами інформації.
- Як тільки категорії «Відправлені» і «Вхідні» налаштовані, легше буде дізнатися «походження» листи і створювати нові гілки сортування листів.
- Ви можете додати нові корисні поля до виду папки. Поле «Розмір» дозволить вам побачити розмір листа і сортувати листи в залежності від розміру. Ви можете розвантажити папки з листами і керувати ними поза Microsoft Outlook (зберегти важливі повідомлення за межами Microsoft Outlook, наприклад, на локальному диску комп`ютера).
- Змініть властивості папок з «Загальна кількість листів» на «Загальна кількість непрочитаних листів», щоб побачити кількість отриманих нових повідомлень.
- Потрібна допомога в обробці спаму в Outlook? Spambayes. Це швидко. Це просто. Це безкоштовно.
Попередження
- Коли кількість листів у папці досягає певного числа (50? 100? 200?), Настає час задуматися про сортування, видалення або створенні додаткових підпапок.
- Ви можете поекспериментувати з вашої домашньої версією Outlook, створюючи правила, категорії та підпапки, перед тим як робити ці дії на робочому комп`ютері (і навпаки, залежно від того, який поштовий клієнт важливіше).
