Як архівувати електронні листи
Електронна пошта - одне з найпопулярніших засобів комунікації. Однак електронні поштові скриньки дуже швидко переповнюються різними пісьмамі- заархівувавши електронні листи, ви звільните простір на жорсткому диску Вашого комп`ютера або сервера електронної пошти. Більшість поштових клієнтів включають функцію архівування електронних листів.
Кроки
1
Електронні листи зберігаються на сервері електронної пошти, наприклад, Microsoft Exchange. Якщо ви ніколи не видаляєте листи, сервер переповниться, і ви не зможете відправляти / отримувати листи.
2
Знайдіть функцію архівування електронних листів. Це можна зробити в меню «Tools» (або аналогічному). Наприклад, поштовий клієнт Microsoft Outlook архівує листи в PST файл, тобто архіви з листами зберігаються на жорсткому диску Вашого комп`ютера, а не на сервері.
3
Налаштуйте архів, щоб відправляти в нього тільки певні листи.- Назвіть архівну папку і визначте її місце розташування. Наприклад, створіть архівну папку «Велосипед», щоб відправляти в неї листи від клубу велосипедистів, членом якого ви є.
- Якщо ви не бачите папку, натисніть на значок «+» поруч з іншими папками.
- Ви можете створити папку «Тимчасові» для тих листів, які не вимагають негайної уваги і які не повинні знаходитись у папці «Вхідні».
- В Outlook архівні папки мають розширення .pst.
4
Архівуйте листи в будь-який час, просто перетягуючи їх в архівну папку.- Створіть нову папку через панель інструментів у верхній частині сторінки.
- Помістіть курсор миші на архівіруемих листі, клацніть по ньому лівою кнопкою миші і утримуйте її, а потім перетягніть лист у відповідну папку.
- Відпустіть кнопку миші, щоб помістити лист в архівну папку.
- В Gmail поставте прапорець у листи і натисніть «Archive».
5
Автоматизуйте архівування листів в поштовій кліенте- для цього натисніть «Yes» на запит про автоматичну відправку листів в архів.- Автоматичне архівування можна налаштувати - задати листи, які повинні відправлятися в архів, і періодичність відправки листів в архів. Наприклад, за замовчуванням Outlook відправляє листи в архів кожні 14 днів.
- Якщо ваш поштовий клієнт не пропонує автоматично архівувати листи, можливо, необхідно активувати цю функцію в меню «Tools».
6
Зверніться в IT відділ вашої компанії для уточнення порядку архівування листів. Деякі компанії воліють одночасне архівування великої кількості листів, інші виділяють сховище для цих цілей. Також вам буде запропонована функція швидкого пошуку за архівними листів.
Поради
- Якщо у вашому поштовому клієнті функції архівування листів немає (у більшості клієнтів вона все-таки є), листи можна зберегти у вигляді документів і заархівувати їх.
- Функція архівування також дозволяє користувачам архівувати завдання або події з календаря.
- Архівування електронних листів - це хороший спосіб очистити поштову скриньку і звернути увагу на більш важливу інформацію.
Попередження
- Архівні папки зазвичай не доступні з сервера електронної пошти, тому архівні листа можна переглянути лише на тому комп`ютері, на якому ці листи були архівовані.
- Як правило, співробітники компаній не контролюють процес архівування електронних листів.
Що вам знадобиться
- Поштовий клієнт з функцією архівування листів.
