Як працювати ефективніше
Всі, хто працюють цілий день, знають, що дуже часто не вистачає робочого часу, щоб зробити всі справи. Однак ви можете значно поліпшити свою продуктивність, якщо засвоїте особливі звички, які спрямовані на підвищення ефективності вашої роботи. Продуктивний працівник використовує кожну хвилину робочого часу, приділяючи, в першу чергу, більшу частину своєї уваги найважливішим завданням. Ефективність на робочому місці не тільки поліпшить вашу продуктивність і допоможе розташувати до себе начальника, але і додасть вам відчуття, що ви виконали своє завдання на сьогодні, і у вас був продуктивний робочий день.
Кроки
Метод 1 з 3: Як зосередитися на роботі
1
Дотримуйтесь чистоту і порядок на робочому місці. Іноді для того, щоб працювати ефективніше, достатньо всього-на-всього прибрати непотрібні речі з робочого місця. Безлад заважає продуктивній роботі. Якщо ви постійно риється в купі мотлоху, щоб знайти необхідні інструменти або документи, ви витрачаєте пристойну частину робочого часу. Нехай при собі у вас будуть тільки ті речі, які необхідні вам кожен день. Все інше зберігайте в іншому місці, але так, щоб при потребі ви змогли їх швидко дістати.- Якщо ви працюєте в офісі, приведіть в порядок свій кабінет і стіл таким чином, щоб ви могли легко і швидко знайти все необхідне для роботи. Навіть якщо ви не працюєте в офісі, все одно дотримуйтеся цих принципів. Наприклад, якщо ваше робоче місце - це майстерня з ремонту велосипедів, тримайте ваші інструменти в чистоті і порядку, щоб ви змогли швидко їх дістати при потребі. Практично кожне робоче місце любить чистоту і порядок.
- Офісні працівники та інші люди, які працюють з великою кількістю документів, повинні створити логічну і впорядковану систему підшивки і зберігання документів. Часто використовувані паперу тримайте під рукою. Решта документів складіть в алфавітному (або іншому логічному) порядку.
- Якщо ви працюєте в офісі, приведіть в порядок свій кабінет і стіл таким чином, щоб ви могли легко і швидко знайти все необхідне для роботи. Навіть якщо ви не працюєте в офісі, все одно дотримуйтеся цих принципів. Наприклад, якщо ваше робоче місце - це майстерня з ремонту велосипедів, тримайте ваші інструменти в чистоті і порядку, щоб ви змогли швидко їх дістати при потребі. Практично кожне робоче місце любить чистоту і порядок.
2
Слідкуйте за тим, щоб ваше робоче місце було оснащено всім необхідним. Переконайтеся, що у вас є всі потрібні матеріали та інструменти для роботи. В офісі, наприклад, повинні бути напоготові такі речі як дироколи, Антистеплер, калькулятори та ін. Якщо ваша діяльність не протікає в офісі, і ви використовуєте інші інструменти, основний принцип залишається тим же - перед початком робочого дня ви повинні підготувати всі необхідно. Ученим, які використовують складну апаратуру, і механікам, які працюють з торцевими ключами, буде краще, якщо їх інструменти і пристосування будуть заздалегідь підготовлені до роботи.- Це також означає, що ви повинні переконатися в наявності необхідних матеріалів. Наприклад, скоби для степлерів, цвяхи (якщо ви столяр), крейда (якщо ви вчитель) і т. Д.
- Переконайтеся, що ваші інструменти в хорошому стані. Один зламаний ключовий інструмент може перешкодити всій іншій роботі. Заощаджуйте майбутній час - періодично робіть чистку і, при потребі, ремонт своїх пристосувань.
3
Складіть загальний розклад. Якщо у вас багато завдань, складання розкладу, можливо, збільшить продуктивність вашої роботи. Щоб ваш розклад було дійсно ефективним, обмежте себе одним зведеним планом (ви можете додати до нього календар для планування довгострокових цілей). Вам не варто ускладнювати роботу, складаючи кілька розкладів або гори нагадувань, які ви, безсумнівно, втратите. Вам необхідно керуватися одним-єдиним планом.- Організуйте кожен день, складаючи список необхідних справ. Почніть з завдань, які потрібно виконати в першу чергу. Менш важливі пункти розмістите в кінці. На початку робочого дня почніть з верхньої частини списку. Невиконані завдання перенесіть в список наступного дня.
- Встановіть часові рамки та крайні терміни виконання найважливіших проектів, а також реально оцінюйте ситуацію, розраховуючи час на ці завдання. Вам не потрібно заздалегідь передрікати себе на невдачу. Краще попросити більше часу на початку проекту, ніж в останні дні перед крайнім терміном.
- Організуйте кожен день, складаючи список необхідних справ. Почніть з завдань, які потрібно виконати в першу чергу. Менш важливі пункти розмістите в кінці. На початку робочого дня почніть з верхньої частини списку. Невиконані завдання перенесіть в список наступного дня.
4
Обмежте себе від речей, які відволікають. У кожній робочій обстановці є свої речі, які можуть відволікати. Це може бути, наприклад, дуже балакучий і нав`язливий колега або занадто тиха атмосфера, при якій найменший шурхіт може відволікати. Робіть все можливе, щоб бути максимально зосередженим на роботі. Якщо ваше заняття дозволяє слухати музику, беріть з собою MP3-плеєр. Ви можете навіть повісити табличку або розмістити повідомлення, щоб колеги вас не турбували. Вам може це здатися грубим, але насправді це доцільний і ефективний спосіб зробити так, щоб вас ніхто не відволікав під час роботи. Не забувайте, що ви можете вдосталь поспілкуватися з колегами під час перерви.- Одна з дуже поширених речей, що відволікають увагу - це сайти, що не мають відношення до роботи. Одне дослідження показало, що кожен день близько дві третіх працівників витрачають хоч трохи часу, відвідуючи такі ресурси. На щастя, більшість браузерів дозволяють вам завантажити безкоштовні програми, які блокують проблемні веб-сайти. Пошукайте програму для підвищення продуктивності або блокування сайтів серед продуктів компанії, яка розробила вашого браузер. Швидше за все, ви знайдете, принаймні, кілька таких безкоштовних і ефективних програм.
- Ще один спосіб не відволікатися на роботі - обмежити себе від дзвінків (щоб уникнути непотрібних розмов) і попросити колег, щоб вони не заходили до вас поговорити на хвилинку-другу.
- Одна з дуже поширених речей, що відволікають увагу - це сайти, що не мають відношення до роботи. Одне дослідження показало, що кожен день близько дві третіх працівників витрачають хоч трохи часу, відвідуючи такі ресурси. На щастя, більшість браузерів дозволяють вам завантажити безкоштовні програми, які блокують проблемні веб-сайти. Пошукайте програму для підвищення продуктивності або блокування сайтів серед продуктів компанії, яка розробила вашого браузер. Швидше за все, ви знайдете, принаймні, кілька таких безкоштовних і ефективних програм.
5
Використовуйте перерви, щоб владнати свої особисті справи. Як не дивно, перерви можуть швидше збільшити, ніж зменшити вашу ефективність на робочому місці. По-перше, так ви отримуєте необхідний відпочинок. Без нього ви можете сильно втомитися і працювати повільніше і менш продуктивно. По-друге, під час перерви ви зможете робити все те, що зазвичай вас відволікає від роботи. Вам доводилося в робочий час ловити себе на думці, що потрібно подзвонити певній людині? Зробіть це на перерві, щоб не відволікатися під час роботи.
Метод 2 з 3: Розробка стратегій ефективної роботи
1
Розділіть великі завдання на невеликі частини. Великі проекти можуть вас лякати: якщо вони дуже великі, їх легко відкласти і витрачати час на менш важливу роботу, поки ви не будете змушені приступити до їх виконання перед закінченням крайнього терміну. Для ефективної роботи вам варто спочатку зробити саму важливу роботу, навіть якщо це буде невелика частина великого проекту. Звичайно, так у вас не буде відчуття того, що ви виконали всю задачу (як при невеликому проекті), але це більш розумний спосіб використовувати свій час. Надалі ви швидше закінчите найважливіші завдання, якщо потроху будете працювати над ними щодня.- Наприклад, якщо вам необхідно за один місяць зробити велику презентацію, кожен день встановлюйте, яку частину цього проекту ви зробите за сьогодні. Це не забере багато часу, не буде відволікати вас від решти роботи, але це стане першим важливим кроком, який зробить іншу частину процесу швидше і простіше.
2
Полегшите собі роботу, розподіливши завдання. Якщо ви не займаєте найнижчу посаду, ви, можливо, маєте можливість розподілити однотипні завдання між своїми підлеглими, щоб заощадити свій час. Не передавайте кому-небудь ту частину роботи, яку тільки ви знаєте, як зробити належним чином. Замість цього дайте підлеглим одноманітні завдання, які займають багато часу. Так ви зможете застосовувати свої здібності в більш важливих завданнях. Якщо ви передаєте комусь частину роботи, контролюйте хід її виконання та встановіть крайній термін. Завжди дякуйте співробітників за допомогу: якщо вони відчувають, що ви їх цінуєте, в майбутньому вони будуть старанно на вас працювати.- Якщо ви стажист, початківець працівник або хтось інший, що займає нижчу посаду в компанії, ви також можете спробувати розподілити особливо однотипну роботу між співробітниками такого ж рівня, як і ви (зрозуміло, з їх згоди і згоди вашого керівника). Якщо вам допомагають колеги, не забувайте відповідати тим же.
- Якщо у вас хороші стосунки з начальником, можливо, він зможе передати комусь частину вашої роботи.
- Якщо ви стажист, початківець працівник або хтось інший, що займає нижчу посаду в компанії, ви також можете спробувати розподілити особливо однотипну роботу між співробітниками такого ж рівня, як і ви (зрозуміло, з їх згоди і згоди вашого керівника). Якщо вам допомагають колеги, не забувайте відповідати тим же.
3
Організуйте зборів раціонально. Існує причина, чому їх ніхто не любить: згідно з опитуванням 2012 року, майже половина всіх опитуваних вважає, що зібрання - це найбільша витрата часу на роботі-більше, ніж навіть відвідування непотрібних сайтів. Збори можуть бути необхідні для обговорення та установки цілей. Тим не менш, якщо погано продумувати хід зборів, вони часто можуть бути обтяжують тратою декількох годин (а іноді і днів) без прийняття важливого рішення. Ось кілька порад, як зробити ваші зборів якомога більш ефективними:- Встановіть порядок денний перед кожним зібранням, щоб виділений час проходило з максимальною користю. Розподіліть, скільки часу виділяється на обговорення певних питань. Намагайтеся якомога точніше дотримуватися розпорядку: якщо виникають інші питання, порадьте їх обговорити пізніше в особистому порядку.
- Запрошуйте на зібрання якомога менше людей. Якщо звести кількість присутніх на нараді до мінімуму, це зменшить можливість відхилення від теми. Співробітники, яким не обов`язково бути присутнім на нараді, в цей час будуть продовжувати працювати на своєму місці.
- Робіть слайдові презентації якомога коротшим. Ефективність слайдових презентацій (PowerPoint та ін.) Під час наради є досить спірним питанням. З упевненістю можна сказати те, що якщо ви використовуєте слайди під час презентації, зробіть їх якомога коротше і інформативніше. Розміщуйте на слайдах зображення та інформацію, яку не можна передати усно, а не весь зміст своєї презентації.
- Нарешті, головний принцип: сформулюйте, яке питання ви хочете вирішити. Зробіть це до початку зборів і прийміть рішення якомога швидше.
4
Уникайте конфліктів. На жаль, на робочому місці може виникати безліч стресових ситуацій. Якщо ви відчуваєте, що ось-ось зірветеся, негайно придушите ворожість. Можливо, вам, людині, з якою ви сваритеся, або обом варто щиро вибачитися. Краще зробіть це раніше, ніж пізніше. Якщо ви дозволите декільком сварок перерости у ворожнечу, ваша ефективність в майбутньому постраждає, оскільки ви будете витрачати час, намагаючись не стикатися з цією людиною на робочому місці. Але важливіше те, що вам від цього буде тільки гірше, так що не дозволяйте робітничих конфліктів позначитися на вашій продуктивності і настрої!- Не бійтеся звернутися до фахівця з врегулювання суперечок і конфліктних ситуацій. Підприємці знають, що конфлікти і неприємні ситуації можуть перешкодити нормальній роботі, тому багато наймають фахівців, в обов`язки яких входить врегулювання робочих конфліктів. Проконсультуйтеся з працівниками відділу кадрів, якщо ви зліться на когось, нервуєте або боїтеся кого-небудь із колег.
- Коли ваш конфлікт вирішився, ви не зобов`язані дружити зі співробітником, з яким сварилися - вам лише потрібно продовжувати з ним спокійно працювати. Будьте ввічливими і тактовними на робочому місці, навіть з тими людьми, яких ви недолюблюєте.
Метод 3 з 3: Зміни в способі життя
1
Виділяйте достатньо часу на відпочинок. Втома ще ніколи не покращувала якість чиєїсь роботи-вона може уповільнювати темп трудової діяльності, зменшувати працездатність, і якщо ви мало спите, це може позначитися на вас під час важливих засідань. До того ж, регулярне недосипання призводить до багатьох проблем зі здоров`ям. Не засипте за робочим столом і потім не пропускайте роботу через погане самопочуття. 7-8 годин здорового сну буде для вас найкращим ліками.- У кращому випадку, млявість на робочому місці - невелика проблема. У гіршому - вона може нести серйозну небезпеку. Якщо у вашій роботі на кону стоїть безпека людей (наприклад, ви працюєте авіадиспетчером або водієм вантажівки), здоровий і достатній сон для вас украй важливий.
2
Займайтеся спортом. Вчені довели, що фізичні вправи поліпшують настрій і продуктивність на робочому місці. Особливо це стосується офісних працівників. Якщо більшу частину дня ви проводите, сидячи за комп`ютером, намагайтеся щодня приділяти трохи уваги фізичним навантаженням. Так вам не тільки буде простіше сидіти на роботі, але і ви будете почувати себе краще, енергійніше, у вас буде більше мотивації працювати.- Якщо ви вперше починаєте робити фізичні вправи, спробуйте з`єднати помірні кардиоупражнения з силовим навантаженням.
3
Будьте в доброму гуморі. Якщо ви намагаєтеся поліпшити ефективність роботи, вам, можливо, захочеться ставитися до своєї трудової діяльності з усією серйозністю. У багатьох випадках це погана думка: можливо, ви підвищите ефективність за короткий час, але якщо ви завжди будете обмежувати себе від задоволення на роботі, ви легко себе вимотаєте, що призведе до млявості, стресу і браку мотивації. Намагайтеся бути в гарному настрої: якщо вам добре на роботі, більше шансів, що у вас буде стимул і прагнення. Робіть дрібниці, які допоможуть підвищити настрій і не завадять продуктивності: слухайте музику в навушниках, робіть розминку або візьміть свій ноутбук в кімнату для перерви, щоб побути в тиші і спокої.- Використовуйте час перерви по максимуму: насолодитеся можливістю добре поїсти, поговорити і посміятися зі своїми друзями по роботі.
- Чи не налягайте на каву. Це може бути фантастичне засіб у дні, коли ви відчуваєте себе вкрай виснаженим, але якщо пити його щодня, ви станете залежним від нього, а це ніяк не піде вам на користь.
4
Створіть собі стимули. Простіше ефективно працювати, коли у вас є на це гарна причина. Якщо одного разу вам стало важко змусити себе працювати, подумайте про головні причини, які привели вас на цю роботу: цілі вашого життя, мрії чи самореалізація. Намагайтеся подумати про свою роботу як про засіб досягнення кінцевої мети - вашого ідеального способу життя. Якщо ви любите свою роботу, подумайте про те, яке почуття приносить вам робота: у вас є відчуття задоволеності своїм результатом, досягнення, коли ви виконали завдання?- Подумайте про хороші речі, які у вас є завдяки роботі. Можливо, у вас є будинок, квартира або машина, яку ви купили на зароблені гроші, або, можливо, робота дозволяє оплачувати навчання дітей, або ви маєте інші привілеї.
- Подумайте про наслідки, якщо ви не будете працювати. Від яких речей вам доведеться відмовитися, якщо втратите джерело доходу? Яким чином це відобразиться на вашій родині або інших близьких людях?
- Подумайте про хороші речі, які у вас є завдяки роботі. Можливо, у вас є будинок, квартира або машина, яку ви купили на зароблені гроші, або, можливо, робота дозволяє оплачувати навчання дітей, або ви маєте інші привілеї.
5
Нагороджуйте себе. Якщо ви успішно підвищили ефективність роботи, відсвяткуйте: ви це заслужили. Нелегко позбутися поганих звичок і виробити хороші, так що винагородите себе за важку роботу. Купуйте випити після роботи в п`ятницю, сходіть з друзями в клуб або просто полежіть в ліжку з книгою. Робіть все, що принесе вам задоволення після робочого тижня. Нагороджуючи себе, ви підвищуєте відчуття досягнення, а це важлива частина підтримки мотивації.- Нагорода не повинна бути великою або грандіозної. Також не потрібно, щоб це було щось дороге. Скромні помірні винагороди найкраще. Прибережіть Rolex для особливого випадку.
Поради
- Робіть більш складні проекти відразу, а не залишайте їх на потім. Таким чином, ви не будете намагатися їх уникнути і в напрузі чекати, коли до них дійде черга. Зробивши такий проект спочатку, ви, швидше за все, будете задоволені і зможете закінчити свій день на позитивній ноті, роблячи більш приємні або менш важкі проекти.
