Як керувати кількома проектами
Менеджери, керівники, координатори програм, керівники проектів, керівники будівельних робіт і лідери команд в усьому світі повинні вміти керувати кількома проектами. Навику управління декількома проектами (коли необхідно вміти переключати увагу з одного проекту на інший і добре справлятися з рештою завданнями) цілком можна навчитися. Не має значення, керуєте ви 3-ма або 13-ма проектами, ваша здатність працювати в багатозадачному режимі має вирішальне значення для досягнення цілей і завдань проекту, дотримання термінів виконання, а також для вміння вносити свій внесок в успіх кожного з проектів.
Кроки
1
Проводьте зустрічі з клієнтами та іншими зацікавленими людьми для того, щоб визначити обсяг робіт, який передбачається виконати в рамках кожного нового проекту.- Перерахуйте цілі проекту і будь-які передбачувані додаткові аспекти.
- Обговоріть кожен крок, включений в обсяг робіт.
- Під час зустрічі задавайте питання або озвучуйте проблеми з якими ви можете зіткнутися під час реалізації проекті.
2
Визначте, коли ви можете почати роботу над реалізацією кожного з проектів. Заплануйте зустріч у день початку роботи для того, щоб відповісти на будь-які додаткові питання, які можуть виникнути у клієнта. Також переконайтеся в тому, що призначений адекватний термін виконання. Важливо зробити все можливе для того, щоб провести зустріч в обидві ці дати.
3
Складіть кошторис і договір з переліком обсягу робіт по кожному проекту.- Надішліть кошторис і договір клієнту для затвердження. Якщо існує щось, що клієнт не розуміє або з чим він не згоден, то він зверне на це вашу увагу під час подальшого обговорення, перш ніж схвалить роботу.
- Зробіть необхідні зміни в цих документах і повторно відправте на затвердження клієнтом.
- Простежте за тим, щоб клієнт погодився з усіма датами і підписав договір про затвердження проекту ще до початку будь-яких робіт.
4
Визначте пріоритети своїх проектів. Ви повинні знати про те, які проекти є найбільш важливими. Ви напевно захочете призначити більш високі пріоритети проектам з більш ранніми термінами виконання.- У процесі роботи слідкуйте за термінами виконання. Важливо стежити за кожним проектом і проводити зустрічі по закінченні важливих етапів реалізації.
5
Відстежуйте розвиток декількох проектів за допомогою електронних таблиць або іншого типу програмного забезпечення, яке призначене для управління проектами. Введіть інформацію про важливі дати, етапах, матеріалах, підрядників, членах команди і про будь-яких інших ресурсах, які необхідні для реалізації проектів.
6
Розподіліть ресурси між декількома проектами відповідним чином. Обладнання не повинні простоювати протягом декількох днів, перш ніж воно знадобиться, члени команди не повинні чекати, поки інші завершать певну роботу, перш ніж приступити до своєї роботи.- Чергуйте членів команди, підрядників і використання інших ресурсів (наприклад, обладнання) для того, щоб забезпечити задоволення всіх потреб кожного проекту.
7
Делегуйте роботу членам своєї команди. Коли ви демонструєте впевненість у своїй команді, то її моральний дух завжди підвищується.- Підготовляйте технічних лідерів, а також лідерів груп для того, щоб підвищити ефективність, полегшити своє навантаження і вивільнити частину свого часу для вирішення більш важливих завдань.
8
Щодня відстежуйте процес реалізації проектів. Якщо у вас є проекти з більш довгими термінами, то їх можна перевіряти один раз на тиждень. Головне - переконайтеся в тому, що ви не відстаєте від плану.- Слідкуйте за тим, що б всі проекти просувалися згідно з планом. Це особливо важливо при роботі з декількома проектами. Відставання від плану навіть одного проекту може призвести до затримок на кількох проектах.
9
Періодично зустрічайтеся зі своїми клієнтами і інформуйте їх про хід виконання робіт. Ви можете робити це під час особистої зустрічі, за допомогою письмових звітів або по телефону. Виберіть той спосіб, який найкраще підходить для конкретного клієнта.- Переглянете і проаналізуйте проект. Нехай клієнт знає про те, що ви вже встигли завершити, про наявність чи відсутність проблем, а також про те які подальші кроки ви збираєтесь робити.
- Будьте готові до будь-яких питань або проблем, які може позначити клієнт.
Поради
- Керування кількома проектами автоматично збільшує продуктивність вашої команди в цілому.
- Спростіть собі завдання управління декількома проектами за допомогою застосування програмного забезпечення. Розгляньте можливість застосування програмних рішень від Microsoft: Project або Excel.
Попередження
- Якщо ви підозрюєте, що може виникнути затримка або розумієте, що ви не в змозі закінчити роботу в строк, то якнайшвидше повідомте про це клієнта.
