Як розподіляти ресурси в Microsoft Project

Microsoft Project - програмне забезпечення для управління проектами з пакету Microsoft Office. Додаток дозволяє користувачам контролювати всі аспекти управління проектом, включаючи бюджет, планування та управління ресурсами. З цієї причини програмне забезпечення широко використовується в будівництві та машинобудуванні. Однією з найбільш важливих, але часто упускається з виду, частин процесу управління проектами є розподіл ресурсів належним чином. Після того, як графік проекту буде створений, він, як правило, повинен бути змінений, щоб уникнути надмірного розподілу конкретного ресурсу (наприклад, субпідрядника), що призведе до того, що розклад буде затримано. Знання того, як розподіляти ресурси в Microsoft Project, допоможе тримати під контролем проект від початку до кінця.

Кроки

1
Розгляньте доступність ресурсів при оцінці тривалості рішення задачі. Це крок є важливим, але його часто випускають з уваги. Ресурси мають бути розглянуті в ході створення розкладу, а не тільки після цього. Зверніть особливу увагу на паралельні завдання (ті, що відбуваються в той же самий час), які використовують одні й ті ж ресурси. Наприклад, ви могли б по праву припустити, що і внутрішні, і зовнішні стіни будівлі могли бути оформлені в один і той же час. Однак, якщо у вас є тільки один тесля в проекті, це не буде можливим.
- Почніть оцінки тривалості виконання завдання, оцінюючи загальну кількість людино-годин, необхідних для завершення виконання завдання. Зосередивши увагу на людино-годинах, а не загальній кількості робочих днів, ви враховуєте, скільки буде необхідно ресурсів.
2
Створіть і організуйте всі свої ресурси. Кращий спосіб організувати свої ресурси - через лист ресурсів. Для доступу до цього листу натисніть меню "View" (Вид) і виберіть "Resource Sheet" (Лист ресурсів). Переконайтеся, що всі ваші ресурси мають зрозумілі імена, і що ви, принаймні, вказали тип ресурсу.
- ?Робітники "ресурси є найбільш корисними, і повинні використовуватися для класифікації людей, які будуть витрачати час, працюючи над вирішенням завдань. У невеликому проекті цей тип ресурсу може посилатися на кожного члена команди по імені. У більш великому проекті даний ресурс може вказувати різних субпідрядників.
- ?Матеріальні "ресурси повинні ставитися до матеріалів, які витратяться під час роботи, наприклад, пиломатеріали, цвяхи і бензин.
- ?Витратні "ресурси мають використовуватися для відстеження ресурсів, які мають чітку норму витрат, пов`язаних з ними. Денна розцінка оренди крана або польового причепа могла б простежуватися як витратний ресурс.
3
Призначте кожному робочому завданням ресурс. Після створення розкладу у вигляді діаграми Ганта потрібно буде вказати, який ресурс (-и) пов`язаний з кожною завданням. Щоб зробити це, знайдіть лінію виконання завдання на лівій панелі і клацніть осередок в стовпці "Resource" (Ресурс). З`явиться меню, що випадає зі списком усіх ресурсів, які ви створили. Виберіть відповідний ресурс-наприклад, задачі, яка називається "Дротяні світильники", може бути призначений ресурс "Електрик".

4
Перевірте розподіл ресурсів у виставі "Resource graph" (Графік ресурсів). Після створення розкладу та призначення ресурсів можете перевірити перерозподіл. Для цього натисніть на кнопку "View" (Показати) і виберіть "Resource Graph". Вам буде дозволено вибирати кожен ресурс і переглянути його розподіл протягом всього проекту. Кожен робочий день зображений уздовж горизонтальної осі, і використання ресурсів виражено у відсотках уздовж вертикальної осі.
- Будь-яка точка, в якій ресурс перевищує 100% використання, являє собою надлишкове розподіл (мається на увазі, що в даний момент часу ресурс не може виконувати всі покладені на нього завдання). Надмірне розподіл представлено? червоним кольором. Щоб виправити це, збільште тривалість виконання завдання, призначте додаткові ресурси для задач, або перейдіть на паралельні завдання, щоб створити меншу збіг.
- Будь-яка точка, в якій ресурс використовується дуже мало, може вказувати на неефективний розподіл. Розгляньте можливість зменшення тривалості виконання завдання або використання меншої загальної кількості ресурсів.