Як написати бізнес лист своїм клієнтам
Коли у вас з`являється бізнес неминуче вам доведеться взаємодіяти зі своїми клієнтами, зокрема в письмовій формі. Існує безліч причин для написання таких бізнес-листів вашим клієнтам. Ви можете написати їм про нові заходи або акціях, які у вас проводяться. Можливо вам також знадобиться написати бізнес-листи по більш особистих причин, наприклад несплата рахунку у встановлені терміни або вибачення за якісь накладки в обслуговуванні або ще щось тощо. Незважаючи від мети листа, необхідно зберігати діловий тон самого листа. Дотримуйтесь нижчеподаному керівництву щоб написати свій лист як можна краще.
Кроки
Написання листа
1
Обміркуйте форму. Бізнес лист в першу чергу повинно містити інформацію про вашу компанію із зазначенням поточної дати та інформації про одержувача в шапці листа. На додаток вкажіть мета листа, сам текст листа і висновок.
2
Використовуйте відповідний формат і розмір шрифту, який відповідає меті письма. Лист повинен бути написаний шрифтом "New Times Roman" або схожим з ним. Розмір шрифту повинен бути від 12 до 14.
3
Вкажіть всю інформацію про компанію в лівому верхньому кутку, якщо ви не використовуєте функцію - шапка письма. Інформація не повинна містити більше ніж подвійний міжрядковий інтервал.- У листах із застосуванням функції шапки листи не потрібно вводити інформацію про вашу компанію заново.
4
Поставте дату написання листа з подвійним міжрядковим інтервалом між основною інформацією і вказаною датою. Пропишіть дату письмово, замість залишення короткої форми. Наприклад, замість написання 6/6/11, напишіть 6 червня 2011.
5
Напишіть інформацію про одержувача на 3 або 4 сходинці. Встановіть подвійний міжрядковий інтервал між датою інформацією про вашого клієнта. Інформація про клієнта містить ім`я клієнта, якому адресовано лист, назва компанії, та адресу. Якщо немає назви компанії, то вкажіть ім`я фізичної особи на першій сходинці і потім вкажіть адресу.
6
Зробіть подвійний відступ вниз, щоб вказати "Привітання". Вкажіть ім`я та прізвище, щоб адресувати ваш лист вашому клієнтові. Наприклад "Шановна (ий), якщо ви маєте стандартну форми не персоналізують клієнта за гендерною ознакою.
7
Накидайте текст листа в лаконічній формі. Бізнес лист повинен бути якомога коротшим і головне написано у справі.
8
Створіть листи-нагадування для тих клієнтів, які займають у вас гроші або роблять якісь покупки в борг. Лист повинен нагадувати клієнту про несвоєчасну оплату, але в гранично коректній формі.- Запропонуйте знижку тим покупцям, які постійно здійснюють покупки у вас на протязі довгого часу. Спеціалізується знижки за рівнем покупок і періоду покупок.
- Визначте наслідки за несплату запитуваної суми. Встановіть певну ставку відсотка по несплаті товару своєчасно. Або ви можете коректно натякнути на те, що клієнтська заборгованість може бути перенаправлено в колекторське агенство.
9
Напишіть лист-вибачення, якщо ви допустили якусь помилку. При цьому обов`язково вкажіть, що ви збираєтеся робити, щоб виправити помилку й уникнути подібних помилок у майбутньому.- Вкажіть вашу посаду і те, як ви можете виправити помилку, яка була допущена. Якщо ви не можете її виправити, то вам не слід писати листа. Перенаправьте завдання написати лист клієнту тому, хто має можливість виправити цю помилку.
- Використовуйте займенник "Ми" замість "Я" коли пишете лист від компанії. Використовуючи відповідну термінологію, ви дасте вашим клієнтам відчути, що вся компанія готова і націлена на вирішення помилки, допущеної щодо вас.
10
Завершіть ваш лист такими словами як "З повагою" або "Щиро ваші". Ці слова повинні бути написані двома рядками нижче основного тексту.
11
Підпишіть лист поруч з надрукованою своїм прізвищем та ініціалами. Використовуйте блакитну або чорну ручку для підпису.
12
Прикладіть до листа документи, якщо це необхідно. Вкажіть в тілі листа, що ви також докладаєте до листа документи. Або ви можете перерахувати назва всіх документів, які ви прикріплюєте.
