Як форматувати лист
Правильний формат написання листа багато в чому залежить від його типу. Дружній лист відрізняється від формального, а традиційні листи відрізняються від тих, які відправляють електронною поштою. Прочитайте цю статтю, і ви дізнаєтеся, як правильно скласти ваше наступний лист.
Кроки
Метод 1 з 3: формальне чи діловий лист
1
У верхній частині листа помістіть адресу відправника. Вкажіть адресу, місто, регіон та поштовий індекс.- Адреса відправника повинен бути вирівняний по лівому краю з використанням одиночного міжрядкового інтервалу.
- Не вказуйте ім`я відправника або його посаду. Ця інформація буде включена до висновку листи, тому наводити її двічі буде зайвим.
- Якщо ви відправляєте лист на професійному бланку, який вже включає цю інформацію, пропустіть цей крок. Не повторюйте адреса відправника два рази.
- Перш, ніж приступити до основної частини листа, пропустіть один рядок.
2
Вкажіть дату. Введіть дату написання листа або дату його завершення.- Вирівняйте дату по лівому краю.
- Пишіть дату у форматі «день-місяць-рік». Місяць пропишіть текстом, а день і рік вкажіть цифрами.
- Приклад: 14 травня 2013
- Залиште порожній рядок між датою і наступною частиною листа.
3
При необхідності приведіть посилання на попередню переписку або розмова. Якщо в листі ви посилаєтеся на певну документацію або попередню переписку, ви можете вказати це в цьому пункті.- Посилання вирівняйте по лівому краю.
- Вкажіть посилання на лист, оголошення про роботу або запиті про надання інформації.
- Пропустіть один рядок після заслання, щоб відокремити її від основної частини.
4
Вкажіть адресу одержувача. Додайте ім`я і посаду отримувача, а також назву компанії, адресу, місто, регіон та поштовий індекс.- Вся ця інформація повинна бути вирівняна по лівому краю з використанням одиночного міжрядкового інтервалу. Ім`я одержувача має бути написано на окремому рядку, так само як і його посада, назва компанії і адресу одержувача. Місто, район, регіон і поштовий індекс вкажіть у цьому ж рядку.
- Якщо ви відправляєте лист в іншу країну, вкажіть назву країни прописними буквами на окремому рядку нижче адреси.
- Після адреси залиште один рядок порожній.
- Адресуйте лист конкретній людині всякий раз, коли це можливо.
5
Увімкніть ввічливе вітання. Типове вітання починається з «Шановний (а)», після чого слідує ім`я одержувача і його батькові (якщо це застосовно до ситуації). За назвою слід кома.- Привітання слід вирівнювати по лівому краю.
- Якщо ви не знаєте стать одержувача, замість «Шановний (а)» ви можете написати «Добрий день ...»
- Залиште порожній рядок після привітання.
6
Напишіть тему листа, якщо це необхідно. Тема листа пишеться з прийменником «о» («об») у формі місцевого відмінка і ставиться перед привітанням.- Звернення має бути вирівняно по лівому краю.
- Намагайтеся зробити заголовок коротким, проте вмістивши в ньому зміст листа. Намагайтеся умістити його в одному рядку.
- Зверніть увагу, що це необов`язкова вимога.
- Залиште порожній рядок після заголовка.
- Пропустіть заголовок, якщо ви вказали посилання на попередню переписку.
7
Коротко пропишіть основний зміст листа. Використовуйте одиночний міжрядковий інтервал, але залиште порожній рядок між кожним абзацом і після останнього пункту.- Вирівняйте весь текст по лівому краю і не використовуйте відступи.
- Тіло вашого листа має включати короткий вступ, який пояснює мету всього листи, більш велику частину, конкретизуючу цю мету, і висновок, який підводить підсумок.
8
Закінчите ввічливим ув`язненням. Додайте ввічливе висновок кшталт «З повагою», «З найкращими побажаннями» або «Дякую».- Заголовної залиште тільки першу букву першого слова ув`язнення.
- Вирівняйте по лівому краю.
- Після укладення повинна слідувати кома.
- Залиште чотири порожні рядки під висновком перед введенням свого повного імені, а потім на рядок нижче вкажіть свою посаду.
9
Поставте свій підпис. Напишіть своє ім`я від руки, бажано прописом, між текстом укладення та розшифровкою вашого підпису.
10
Згадуйте про додатки до листа. Якщо ви докладаєте до листа будь-які документи, на один рядок нижче вашого імені і титулу напишіть «Додатки» і перерахуйте наявні програми.- У цьому немає необхідності, якщо в листі немає ніяких додатків.
- Зберігайте одиночний міжрядковий інтервал і вирівнювання по лівому краю.
11
Вкажіть ініціали друкарки, якщо це доречно. Якщо інша людина набирав лист під вашу диктовку, включіть ініціали друкарки в самому низу листи, на один рядок нижче додатків.
Метод 2 з 3: дружній лист
1
Увімкніть заголовок. Цей пункт має включати поштову адресу відправника, місто, регіон та поштовий індекс.- Використовуйте одиночний міжрядковий інтервал і помістіть заголовок в правому верхньому куті листа.
- На окремому рядку напишіть вулицю і номер будинку. На наступному рядку вкажіть місто, регіон та поштовий індекс.
- Зверніть увагу, що вказувати адресу одержувача в дружньому листі не потрібно.
2
Вкажіть дату. Вкажіть дату написання листа або його завершення на окремому рядку прямо під заголовком.- Напишіть дату у форматі «день-місяць-рік». Написання місяці текстом вважається стандартним форматом, але ви також можете написати всю дату в числовому форматі.
- Дата повинна бути вирівняна по правому краю.
- Напишіть дату безпосередньо під заголовком. Не пропускайте рядок.
3
Напишіть дружнє вітання. Привітання «Шановний» як і раніше є найбільш використовуваним, але, залежно від ваших стосунків, ви можете написати ім`я одержувача без формальностей.- Відправляючи лист другові або однолітка, як правило, можна написати тільки ім`я, наприклад: «Дорога Женя!»
- Якщо ви пишете особі, яка старше вас або комусь, до кого ви повинні проявити трохи поваги, увімкніть його ім`я та по батькові, наприклад: «Шановна Алла Робертовна».
- Після привітання поставте кому.
- Залиште порожній рядок між привітанням і датою, а також між привітанням і основним текстом.
- У листі ще більш близькому другу звернення «Шановний» можна замінити дружнім вітанням «Привіт».
- Вирівняйте вітання по лівій стороні.
4
У тексті листа напишіть введення, тіло і висновок. Введення і висновок повинні складатися тільки з одного короткого пункту, але основна частина, як правило, значно більше.- Основний текст листа вирівняйте по лівому краю.
- Весь основний текст повинен бути надрукований з використанням одиночного інтервалу. Як правило, в дружньому листі немає необхідності пропускати рядки між абзацами, але ви можете зробити це для зручності читання вашого листа.
- Перший рядок кожного абзацу починайте з відступу.
- Після основного тексту залиште порожній рядок, щоб відокремити його від ув`язнення.
5
Використовуйте відповідний висновок. Після укладення поставте кому, але не включайте друковану версію вашого імені після нього.- Висновок повинен збігатися з заголовком.
- «З повагою» як і раніше є самим поширеним варіантом для укладення навіть у дружніх листах. Якщо лист адресовано досить близькій людині, ви можете використовувати менш традиційне висновок. Спробуйте щось на кшталт «До зустрічі!» Або «До зв`язку!»
6
Поставте свій підпис. Поставте свій підпис прямо під висновком. Зазвичай ім`я пишуть прописом, а не друкують.- Якщо ви з одержувачем звертаєтеся один до одного по імені, ви можете написати в підписі тільки своє ім`я. Якщо одержувач може не впізнати вас тільки по імені, не забудьте включити своє прізвище.
Метод 3 з 3: формальне електронного листа
1
Відокремте заголовок від самого листа. Вкажіть тему листа в полі «Тема». Не пишіть тему в самому тілі електронного листа.- Переконайтеся, що обрана тема коротко, але точно описує зміст листа - це дозволяє одержувачеві швидко просканувати її і миттєво дізнатися, чого чекати.
2
Пропустіть заголовок. Зазвичай в електронному листі не вказують адресу відправника, адреса одержувача або дату, навіть якщо цей лист носить формальний характер.- Причина цього досить практична. Оскільки лист направляється в цифровому вигляді, вказувати фізичну адресу не має ніякого сенсу. Крім того, більшість сервісів електронної пошти мають «параметри конверта», які включають електронну адресу відправника, адресу електронної пошти одержувача, тему і дату.
3
Увімкніть ввічливе вітання. Незважаючи на те, що формат такого листа трохи спрощений, ви все одно повинні включити ввічливе вітання, яке починається з «Шановний (а)» і включає в себе ім`я одержувача і його батькові.- Вирівняйте вітання по лівому краю.
- Строго кажучи, найбільш правильний розділовий знак після привітання - це кома. Тим не менш, якщо замість структури «Шановний ...» ви використовуєте привітання «Добрий день», ви можете поставити знак оклику.
- Адресуйте лист конкретному одержувачу, якщо це можливо. Намагайтеся не відправляти листи, не вказавши одержувача.
- Якщо ви не впевнені, як варто звертатися до одержувача, натомість Ви можете написати просто вітання, наприклад: «Добрий день ...»
- Після привітання залиште порожній рядок.
4
Намагайтеся зробити текст листа коротким, але інформативним. Як і в будь-якому листі, основний текст повинен включати вступ, тіло листа і висновок. Постарайтеся, щоб весь текст листа, в тому числі основна частина, був настільки коротким і точним, наскільки це можливо.- Вирівняйте основний текст по лівому краю.
- Не використовуйте відступи.
- В основному тексті використовуйте поодинокі міжрядкові інтервали, а після кожного абзацу залишайте один порожній рядок.
5
Використовуйте ввічливе висновок. Напишіть «З найкращими побажаннями» або інше не менш ввічливе висновок після основного тексту листа.- Вирівняйте висновок по лівому краю.
- Тільки перший букву першого слова робіть заголовної.
- Після укладення поставте кому.
- Інші можливі варіанти укладання: «Заздалегідь дякую», «З повагою», «З найкращими побажаннями».
6
Напишіть своє ім`я. Напишіть ім`я безпосередньо під висновком.- Вирівняйте ім`я по лівому краю.
- Не залишайте місце для підпису, так як в електронній версії листи підписати його від руки неможливо.
7
Вкажіть свою контактну інформацію в нижній частині. З нового рядка напишіть свій фізичну адресу, номер телефону, адреса електронної пошти, веб-сайт або блог.- Вирівняйте цю інформацію по лівому краю з одиночним інтервалом. Кожну нову інформацію напишіть з окремого рядка.
Поради
- Зверніть увагу, що існують деякі відмінності між офіційними листами в російськомовних та англомовних країнах. В англомовних країнах дата може бути записана у форматі «місяць-день-рік», а після привітання може випливати не кома, а двокрапка.
- Наведені вище інструкції пояснюють, як написати офіційний лист, використовуючи блоковий формат, але ви також повинні ознайомитися з модифікованою структурою та напів-блоковим форматом.
- Модифікований формат передбачає вирівнювання адреси відправника та дата по правому краю, а висновок повинен відповідати початку рядка із зазначенням адреси відправника.
- У полублочном форматі адресу відправника, дата і висновок вирівнюються по центру сторінки. Крім того, кожен абзац листа починається з відступу, а текст має одиночний міжрядковий інтервал.
