Як написати лист підтвердження
Лист-підтвердження - це кореспонденція, що відправляється для підтвердження усної угоди. Такий лист може бути діловим або особистим. Лист також може служити для підтвердження бронювання, відповіді на запрошення, отримання різних товарів або послуг, організації зустрічей або обговорення умов конференції. Скористайтеся даними кроками, щоб написати лист-підтвердження.
Кроки
Складіть ваш лист-підтвердження
1
Використовуйте бланк або офіційне написання вашого імені та адреси, якщо лист-підтвердження має ділове призначення. Ви також можете використовувати попередньо роздруковані бланки, де вже міститься вся ця інформація.- Якщо питання особистий, можете використовувати простий папір і більше неофіційну форму звернення. У деяких випадках можна відправити лист і по електронній пошті, але дотримуйтесь відповідну формальність.
2
Почніть з відповідного вітання, відповідно до змісту листа. У деяких ділових листах необхідно використовувати вітання "Шановні панове" або схоже звернення.- У випадку більш неформальній листування або якщо діловий партнер є вашим другом, можна використовувати і менш формальне вітання.
3
Підтвердіть деталі досягнутої угоди. Це може включати дату, час, місце. Будьте конкретні.
4
Вкажіть інші деталі, які можуть мати відношення до угоди. Ці дані можуть включати в себе відповідальність за конкретні завдання або залишилися питання, які необхідно обговорити.- Якщо ви просите когось, взяти на себе відповідальність за завдання, попросіть цієї людини підтвердити досягнуту угоду. Ви можете вказати, як саме ваш кореспондент повинен це зробити: письмово, електронною поштою або по телефону.
5
Підтвердіть отримання предмета, якщо це необхідно. Наприклад, "Я радий підтвердити." або "Я був радий отримати."
6
Завершіть лист подяки словами на адресу одержувача. Використовуйте фрази на кшталт "З повагою" або "З найкращими побажаннями". Напишіть ім`я і підпишіть лист. Використовуйте своє повне ім`я для ділових листів.
7
Перечитайте лист-підтвердження. Це особливо важливо, якщо лист пов`язано з бізнес-домовленості.
Поради
- Попросіть колегу або друга перечитати ваш лист-підтвердження. Іноді важко самому помітити власні помилки.
- Враховуйте тон угоди і ваші стосунки з одержуючої стороною, чи є вони офіційними, або ж менш формальними. Ви повинні підтримувати більш формальний тон при діловому листуванні. Якщо ви добре знайомі з одержувачем, тон може бути менш формальним, однак і не буденним.
- Використовуйте відповідну мову і граматику в листі-підтвердженні. Не варто використовувати слова академічного рівня, намагайтеся уникати таких слів, як "просто" і "насправді", і не перевантажуйте лист.
- Використовуйте здоровий глузд при прийнятті рішень, щодо необхідності листи-підтвердження в даній ситуації. Майте на увазі, що деталі легко забуваються з часом, а офіційна заява буде служити письмовим свідоцтвом.
