Як проводити аналіз бізнес процесів
Бізнес-процеси розвиваються і постійно видозмінюються. Часто ці процеси стикаються з новими потребами бізнесу. З плином часу, в залежності від зміни середовища, умов ведення, бізнес-процеси можуть стати неефективними. Аналіз бізнес-процесів може допомогти виявити неефективність і варіанти її коригування для зниження витрат і поліпшення якості результату.
Кроки
Метод 1 з 4: Визначте, які бізнес-процеси повинні бути проаналізовані
1
Знайдіть ознаки ефективності процесів або навпаки їх незбалансованості, наприклад, довгі черги, довгі терміни очікування або зрив термінів роботи. Так само перегляньте, які функції стали зайвими у вашому бізнесі або навіть цілі відділи. Ті частини, які довго не переглядаються, завжди характеризуються нестійкістю.
Метод 2 з 4: Визначте вимоги для бізнес-процесів
1
Опитаєте головних учасників процесу.- Запитайте їх чим вони займаються і чому.
- З`ясуйте яка інформація і інші речі потрібні для виконання кожного завдання. Визначте ресурси, які потрібні для реалізації процесу.
- Визначте, що ви отримуєте на виході від кожного завдання, хто є одержувачами і чому вони пред`являють попит на продукцію або послуги.
2
Проведіть групові зборів або скористайтеся методом "мозкового штурму".- Використовуйте цей спосіб після того, як переговорите з кожною людиною, відповідальним за дану ділянку роботи, наодинці. Це допоможе з`ясувати ті прогалини, які є у кожного учасника групи.
3
Узагальнити отримані знання та донесіть їх до учасників процесу. На даному етапі ви повинні зібрати всіх учасників: і тих, кого ви інтерв`ювали, і інших, і вже всім надати результати отриманої інформації. Запитайте про те, що всі думають.
Метод 3 з 4: інвентаризують поточні бізнес-процеси
1
Створіть блок-схему процесів (також відома як карта процесів). Блок-схема - одна з форм, яка завдяки своїй візуальності допомагає краще донести інформацію.- Блок-схему можна створити просто її накресливши або ж використовуючи спеціальні програми. Текстові редактори з функцією створення блок-схеми також можуть підійти. Хоча краще використовувати спеціальні програми.
- Розділіть сторінку на ряд доріжок, також званих "плавальні доріжки". Позначте верхню доріжку "Вхідне" і саму нижню "Результат". Вкажіть в кожній смузі функції, які їй відповідають, ви можете вказати одну або більше функцій, залежно від завдань.
- Помістіть кожну задачу в певну частину згідно із зазначеними функціями. Вкажіть всі вхідні процеси зверху та вихідні знизу блоків. Пам`ятайте, що один і той же процес може бути як результатом одного блоку, так і необхідним елементом іншого. З`єднайте всі блоки за принципом вхідні-вихідні з вказівкою напрямку руху процесів.
Метод 4 з 4: Проаналізуйте вимоги до бізнес-процесам.
1
Проведіть аналіз завдання. Оцініть хід виконання кожного завдання, наскільки це ефективно? Чи повністю всі етапи спрямовані на досягнення мети?
2
Порівняйте результат кожного проведеного інтерв`ю. Знайдіть нелогічні моменти у функціях. Наприклад, якийсь процес видає результат, який не використовується на наступних етапах.
3
Вам необхідно знайти ті дії і завдання, які не використовуються на наступних етапах.
4
Зафіксуйте всі бізнес-процеси з самого початку, згідно висловленим думкам учасників та обговоренню. Порівняйте рух процесу з розробленою вами блок-схемою. Вам потрібно виявити відмінності між поточним процесом і вашими розробками згідно вимогам.
