Як скласти блок-схеми
Блок-схеми є відмінним інструментом, що дозволяє уникнути труднощів з розумінням процесів і доступно їх описати. Створення вдалою блок-схеми означає балансування між повнотою інформації інформації, яку ви хочете передати, і простотою, з якою ви її підносите. Дотримуйтесь цього керівництву для створення блок-схем в Excel і Word.
Кроки
Метод 1 з 3: розробка концепції
1
Випишіть основні поняття. Ключ до успішної блок-схемі - це її читабельність. Переконайтеся, що всі ваші основні етапи записані коротко і ясно, і що перехід від етапу до етапу полягає в простих кроках.- Переконайтеся, що у вашій діаграми є ясна кінцева точка. Це дозволить зробити її більш читабельною.
2
Виберіть між звичайним форматом діаграм і форматом "плавальні доріжки". Стандартна блок-схема розбиває процес на ключові етапи і необхідні дії. Якщо в процес, описуваний діаграмою, залучені кілька груп, формат "плавальні доріжки" допоможе показати, хто і чим повинен займатися. Кожен крок діаграми розташований на "доріжці" групи, що несе відповідальність за виконання цього завдання (Відділ маркетингу, Відділ продажів, Відділ кадрів, і т.д.).- Доріжки зазвичай розташовуються горизонтально або вертикально. Відправна точка - лівий верхній кут діаграми.
- Діаграму "плавальні доріжки" часом буває важко спроектувати, наприклад, якщо у вас є кілька завдань, які повинні переходити між відділами. Це призводить до заплутаних графіками.
3
Зробіть макет своєї блок-схеми. Перш, ніж почнете проектувати блок-схему за допомогою програмного забезпечення, просто намалюйте її на папері. Додайте початок діаграми нагорі і.- Більшість блок-схем працює по простому двоичному принципом. У точках процесу, де відбуваються зміни, перед читачем постає питання з Та й Ні. Відповідь буде вести читача до відповідного етапу.
- Використовуйте різні типи фігур для представлення різних типів процесів і рішень. Додавання візульних підказок додасть блок-схемі читаності і розуміння.
4
Розділяйте комплексні процеси. Якщо якісь ділянки вашої блок-схеми стають занадто складними, виділіть подпроцесс в нову блок-схему. В основний блок-схемі додайте посилання на подпроцесс, і зробіть так, щоб читач міг повернутися до основної блок-схемі після перегляду розширеної секції.
Метод 2 з 3: створення блок-схеми в Excel
1
Створіть сітку. Листи Excel за замовчуванням мають формат, в якому ширина осередків більше їх висоти. Для створення блок схеми вам знадобляться квадратні осередки. Щоб зробити це, клацніть лівою кнопкою миші на кнопці Виділити все.- Клацніть правою кнопкою миші на заголовку будь-який з колонок і виберіть пункт меню Ширина шпальти. Введіть 2.14 у відповідне поле і натисніть Enter. Таким чином всі осередки стануть квадратними.
- Увімкніть Прив`язку до сітки в меню Вирівняти на вкладці Вид або Розмітка сторінки. Це дозволить знову створюваних об`єктів встановлювати свій розмір відповідно з сіткою, допомагаючи вам тим самим створювати фігури однакового розміру.
2
Встановіть поля. Якщо ви плануєте експортувати лист в Word або яку-небудь іншу програму, ви, ймовірно, захочете, щоб у вас не було проблем з полями. Використовуйте меню Поля на вкладці Розмітка сторінки або Вид, щоб привести поля у відповідність тій програмі, куди ви експортуєте.- Ви можете змінити орієнтацію документа (книжкова або альбомна), використовуючи меню Орієнтація на вкладці Вид. Для блок-схем, що читаються зліва направо, повинна бути встановлена альбомна орієнтація.
3
Створіть фігури. Клацніть мишкою на вкладці Вставка і виберіть меню Фігури. Виберіть фігуру, яку ви хочете створити, і потім за допомогою миші встановіть необхідний вам розмір. Після створення фігури ви можете змінити її колір і стиль контуру, використовуючи інструменти на вкладці Формат, яка повинна автоматично відкритися.
4
Додайте текст.Щоб додати текст у фігуру, клацніть кнопкою миші в центрі фігури і вводите текст. Ви можете налаштувати шрифт і стиль тексту на вкладці Домашня сторінка. Намагайтеся робити текст коротким і по суті, а також легко читаним.
5
З`єднайте фігури. Відкрийте меню Фігури на вкладці Вставка. Виберіть стиль лінії, який вам найбільше підходить. Наведіть курсор миші на першу фігуру. По краях фігури ви побачите маленькі квадратики, що показують можливі місця з`єднання з лінією.- Почавши лінію з місця з`єднання, тягніть її до другої фігурі.
- На другій фігурі з`являться червоні квадратики. Помістіть кінцеву точку лінії в одному з цих квадратиків.
- Фігури тепер з`єднані. Якщо ви перемістіть яку-небудь з них, лінії залишаться пов`язаними з фігурами і відповідним чином змінять свій напрям.
- Додайте коментарі до з`єднувальним лініях за допомогою Текстового поля, доступного на вкладці Вставка.
6
Завантажте шаблон. Замість необхідності створювати блок-схему з нуля є безліч шаблонів Excel і майстрів, доступних як безкоштовно, так і для покупки онлайн. Багато з них беруть на себе основну роботу по створенню блок-схем.
Метод 3 з 3: створення блок-схеми в Word
1
Додайте полотно. Найпростіший спосіб створити блок-схему в Word - це спочатку додати полотно. Полотно дає більше свободи при роботі з фігурами і робить доступними деякі можливості, які зазвичай недоступні, наприклад, сполучні лінії.- Виберіть вкладку Вставка. Виберіть пункт Фігури і виберіть пункт Нове полотно в нижній частині меню. У вашому документі з`явиться пунктирний контур полотна. Ви можете змінювати розміри полотна, переміщаючи його кути.
2
Увімкніть сітку. Використання сітки дозволить вам створювати однакові за розміром фігури. Для цього клікніть лівою кнопкою миші на полотні, щоб зробити його активним. На вкладці Формат виберіть Вирівняти і потім виберіть Параметри сітки. Встановіть прапорці для відображення ліній сітки і прив`язки об`єктів до сітки.
3
Створіть фігури. Зробіть полотно активним, перейдіть на вкладку Вставка і виберіть меню Фігури. Виберіть фігуру, яку ви хочете додати. Використовуйте мишу, щоб встановити такий розмір фігури, який вам потрібен. Після створення фігури ви можете змінити її колір і стиль контуру, використовуючи інструменти на вкладці Формат, яка повинна автоматично відкритися.
4
Додайте текст. Щоб додати текст у фігуру в Word 2007, клацніть правою кнопкою миші на ній і виберіть пункт меню Додати текст. У випадку, якщо ви використовуєте Word 2010/2013, можна просто клацнути кнопкою миші на фігурі і відразу почати набирати текст. Ви можете налаштувати шрифт і стиль тексту на вкладці Домашня сторінка.
5
З`єднайте фігури. Відкрийте меню Фігури на вкладці Вставка. Виберіть стиль лінії, який вам найбільше підходить. Наведіть курсор миші на першу фігуру. По краях фігури ви побачите маленькі квадратики, що показують можливі місця з`єднання з лінією.- Почавши лінію з місця з`єднання, тягніть її до другої фігурі.
- По краях другої фігури з`являться маленькі квадратики. Помістіть кінцеву точку лінії в одному з цих квадратиків.
- Фігури тепер з`єднані. Якщо ви перемістіть яку-небудь з них, лінії залишаться пов`язаними з фігурами і відповідним чином змінять свій напрям.
- Додайте коментарі до з`єднувальним лініях за допомогою Текстового поля, доступного на вкладці Вставка.
