Як організувати захід

Event management - відмінний досвід, незалежно від того, ваше власне цей захід, вечірка, корпоративна зустріч, весілля або будь-якої інший формат. Це складна робота, але разом з тим і цікава. Ви допомагаєте людям бути залученими в процес і вони обов`язково будуть вдячні вам за вашу доброту і ваш внесок в організацію дня народження, ювілею, весілля або іншого заходу. Нижче наведено керівництво, яке допоможе стати першокласним фахівцем у цій галузі, дасть декілька порад щодо подолання проблем і допоможе у плануванні щодо їх подолання.

Частина 1 з 5: Опрацювання концепції

1
З`ясуйте ваші цілі і завдання. Це звучить сухо, але вам необхідно все записати, щоб точно знати розміри приміщення, бюджет, стиль заходу, кількість гостей і як набрати персонал для обслуговування. Який результат ви хочете отримати? Що має в підсумку вийти?
- Після того, як ви з`ясували ваші завдання (проведення заходу, фандрайзинг, освіта, продажу, пропозиції тощо), подумайте про причини ваших дій. Знання власної мотивації може допомогти вам бути більш сконцентрованим і енергійним.
- Наявність декількох цілей також може допомогти вибудувати напрямок, в якому вам потрібно рухатися. Ви не можете продовжувати досягати мети, яка не була встановлена! Коли у вас є 140 000 руб (приблизно $ 4000) а ваші плановані витрати 175 000 руб (приблизно $ 5000), це призведе до перевищення бюджету.
2
Вкажіть дату і час проведення. Це один з найважливіших факторів у плануванні заходу. Якщо ви вкажете дату, коли ніхто не зможе прийти, то буде вже не важливо, наскільки добре ви організували захід. Також, якщо ви розішле запрошення занадто пізно або навпаки дуже завчасно, то ваші проголошення або забудуть про захід, або вже матимуть плани на цей день.
- В ідеалі - це вказати дату заходу за 2 тижні до нього. Це ідеальний час щоб, з одного боку, не забути про захід, а з іншого - щоб запрошені не заплановано на цю дату щось інше, а вам двотижневе час дає можливість нагадати про захід кілька разів. Так що почніть підготовку до заходу за кілька тижнів.
3
Вкажіть місце проведення. Тепер, коли у вас є уявлення про те, що робити і коли, ви можете почати роздумувати про місце проведення і подумати про його узгодженості з датою і темою заходу. Який тип приміщення вам потрібен і як ви розплануєте все всередині? Гості будуть сидіти в ряд на лавках, а може за столами або на покривалі в саду? Погода не буде проблемою? Чи повинна бути кімната для танців, кафедра для виступів, мікрофон? Якщо так, то буде достатнім знайти просто великий зал.
- Найкраще попередньо відвідати потенційне місце проведення самостійно і зробити графік розташування всього в ньому. Така карта може на перший погляд здатися планом військових дій, але вона дозволить вам зробити начерк з усіма столами, сервісної зоною, фуршетних столів, прихованої зоною сервісу, а також запасним виходом, через який, до речі, буде ввозитися обладнання. Ви повинні також помітити, де має стояти блок живлення (якщо таке необхідно), складне обладнання, таке як холодильник, прилад для приготування льоду, барбекю машина і т. Д. Найкраще розташувати цю техніку поруч з блоком живлення, який повинен бути захищений про т зовнішнього впливу.
- Чи потрібен дозвіл на проведення заходу від місцевої влади? У більшості випадків вам потрібно буде отримати дозвіл на наявність алкоголю, проведення галасливих заходів, проведення заходу в парковій зоні, садибах і т. Д.
4
Виберіть кількість гостей, яку ви хочете запросити. На яку кількість гостей вистачить вашого бюджету? Деякі заходи вимагають списку або квитків, тому їх легше розпланувати, але багато заходи допускають велике число тих, що запізнилися або таких спеціальних гостей як діти, партнери або друзі. І пам`ятайте, що чим більше у вас гостей, тим більше персоналу потрібно.
- Так як це може стати великою логістичною проблемою, дуже важливо знайти окреме приміщення для персоналу.
- У старому естеблішмент запрошують також безліч друзів друзів, що часто позначається як "очікується 150 гостей".
5
встановіть бюджет. На щастя, у вас є кілька людей, яких ви можете попросити прорахувати бюджет заходу. Чи повинні ви платити за персонал? Оренду приміщення та обладнання? Поставки їжі та напоїв? Друк листівок або буклетів? Виберіть суму, достатню для проведення заходу. Ви не захочете пустити гроші на вітер і при цьому, ще на отримати належного ефекту.
- Ви можете отримати спонсорську допомогу чи дотації на проведення заходу, але в більшості випадків у вас навряд чи це вийде. Якщо у вас не передбачається додаткових грошових вливань, вам потрібно буде в кінці провести коригування витрат, щоб укластися в бюджет. Замість офіціантів зробіть шведський стіл або попросіть гостей принести посуд з собою (але, незважаючи на скасування служби, вам все ж необхідно встановити холодильник і пароварку). Замість найму фотографа, зробіть фото самі. Будьте винахідливі, коли це необхідно!
6
Проведіть збір команди. Організуйте попередній збір вашої команди (навіть якщо вони ваші друзі, родичі або волонтери), щоб розбити всіх на групи дії, особливо якщо ви не професійний організатор. Хороший event management більшою мірою - це історія про те, як правильно організувати групи людей, доручити їм різні зони відповідальності і бути впевненим, що люди знають що робити.
- Ваша команда потребує лише в додатковому контролі, так як ви її найняли для обслуговування ваших гостей. Призначте їм завдання якомога швидше, за їх бажанням, якщо можливо. Постарайтеся залишити кілька людей запасними, вони обов`язково знадобляться на самому заході.
7
Складіть план. Нічого непередбаченого не станеться, якщо ви будете знати що у вас все йде за планом. Коли говорить провідний? Чи будуть ігри, змагання або презентації, які повинні бути занесені в програму? Скільки часу будуть їсти гості? Підготуйте ідеальний план розвитку подій в день заходу.
- Завжди залишайте вільний простір. Жоден захід не розвивається згідно з планом щохвилини. Гості запізнюються, ведучий говорить довше ніж потрібно, гості розсідаються не на ті місця, що ви підготували. Так що, поки вам потрібна хороша ідея того що буде, пам`ятайте, що все, що ви плануєте - прописується приблизно і не завіряється вищою інстанцією.

Частина 2 з 5: Початок організації

1
Розішліть запрошення. Інакше, як гості дізнаються про захід? Ви повинні запросити їх! І на цьому не варто економити. Ваші запрошення - особа того, яким буде захід. Перше враження дуже важливо і по ньому будуть судити про все заході.
- Продумайте форму запрошення: флаєри, листи, листівки і т. Д. Також не забудьте про непаперових засоби: ел. пошту, Facebook, Twitter і сайти, такі як Eventbrite, які для цього й існують, календарі.
  - Коригування: якщо ви хочете запросити якомога більше людей, то використовуйте Facebook і Twitter. Якщо зустріч тільки для обраних, уникайте подібних засобів. Вони тільки створять проблеми.
2
Враховуйте тих, хто прийняв запрошення. Вам потрібно знати якомога точніше, скільки гостей буде і скільки чого потрібно буде. Це не обов`язково означає, що рівно стільки гостей і прийде, але ви повинні мати приблизне уявлення про кількість.
3
Запишіть, що вам потрібно орендувати. Чи потрібно вам найняти, орендувати, купити, знайти фотографа, холодильник, декораторів, спонсора, музичну групу, ведучого і т.д.? Буде мудрим рішенням включити все це в список витрат для підрахунку, разом з їжею і напоями.
- Чи будуть їжа і напої? Якщо так, то призначте окремої людини, відповідального за сервіровку, подачу і чистку посуду від їжі. Яку їжу ви повинні подати? Чи будуть серед запрошених гості, у яких алергія на окремі продукти, вегетаріанці, діабетики, релігійні люди і т.д.? І чи будуть немовлята, маленькі діти, особи похилого віку або інваліди, які не їдять тверду їжу?
- Організовані Чи конкурси та логістика? Ця частина про музичний обладнанні, наметах, тентах, спецефектах та організації сцени, для яких потрібні мікрофони, світло, розетки, прожектори та екрани для слайд-шоу, генератор диму або будь-які інші специфічні елементи, такі як дзеркала, банери і т.д.
  - Якщо ви найняли розважальну команду, проконсультуйтеся з ними, чи зможуть вони самі привезти з собою обладнання та встановити його відповідно до місця проведення заходу? Так ви зможете зрозуміти, в чому їм потрібна допомога і які особливі речі їм потрібні.
- Кейтеринг, флористи, аніматори та інші важливі люди вимагають достатнього часу для планування, так як зазвичай дорожче наймати обладнання та людей при терміновому запиті. Якщо ви завчасно не оформите заявку на оренду, ви можете не отримати те, що вам потрібно і тоді доведеться шукати альтернативну заміну.
4
Знайдіть кого-небудь, хто міг би провести церемонію (ведучий або MC). Ведучий не завжди повністю бере відповідальність за організацію всього заходу, але він направляє захід, згідно з планом, в потрібне русло. Він також є частиною заходу - готує промову, являє номера (танці, розваги). Будьте з ним на зв`язку і привезіть його в день заходу. Якщо він досить хороший, він буде дуже корисний.
- Іноді вам доведеться самому бути ведучим, в цьому випадку завдання набагато складніше, тому що вам доведеться працювати до самого кінця. У цьому випадку у вашої команди повинен бути окремий керівник, щоб ви могли делегувати йому завдання.
5
Розгляньте ваше обладнання. Коли ви наймаєте команду перевірте, що вона вам підходить. У деяких випадку люди з команди можуть просто прийти і все розставити. Вам, можливо, знадобиться окреме обладнання. Воно може бути орендовано або куплено або навіть позичено у ваших друзів. Пройдіться по списку, від серветок до подовжувача
- Декорації - величезна частина будь-якого заходу. У кожному разі, вони відіграють велику роль. Столова білизна, квіти, подарунки, свічки, повітряні кулі, транспаранти або фотографії, червоні килими і т.д. повинні бути ідеально підготовлені.
6
Задовольните всі потреби. Одна річ, яку багато новачків забувають - самі непомітні потреби. Всього достатньо? Приміром туалетні кімнати, паркувальні місця, комори і кухні, пандус для інвалідних колясок, роздягальні, кімнати, контейнер для сміття, винний льох і т.д. всі ці складності які працюють, тільки якщо ви приділили їм увагу.
- Також подумайте про зовнішню частини заходу: чи буде транспорт, який зможе привезти гостей, зустріти їх в аеропорту або відвезти в готель, а також чи достатньо місця для їх паркування.
7
Знайте хто ваші помічники. Усвідомте ієрархію вашого заходу, якщо воно не повністю ваше, будьте готові до будь-якої ситуації. Оскільки клієнт покладає на вас надії, вам потрібно знайти:
- Хто ваші основні гості - це особливо важливо розуміти при проведенні весілля або ювілею. Клієнт не завжди ваш головний гість, але може бути частиною групи або не бути присутнім зовсім.
- Ті, хто є основними гостями, зазвичай ведуть себе відповідно і сидять за окремим столом, розкуті і веселі. Ці люди особливо важливі для підтримки веселою атмосфери і почала діалогів, якщо інші гості кілька затиснуті, вони також запрошують інших танцювати чи знайомлять гостей один з одним. Ці люди зазвичай надійні, але ви повинні домовитися, як ви будете взаємодіяти. Ці люди можуть втрутитися в процес для врегулювання який-небудь ситуації або бути запрошеними провідним для мовлення, в цілому вони згладжують технічні недоліки заходу.
- Хто миротворець. Ви повинні зрозуміти, хто та людина на заході, з яким можна порадитися з приводу організаційних моментів. Зазвичай, цією людиною є глава сімейства, охорона або хтось ще.
- Хто приймає рішення. У більшості випадків ви самі і є менеджером, але коли вам потрібно проконсультуватися з кимось із гостей, а ключовий гість зайнятий обслуговуючи інших гостей і створюючи гарний настрій, знайдіть того, хто міг би вас проконсультувати або навіть допомогти у форс-мажорній ситуації. Зрештою, це може бути та людина, яка оплатив ваші послуги або кого ви можете вважати "клієнтом" в якості особи, які мають вирішальне слово з даного питання.

Частина 3 з 5: Фінішна пряма

1
Ознайомтеся з місцем проведення. Буде гарною ідеєю відвідати місце проведення події перед початком або навіть набагато раніше, щоб подивитися як йде підготовка. Вам, можливо, знадобиться зробити додаткові коригування, щоб замаскувати зміни в основному плані: світло, подовжувач і т.д. І вам буде важко знайти його під час заходу, так що переконаєтеся що все на місці.
- Якщо для вас важливо, включіть в схему спеціальну кімнату. Поговоріть з господарем місця на предмет того, які про всяк випадок додаткові коди міста або даного місця потрібно враховувати при наборі номера телефону або які додаткові номери МНС та інших служб в районі існують.
2
Розгляньте купівлю форми для вашої команди. Ваша команда буде багато працювати. Для того, щоб показати їм вашу увагу і дійсно згуртувати їх, видайте їм набір: пляшка води, батончик мюслі, шоколад і напутнє слово.
- Подумайте про те, щоб приготувати їм бейджи або маленькі картки, щоб вони відчували себе командою і щоб їх можна було запам`ятати. Переконайтеся, що вони нагодовані і напоєні! Завжди думайте про те, що можливо вам в майбутньому ще раз доведеться співпрацювати з даною командою.
3
Запишіть всіх людей, що беруть участь в організації. Перед початком заходу дуже важливо щоб вся команда була в зборі. Переконайтеся, що всім зрозумілі інструкції, також дайте їм номер свого телефону або візитку з контактами на випадок, якщо їм знадобиться рада. Чи є у кого-небудь якісь питання? Ні? Починаємо!
- Переконайтеся, що всім комфортно виконувати їх завдання. Деякі люди не можуть говорити, так що попросіть їх написати. Вони впевнені у своїх діях і знають інструкції? Якщо ні, то переконайте їх, що у них все вийде і задайте їм кілька базових питань. Якщо людина сумнівається, то дайте йому більш досвідченого напарника.
4
Підготуйте список контактів, якщо необхідно. Ваші контакти також важливі. Якщо з заходом буде щось не так - це півбіди, але якщо трапиться щось з вами - це вже гірше. Ось кілька способів підготуватися:
- створіть список номерів і адрес. Пекар думав, що ви забрали торт? Ні, проблем. Зателефонуйте Світі, яка живе поблизу, вона зможе його забрати по дорозі на захід.
- Підготуйте список. Після того, як вся команда відзначиться, ви будете знати якого обладнання, товарів або людей не вистачає.
- Підготовка рахунків-фактур і платіжних документів в міру необхідності. Чим більше проблем ви вирішите зараз, тим менше залишиться потім.
5
Уникайте змін в останню хвилину. Хотіли внести коректування в дизайн? Весілля особливо не популярні для внесень змін в останній момент, тому слід вказати клієнтові дату останніх можливих змін. Зазвичай за тиждень до заходу - відмінний строк, з одного боку у вас все ще є час для змін з іншого - це не так близько до дати заходу.
- Якщо зміни в декораціях прості, легковиполнімие або основні, які вимагають уже наявних коштів, то в цьому випадку вони не повинні бути внесені в список змін. Будьте люб`язним, наскільки це можливо в організації досить таки емоційно насиченого заходу.

Частина 4 з 5: Управління заходом

1
Розставте все по місцях. Будьте першим, хто буде на місці, щоб переглянути всі приготування. Переконайтеся, що всі на місці і якщо ні, то відразу телефонуйте відповідальним. Допомагайте тим, кому потрібна допомога, направляйте тих, кому потрібно напрям і не заважайте всім іншим.
- Ви будете спокійніше, якщо зробите список. Ви будете почувати себе спокійніше, якщо у вас буде контрольний список, що включає вашу команду, найманий персонал, перелік обладнання і т.д. Коли все буде перевірено, у вас буде час перепочити.
2
Делегування. Не бійтеся делегувати. Основний стрес - наступ моменту початку заходу. Щоб з цим впоратися, ваші руки повинні бути на кермі. Якщо хто -то не справляється, змініть йому завдання. Це ваша робота. Це не означає, що ви ставите або ви берете на себе занадто багато.
- Коли ви делегіруете повноваження, будьте офіційні, але тактовним. Скажіть: "Свєта, ви потрібні мені тут прямо зараз, щоб допомогти з закускою. Спасибі" Ваш колектив має бути по справжньому згуртованим. Тримайте все в своїх руках так, щоб захід протікало плавно, як і повинно бути.
3
Будьте гнучким. Це означає, що ви повинні бути впевнені в точності дотримання плану, асистувати, якщо план порушується або змінювати плани, якщо щось не виходить. Якщо ви почнете нервувати, ви втратите голову. З цього нічого доброго не вийде. Отже, коли виступ спікера затягується на десять або більше хвилин, і він не реагує на всі ваші сигнали і кричуще їх ігнорує - розслабтеся. Просто підлаштуйтеся під божевільного виступаючого і ніхто нічого не помітить.
- Проблеми трапляються. Це правда. Ви не можете передбачити всі, і чим швидше ви це зрозумієте, тим краще. Спокій допоможе вам бути першокласним фахівцем, здатним впоратися з будь-якою ситуацією, а ось нервовий, істеричний організатор не допоможе ситуації. Так що заспокойтеся і пливіть за течією - все скоро закінчиться.
4
Тримайте всіх в курсі новин. Перевірте, що кількість гостей відповідає заявленому і немає необхідності що-небудь коригувати в день заходу і консультувати персонал за внесеним змінам. Ви перший, хто повинен знати, якщо щось піде не так.
- Поговоріть з клієнтом про те, як він себе почуває, він може бути натхнений, може нервувати, нудьгувати, бути настороженим або захопленим, що ви можете зрозуміти по його виразу обличчя. Підбадьорити його, пара коротких слів не завадять.
5
Займайтеся своїми обов`язками. Поважайте людей зі своєї команди і довіряйте їм, даючи можливість самим справлятися із завданнями. Найміть асистента, якщо він необхідний, але він повинен бути достатньо досвідчений. Ось деякі речі, про які потрібно пам`ятати:
- Ви можете виступити в якості консьєржа і портьє на початку заходу, зустрічати і вітати кожного гостя (у разі потреби), коли вони приходять. Передайте кермо влади в це частини ведучому, коли захід розпочнеться. Ви будете більш ефективні в ролі управлінця, вирішального питання, що виникають на "задньому дворі", такі як приготування їжі, обслуговування і ви повинні стежити, що все йде за планом.
- Тримайте в полі зору гостей і дотримуйтесь непомітний візуальний контакт з ведучим для того, щоб внести зміни в плани, якщо це буде необхідно.
- Тримайте дистанцію по відношенню до головного гостя, врешті-решт це його захід, але при цьому стежите за настроєм гостя, запитаєте як він себе почуває, чи подобається йому те, як все проходить, чи є зауваження, побажання до організації.
6
Для просування заходи надайте гостям сувеніри. Ви ж хочете, щоб гості запам`ятали ваш захід як відмінне. Але, звичайно ви розраховуєте на більше. Зайдіть на вебсайт. Щоб гарантувати своєму заходу статус легендарного, подбайте про те, щоб, ваші гості отримали якийсь сувенір на пам`ять. Будь то картина, флаєр або ручка, вобщем щось, що нагадає вашим гостям про минулий заході.
7
Привітайте себе з завершенням. Більшість заходів коли-небудь закінчуються, але основна складова успіху - це підготовка, причому яку ніхто не бачить. Поплещіть себе по спині, ви добре попрацювали, а тепер повертаємося назад в реальність. Завдання ще не закінчено!
- Після заходу знайдіть час, щоб поговорити з клієнтом і подякувати йому. Це завжди вітається і допомагає запам`ятати вас з кращого боку, всю вашу роботу і старання, все це допоможе створити гарне враження і в майбутньому порекомендувати вас як гарного фахівця. Якщо вам подарували подарунок на заході, так само як і іншим гостям, то додатковий подарунок зі змістом, наприклад, квіти, спільна фотографія в рамці або будь-який інший подарунок буде доречним.
8
Приберіть і йдіть! Прямо як мама в дитинстві казала: "Зроби все, як було" -це працюєте і в цьому випадку. Все має залишитися так, як це було до того як ви прийшли, це бізнес, в якому ви ж не хочете спалювати мости. Тепер вкажіть вашій команді, що прийшов час забратися і не дозволяйте їм йти, поки все не буде закінчено.
- Це правильно і також запобігає накладення штрафів за те, що щось не прибрано або інших прихованих витрат. Багато організацій намагаються виставити рахунок за будь-яку дрібницю, яку ви не прибрали.
9
Подбайте про платежі і подякуйте усі сторони. Можливо вам потрібно буде повернути все обладнання і потім поговорити з клієнтом про те, як пройшов захід. І навіть якщо вам не оплатили послуги, подякуйте йому за можливість поліпшити свої навички.
- Подякуйте також вашу команду! Переконайтеся, щоб усім оплатили послуги. Переконайтеся, що ви залишаєте захід останнім і ніяких невирішених або суперечливих моментів не залишилося.

Частина 5 з 5: Залагоджування конфліктів

1
Знайте як вирішити проблему з запізнилися і ряд інших проблем. Опоздавшие -це звичайна проблема і ви повинні знати як її вирішити. За великим рахунком, затримок, зі зрозумілих причин, важко уникнути (наприклад, непередбачені проблеми на дорогах) і гості, які прийшли не вчасно, мають бути прощені. Ось кілька речей, які ви можете зробити, щоб зберегти ситуацію в розумних межах:
- Переконайтеся, щоб у запрошенні була вказана правильна дата, а час підтверджено. Зв`яжіться з ведучим, іншими гостями (часто з винуватцем торжества), артистами і кулінарами якомога швидше. Чи повинні спізнюються бути виділені особливою увагою (наприклад, наречений і наречена), ось звичайні методи:
- Зв`яжіться з спізнюються, щоб дізнатися про причини затримки. Вкажіть на це команді відповідає за кухню, залежно від цього їм потрібно буде або прискоритися, або навпаки, у них є запас часу.
- Утримайтеся від заяв, що захід розпочнеться трохи пізніше через запізнення деяких гостей, але при цьому дайте знати господареві заходу або ключовим гостям, що ви в курсі ситуації. Дайте їм зрозуміти, що ви тримаєте ситуацію під контролем, але дозвольте господареві або головним гостям так само бути в курсі, так як вони знають своїх гостей краще.
- Стежте за часом виступу кожної людини. Якщо гості запізнюються, то надайте додаткові закуски і напої якомога раніше тим, хто вже прийшов, щоб вони не нудьгували.
- Для гостей, які збираються запізнитися на більший час (наприклад коли їжа вже втрачає свою свіжість), подумайте про початок заходу, як було заплановано і коли прийдуть запізнилися, то запросіть їх приєднатися до наступного етапу трапези (навіть якщо це десерт).
- Організуйте додаткові танці, мова або інші форми розваги (особливо музика), і забезпечте додатковими відволікаючими факторами, такими, як групи фотографів, це завжди працює поки не приїдуть спізнюються. Ця стратегія повинна бути розглянута в день проведення.
- Для гостей, спеціально приїжджають трохи пізніше, ви повинні показати що це їх вибір і відповідальність не лежить на вас, так що в першу чергу ви повинні потурбуватися про тих гостях, які приходять вчасно. Загалом дійте так, як ніби у вас немає ніяких проблем, просто дотримуйтесь чітко вказівкам.
2
Знайте, як впоратися з продовольчою проблемою. Це, ймовірно, невелика проблема, особливо якщо ви все добре спланували, але іноді форс-мажори трапляються (наприклад, юні гості чи діти з`їли все м`ясо зі шведського столу або щось трапилося на кухні). З самого початку ви повинні точно знати, хто з гостей що їсть, щоб знати як розмістити страви у відповідності з тим, де сидять гості.
- Якщо на підлогу було пролито щось, ви повинні терміново це прибрати, навіть якщо це на червоному килимі і вам в підсумку потрібно прибрати червоний килим або змінити дизайн за допомогою меблів. Якщо неможливо приховати пляма, то вам доведеться замінити частину килима або перемістити його в менш помітне місце.
- Рекомендується використовувати стійку огородження стрічкою, фіранки або екран у випадках, коли ви хочете відокремити зону прийому їжі (наприклад шведський стіл з красивими стравами). Якщо гості відчують що зголодніли, вони завжди можуть побачити спеціальну зону, де можуть перекусити, але ця причина не є основною для виділення цієї зони.
- Розробіть меню. Якщо частина страви неможливо подати (наприклад гарнір був спалений), то видаліть всі страву з меню, знайдіть альтернативу, знизьте розмір порцій делікатесних страв і збільшіть порції інших страв для збереження балансу. Радимо довгі столи.
- Несподівані вегетаріанці, непитущі, алергіки, релігійні люди або знаходяться на спеціальній дієті - ні один сюрприз не повинен піти від вашої уваги. Але гості рідко приходять в супроводі нежданих гостей і не попередивши вас про це, особливо якщо вхід суворо за запрошеннями. Підготуйте персонал до того, що як тільки гості ввійдуть, запитаєте, чи є якісь особливі переваги в їжі, потім негайно повідомте про це на кухню або обслуговуючому персоналу.
- Якщо прийдуть великі неждані групи людей, які не є "зайцями", пошліть члена команди на кухню, щоб проінформувати про додаткові гостях і, якщо необхідно, попросіть його повернутися для отримання додаткової інформації. Кухня зазвичай найнебезпечніше місце і саме там відбуваються форс-мажорні ситуації, гірші, ніж просто несподівані гості. Обмежені порції можуть бути збільшені, коли потрібні додаткові порції, такі, як булочки, салат або порції овочів, які можуть бути швидко куплені в найближчому супермаркеті.
3
Знайте як домовлятися з дітьми. Варто пам`ятати, що багато менеджерів недооцінюють значимість дитячих побажань на заході, а діти теж хочуть повеселитися, а не нудьгувати весь час за столом, і у них ті ж потреби що й у дорослих. Пам`ятайте, що батькам дуже важливо, щоб їхні діти теж добре обслуговувалися, так що зробіть запит у гостей на наявність дітей і їх присутність, щоб правильно розпланувати захід.
- Маленьким дітям (до 10 років) краще заздалегідь дати що-небудь перекусити, так як на більшості заходів страви подаються не раніше 20:00, що занадто пізно і діти просто не зможуть дотерпіти. Подається їжа повинна бути веселою і корисною, дорослі дбають про зміст дитячого меню нітрохи не менше, ніж про своє.
- Після 22.00 можна подавати звичайні порції і з меню дорослих, навіть якщо вони не з`їдять їх повністю, також запропонуйте їм дитяче меню (з дозволу батьків). Зазвичай це стосується дітей 13-18 років, які часто запитують ту ж їжу в такому юному віці, як, наприклад, гамбургер і картоплю фрі на противагу більш офіційним меню в ресторані і це трюк часто використовується в ребрендинг дитячого меню, в якості " альтернативного меню ".
- Окрема зона для особливих потреб повинна бути надана для матерів з маленькими дітьми і підготовлені місця для сну немовлят.
4
Знайте, як працювати зі скандальними і п`яними гостями, незваних та іншими непередбаченими персонажами. В ідеалі цього не повинно статися, але на практиці це досить поширене явище, неважливо сімейне чи корпоративне цей захід.
- Запитайте клієнта або основного гостя перед заходом про можливість подібних ситуацій, а якщо розмова з основним гостем не можливий, проконсультуйтеся з іншими гостями. Заручитеся підтримкою своєї команди або ключового гостя, щоб він міг стежити в ролі неофіційного координатора, щоб ви могли відволіктися на щось інше і повернутися, якщо буде потрібна допомога у вирішенні проблеми.Строго кажучи, ваш обов`язок забезпечити події злагоджену роботу, але тільки там, де це доречно, і залишатися осторонь від проблем, які є приватною справою. Тому, ви повинні знати, хто "миротворці" в групі.
- Так як може бути досить складно заборонити вживати алкоголь вже нетверезим гостям або домовитися з ними, тим самим спровокувавши агресію або жорстокість, тому краще заручитися підтримкою того, чия думка важливо або в крайньому випадку залучіть до вирішення проблем правоохоронні органи. І на невеликих заходах, коли алкоголь завжди в холодильниках та гості обслуговують себе самі це особливо важливо.
- Незвані гості. Якщо вони з`явилися, ненав`язливо виведіть їх, у разі необхідності - проконсультуйтеся з вашими ключовим гостем, щоб переконатися, що вони не були запрошені. У разі приходу великих і гучних або образливих непроханих гостей, ваш борг-захистити запрошених гостей, де це доречно і викликати службу безпеки або поліцію, якщо незвані гості не вгамовуються навіть після того, як ви ввічливо попросили їх самостійно покинути захід.
- Гості часто переставляють іменні картки на початку заходу, щоб сидіти поруч з тими гостями, з якими хочуть. Це положення має сенс перевірити за ключовими гостями, на предмет, наскільки це припустимо. Зазвичай ви повинні скласти план розсаджування гостей за столом заздалегідь, проконсультувавшись з ключовими гостями. Як правило, гостей відразу не саджають за стіл, а пропонують їм побути в певному місці. Часто таким місцем може служити лобі, фойє чи бар, і якщо це дуже важливо (через можливі сімейних проблем), може мати сенс заздалегідь згрупувати людей з яких-небудь перевагам і потім обслуговуючий персонал масово розсадить всіх гостей в потрібному порядку.
5
Знати, як діяти в негоду. Раптові, несподівані дощ або сніг можуть бути закономірністю в деяких частинах света- але і раптова спека або холодний фронт можуть викликати певні проблеми. Хоча погодні явища зазвичай не проблема, якщо ви перебуваєте в приміщенні, але знаходження ззовні, створює певні труднощі. Якщо очікується погана погода, то розгляньте питання про перенесення заходу в приміщення або на іншу дату. Якщо подія не може бути переміщено або перенесено, орендуйте великий намет або павільйон (правда це може бути дорого через стислих термінів). Важливо стежити за прогнозом погоди, так як мало, що можна буде зробити, щоб врятувати захід, постраждале від негоди. Переконайтеся, що ви все передбачили заздалегідь.
- У багатьох країнах зараз практикуються страхові поліси на випадок суворих погодних умов або інших проблем. Якщо ви знаходитесь в районі, який відомий несподівано мінливою погодою, рекомендується перенести захід, оскільки збільшення термінів оренди обладнання, перенесення термінів найму обслуговуючого персоналу, сайту, можуть бути покриті страховкою.

Поради

Тримайте деякі предмети в зоні легкої доступності, наприклад, додаткові серветки для усунення розливів, вогнегасники, аптечка та інші речі. Якщо все піде добре, ви не будете мати потребу в них, але для великих заходів краще тримати все під рукою і бути в безпеці.
Крім того, розумно завжди пам`ятати, що керувати чужим подією -це привілей, хоча це може здатися напруженим і важким справою, але ваш внесок може зробити багатьох людей дуже щасливими, і про цей досвід вони будуть пам`ятати протягом усього їхнього життя, у той же час надаючи вам широкий спектр навичок, які ви можете використовувати у вашому повсякденному житті.
Для втомлених після перельоту або морально напружених гостей, запрошених виступаючих, має сенс обговорити з ними або їх Пощник необхідність замовлення спа-процедур, масажу або інших придатних способів релаксації. Подбайте про забезпечення їх їжею, якщо вони не їли протягом деякого часу, ліками, якщо вони погано себе почувають (болить голова або живіт після польоту). Покажіть їх лікаря у разі необхідності. Втомлені гості та запрошені виступаючі, що знаходяться не в формі, не кращий варіант для заходу, і ви повинні зробити все можливе, щоб їм допомогти, незважаючи на вашу втому і всі труднощі, які вам належить подолати.
Ваша мета - гарантувати, що всі побачать і почують зі сцени хорошу музику і виступи.
Як менеджеру вам, можливо, доведеться діяти в якості імпровізованого господаря, заводити гостей на активну участь у веселощі, конкурсах, танцях. Необхідно розвивати в собі навички танців з партнером, щоб залучати більшу кількість людей і передавати танцювальну естафету іншим. Ваша мета гарантувати, що ніхто не буде сидіти за столом і нудьгувати.