Як організувати корпоративний захід
Займаєтеся ви організацією заходів професійно, або ж перед вами стоїть завдання спланувати вечірку для цілей вашої бізнес-компанії, і при цьому врахувати всі деталі досить непросто. Щоб програма пройшла без сучка і задирки, потрібно обміркувати такі деталі як обстановка, їжа, місце розташування та багато іншого.
Кроки
1
Складіть концепцію вашої великої ідеї. Іншими словами, придумайте їй тему.- Буде це вечірка, на якій будуть подаватися коктейлі, пікнік для ваших співробітників, вибір теми задасть тон всьому заходу, і дасть вам можливість визначити, якою буде їжа, музика, декорації і так далі.
- Переконайтеся в тому, що тема буде придатною для запрошених. В інтернеті можна знайти велику різноманітність таких тем, які допоможуть вам з чогось почати.
2
Попередньо підрахуйте бюджет заходу, беручи за основу те, скільки ви можете витратити на їжу, розваги, запрошення, оренду приміщень та інші елементи, які ви хочете зробити частиною торжества.
3
Призначте зустрічі з орендодавцями відповідних приміщень і перегляньте різні варіанти.- Обговоріть ціну, і що входить у вартість послуг.
- Домовтеся про час, коли ви зможете мати доступ до приміщення. Якщо зал не замовлений на день перед вашою вечіркою, то зможете ви прийти заздалегідь, щоб прикрасити його і все підготувати? Чи обслуговується зал посудом, скатертинами, серветками, або вам потрібно все приносити з собою?
- Те ж саме стосується продуктів: чи можна їх замовити на місці або доведеться додатково домовлятися з фірмою, яка обслуговує банкети?
- Домовтеся про зустріч з фірмою, яка обслуговує торжества, щоб спробувати їх страви і поговорити про ціну.
- Подумайте, чи потрібна вам додаткова охорона для вашої компанії. Це убезпечить вас не тільки в юридичному плані, а й від небажаних сторонніх.
- Найміть професійного бармена, якщо фірма, яка дає вам приміщення не може його надати, а ви вирішили, що на вечірці буде алкоголь.
- Дізнайтеся, чи надає фірма святкові прикраси, або ж вам потрібно про це подбати самому. Іноді такі можуть мати широкий асортимент предметів, якими можна прикрасити столи, наприклад, свічки, дзеркала, глечики та ін. Використовуючи такі предмети безкоштовно, можна непогано заощадити.
4
Виберіть меню і обговоріть з тими, хто вас буде обслуговувати, а також спосіб подачі страв. Буде це шведський стіл, або гості будуть сидіти за окремими столиками? Чи передбачені закуски перед основними стравами, і чи буде що-небудь до вечора на десерт? Обговоріть в точності такі моменти, щоб гості не відчували себе голодними.
5
Підпишіть необхідні домовленості і попросіть для себе копію документа.
6
Купуйте потрібні для вашої теми прикраси.
7
Придумайте і зробіть пріглашенія- розішліть їх поштою або через інтернет.
8
Створіть список необхідних завдань. Якщо існують які-небудь критичні за строками фрагменти, зробіть список, добре розрахувавши час, потрібний для їх виконання.
9
Перевірте ваш список за тиждень і за день до заходу, щоб переконатися в тому, що ви нічого не забули.
10
Подумайте про людину, який би допоміг вам все організувати і виконати ваші доручення під час самого заходу.
Поради
- Дізнайтеся у вашої страхової компанії, чи потрібні додаткові положення до полісу. Вжиті заходи "на всякий випадок" будуть хорошою підстраховуванням, якщо відбудеться якась неприємність, наприклад, пожежа, пошкодження або судові розгляди.
