Як включити або виключити функцію Office Assistant в Microsoft Outlook
Якщо ви плануєте на якийсь час залишити рідний офіс - взяти лікарняний або піти, наприклад, у відпустку, то непогано буде поставити до відома про це всіх тих, з ким ви спілкуєтеся по електронній пошті. Якщо у вас є обліковий запис Exchange, то в Outlook такий функціонал вже вбудований. Якщо ж облікового запису Exchange у вас ще немає, то все одно можна можна налаштувати автоматичну відповідь на електронні листи - тільки й того, що пару правил задати. Ця стаття навчить вас усього, що потрібно знати з даного приводу.
Кроки
Метод 1 з 4: Outlook 2010/2013
1
Увімкніть автоматичні відповіді. Виберіть папку Exchange, потім виберіть папку зі свого розділу "Вхідні". Щоб побачити опцію "Automatic Replies", у вас повинна бути обрана папка Exchange. Відкрийте меню "Automatic Replies (Out of Office)". Її можна знайти, клікнувши на вкладку File і вибрати вкладку Info.2
Налаштуйте свої відповіді. В меню Automatic Replies клікніть на поле Send Automatic Replies. Ви можете налаштувати час, коли включиться асистент, задавши відповідну дату і часовий інтервал.3
Напишіть свої відповіді. Для електронних повідомлень, що проходять через ваш сервер обміну, використовуйте вкладку "Inside My Organization". Щоб відповідати на повідомлення, надіслані від всіх інших, використовуйте вкладку "Outside My Organization". Закінчивши формулювати відповіді, натисніть OK.4
Вимкніть функцію автоматичних відповідей. Якщо ви задали часовий інтервал, то дана функція буде діяти, як кажуть, від і до. В іншому ж випадку, Outlook буде розсилати автоматичні відповіді до тих пір, поки ви не відкриєте меню Automatic Replies і не виберете пункт "Do not send automatic replies".
Метод 2 з 4: Outlook 2007
1
Увімкніть опцію "Office Assistant". Виберіть вкладку Tools і виберіть "Out of Office Assistant". Виберіть опцію "Send Out of Office replies". Ви можете налаштувати час, коли включиться асистент, задавши відповідну дату і часовий інтервал.2
Напишіть свої відповіді. Для електронних повідомлень, що проходять через ваш сервер обміну, використовуйте вкладку "Inside My Organization". Щоб відповідати на повідомлення, надіслані від всіх інших, використовуйте вкладку "Outside My Organization". Закінчивши формулювати відповіді, натисніть OK.3
Відключіть опцію "Office Assistant". Якщо ви задали часовий інтервал, то дана опція буде діяти, як кажуть, від і до. В іншому ж випадку, Outlook буде розсилати автоматичні відповіді до тих пір, поки ви не відкриєте меню Automatic Replies і не виберете пункт "Do not send automatic replies".
Метод 3 з 4: Outlook 2003
1
Увімкніть опцію "Office Assistant". Виберіть вкладку Tools і виберіть "Out of Office Assistant". Виберіть опцію "I`m currently Out of Office".2
Напишіть свої відповіді. В поле "AutoReply only once to each sender with the following text" напишіть, власне, той самий текст, який повинен бути в листі.3
Додайте правила. В Outlook можна використовувати спеціальні правила, наприклад, перенаправляти листи від одних відправників іншим одержувачам і т.д. Щоб задати правило, натисніть на кнопку "Add Rule". Наприклад, ви можете задати таке правило, за яким листи від серйозного клієнта будуть перенаправляти відразу вашому помічникові.4
Вимкніть опцію "Office Assistant". Outlook буде розсилати автоматичні відповіді до тих пір, поки ви не відкриєте меню Automatic Replies і не виберете пункт "Do not send Out of Office replies".
Метод 4 з 4: Розсилка автоматичних відповідей без облікового запису Exchange
1
Створіть свій шаблон. Без облікового запису Exchange опція Automatic Reply недоступна. Тим не менш, налаштувати автоматичні відповіді все ще реально - для цього вам знадобиться шаблон і правила. Почніть зі створення нового електронного листа, воно і буде шаблоном.- Виберіть тему, відповідну ситуації, наприклад, "У відпустці до ". Можна написати в темі фразу "Це автоматичний відповідь", щоб не заплутувати співрозмовника.
- Напишіть невелике повідомлення, відповідне для всіх його потенційних одержувачів. Напишіть, як ще можна буде зв`язатися з вами (або з кимось ще).
2
Збережіть шаблон. Як тільки закінчите роботу над листом, збережіть його: клікніть Save As і виберіть Outlook Template у випадаючому меню Save as type. Це збереже лист як шаблон Outlook.3
Створіть правила. Щоб автоматичні відповіді розсилалися як треба, доведеться попрацювати над правилами, упорядочивающими цей процес. У Office 2003/2007 клікніть на Tools - Rules and Alerts. У Office 2010/2013, відповідно, File - Info - Rules and Alerts. Так ви отримаєте доступ в меню E-Mail Rules.- Клікніть на кнопку "New Rule", система попросить вас створити шаблон. У розділі "Start from a blank rule" виберіть "Check messages when they arrive". Натисніть "Next".
- Визначте, на які повідомлення ви будете відповідати. Якщо ви хочете відповідати на всі вхідні, то відзначте опцію "where my name is in the To box". Втім, критерії можна звузити, вказавши конкретних відправників або листа з конкретними словами в темі. Закінчите з цим, клікніть "Next".
- Завантажте свій шаблон. Виберіть опцію "reply using a specific template" в наступному вікні, щоб завантажити раніше створене повідомлення. Клацніть по посиланню в поле опису для завдання "specific template". Відкриє вікно провідника, виберіть "User Templates in File System". Відкрийте раніше створене вами повідомлення.
- Задайте винятку. Коли шаблон буде завантажений, ви можете задати виключення з правил, за допомогою яких ви не будете відповідати конкретним відправникам, на конкретні типи повідомлень і т.д. Закінчите з цим, клікніть "Next".
- Задайте ім`я для створеного правила. Це, по суті, фінальний етап. Ім`я повинно бути таким, щоб без проблем дізнатися і згадати правило в майбутньому. Відзначте галочкою пункт "Turn on this rule", щоб активувати правило, після чого натисніть Finish.
4
Вимкніть правило. Повернувшись назад в офіс, ви можете відключити правила, знову відкривши меню "Rules and Alerts", вибравши там правило "Out of Office" зі списку активних і видаливши його.
Поради
- За словом "organization", як правило, ховається ваша компанія і люди, які мають облікові записи типу Exchange Server у вашій поштовій системі.
- Меню Tools відображається в основному вікні Outlook - там же, де знаходяться меню File, Edit, View, Go, Actions і Help. У вікнах, де ви створюєте листи, зберігаєте контакти і задає завдання, посилання на це меню немає.
- Коли активна опція "Auto-reply to people outside my organization", відповідна вкладка з позначкою "On" відображається поруч з назвою вкладки.
- Контакт повинен існувати у вашій папці Exchange Server Contacts. Якщо контакт існує тільки в папці, що є частиною файлу особистих папок (.pst), то автоматичні відповіді відправлятися не будуть.
