Як зробити Tickler файл
Якщо ви щосили намагаєтеся тримати свій список справ під контролем і тим самим втрачаєте свій дорогоцінний час, намагаючись все організувати, то "Tickler" файл допоможе вам все розсортувати. Tickler розділяє завдання і паперу на: чинені щодня, щотижня і / або щомісяця. Tickler є особливо корисним інструментом для організації особистих рахунків і документів, зустрічей з клієнтами та майбутніх особистих / ділових телефонних дзвінків або розсилки електронної пошти. Дивіться Крок 1, в якому розповідається, як створити традиційний паперовий файл або використовувати цифрові послуги для створення електронної версії.
Кроки
Метод 1 з 3: Створюємо паперовий Tickler файл
1
Зберіть всі ваші матеріали. Вам знадобиться 12 папок, а також 31 файл. Таким чином, ви зможете зробити папку на кожен місяць, і 31 файл на кожен день поточного місяця.- Існує величезна безліч способів по створенню Tickler файлів, але цей найпоширеніший і легко відстежується.
2
Промаркируйте свої папки та файли. Вкажіть назву місяця на кожній з 12 папок. Потім пронумеруйте файли від 1 до 31.
3
Організуйте папки та файли. Помістіть необхідну кількість фалів в поточний місяць, починаючи з сьогоднішньої дати. Наприклад, якщо сьогодні 15 червня, то файли з номерами 15-31 потрібно розмістити в папці червня, а файли з номерами 1-14 - в папці липня.- Примітка: у червні тільки 30 днів, проте зберігайте тридцять першого файл до кінця місяця в цій же папці, щоб потім можна було легко перенести його в наступний місяць, не втрачаючи порядку речей.
4
Заповніть файли. Тепер, коли ми розклали файли, потрібно їх заповнити. Помістіть все, що потрібно виконати у відповідний файл. Ви можете помістити стікери з нагадуваннями, рахунки, листи і будь-які інші замітки / запису, які зажадають вашої уваги в один із днів.- Рознесіть майбутні справи по папках кожного місяця. Коли настане той чи інший місяць, ви зможете відсортувати елементи по днях.
- Якщо один з пунктів у вашому списку справ займе декілька днів, то помістіть його у файл з того дня, з якого збираєтеся почати. Але, у жодному випадку з того, коли ви вже повинні закінчити цю справу.
5
Помістіть свою папку поблизу. Ваш Tickler файл буде корисний тільки тоді, коли його легко дістати. Він повинен бути в межах досяжності витягнутої руки на вашій робочій зоні. Це дозволить вам брати папку не встаючи, що істотно позначиться на те, як часто ви буде переглядати файли.
6
Використовуйте свій файл. На початку кожного дня, вийміть з відповідною папки файл із справами на поточний день і помістіть його на вашому столі. По мірі виконання кожного пункту, прибирайте їх в інше місце на зберігання, або викидайте. Коли всі пункти виконані, перемістіть щоденний файл в кінець списку наступного місяця.
Метод 2 з 3: Використання Google календарів
1
Відкрийте програму з календарем Google. Ви можете використовувати його спільно з Gmail, щоб створити електронний Tickler файл, який буде слати вам щоденні нагадування про необхідність перевірити список справ на поточний день. Для того щоб у вас була така можливість, необхідно створити обліковий запис / аккаунт в Google.
2
Створіть новий календар. Якщо ви все-таки хочете вести свій електронний Tickler файл окремо від календаря, то створення нового календаря дозволить вам додавати нові пункти, які можна буде легко включати і вимикати. Це також дозволить встановити різні налаштування нагадувань.- Натисніть на значок стрілки поруч із кнопкою "Мої календарі" в лівому меню.
- Виберіть "Створити новий календар".
- Назвіть календар "Tickler". Якщо є необхідність, додайте невеликий опис до цього календарем.
- Натисніть кнопку "Створити календар", коли закінчите.
- Вимкніть свій головний календар при заповненні Tickler. Це дозволить легко відстежити, що виконане справу відзначено в правильному календарі. Ви можете перемикати календарі, натиснувши на кольоровий прапорець поруч з іменем календаря, в лівому меню.
3
Створіть події, що діють протягом усього дня. Для кожного пункту щоденного Tickler створіть нову подію поточного дня, яке діятиме цілий день. Для цього, переключіться на Щотижневий вид і відшукайте тонку смужку у верхній частині календаря під датами.- Натисніть на порожню панель, щоб відкрилося спливаюче вікно «Нова подія». Потім натисніть на посилання "Редагувати подія", щоб відкрити детальний редактор подій.
- Введіть всі деталі нового пункту. Додайте в заголовок або будь-яке підходяще місце докладний опис, включаючи адресу електронної пошти або веб-сайтів. Ви навіть можете скопіювати і вставити уривки з документів, які можуть вам знадобитися.
- Виділіть цей запис яскравим кольором, якщо ви хочете додати додатковий шар зорової візуалізації.
- Видаліть нагадування, якщо таке є, так як ви будете налаштовувати іншу систему нагадувань.
- Також як і з паперовим Tickler переконайтеся, що ви вписуєте пункт в той день, з якого повинні почати виконання цього завдання.
4
Отримуйте щоденний план робіт. Як тільки ви внесли всі завдання в календар, ви можете встановити Google календар і отримувати щоденне нагадування у вигляді електронної пошти з коротким описом всіх завдань на поточний день. Для цього натисніть на значок шестерні в правому верхньому куті та виберіть Установки.- Перейдіть на вкладку Календарі, а потім натисніть кнопку "Нагадування і повідомлення", щоб перейти на ваш Tickler календар.
- Встановіть прапорець "Щоденні порядку денного". Ви автоматично будете отримувати список всіх ваших справ на день через Gmail о 5 годині ранку щодня. Ви можете переглянути цей список відразу, як прокинетеся.
5
Продовжуйте заповнювати файли по днях. Зі збільшенням пунктів переконайтеся, що ви поставили їх на правильну дату. По можливості виділіть один або два дні на місяць, щоб перевірити чи правильно ви ввели інформацію.- Якщо ви виявили, що повторюєте деякі пункти занадто часто, то можете встановити для них певний розклад, так щоб вони повторювалися автоматично без їх повторного введення.
Метод 3 з 3: Використання Evernote
1
Створіть дванадцять блокнотів. Evernote являє собою безкоштовний сервіс, який дозволяє створювати нотатки і сортувати їх у блокноти. Ви можете використовувати віртуальну систему заповнення Evernote, щоб створити файл TICKLER, схожий з паперовим варіантом. Для початку створіть дванадцять блокнотів і проставте назва певного місяця на кожному з них, а також порядковий номер кожного місяця. Додайте "0" перед цифрами тих місяців, номер яких складається з однієї цифри. Це дозволить розсортувати місяці в правильному порядку.- Наприклад, "1 січня, 2 лютого, 3 березня ... 9 вересня, 10 жовтня, і т.д."
- Для того щоб створити новий блокнот натисніть на значок стрілки поруч із заголовком Блокноти в лівому меню та натисніть кнопку "Новий блокнот ..."
2
Складайте свої блокноти. Після того, як ви створили свої блокноти, почніть складати їх. Перетягніть блокнот "2 лютого" поверх блокнота "01 січня". Ви буде запропоновано дати назву цій стопці, тому назвіть її ".Tickler". "." гарантує, що добірка блокнотів Tickler залишається нагорі списку блокнот.
3
Створіть замітки для кожного дня місяця. Натисніть на блокнот поточного місяця, а потім натисніть кнопку "+ Нова нотатка". Озаглавьте першу замітку "01" для першого дня місяця. Повторіть цю процедуру для кожного дня місяця, поки у вас не з`являться нотатки на кожен день.- Коли ви закінчили створювати всі нотатки, натисніть кнопку "Параметри перегляду" в нижній частині вікна і виберіть "Назва (за зростанням)". Це дозволить сортувати список заміток, так що вони залишаться в правильному порядку.
4
Заповніть свої нотатки. Тепер, коли всі нотатки структуровані, ви можете почати заповнювати їх необхідною інформацією. Також як і з паперовим Tickler файлом переконайтеся, що ви вписуєте пункт в той день, з якого повинні почати виконання цього завдання, а не в ту дату, коли завдання вже має бути виконане.- Додати теги, які допоможуть вам знайти і відсортувати інформацію в Tickler файлі.
5
Додайте нагадування. Використовуйте значок будильника у верхній частині замітки, щоб встановити нагадування по електронній пошті. Як тільки ви включите перегляд Tickler файлу в ваш ранковий розпорядок, ви більше не будете потребувати нагадуваннях.
Поради
- Якщо ви все ще боріться з щоденним обсягом вашого Tickler файлу, створіть окремий Tickler файл - розділений на дні, тижні або місяці - для кожної групи завдань, які ви повинні виконати. У назві кожного файлу ставте чітку інформацію, яка б ясно відображала поставлену мету. Наприклад, ви могли б створити один файл для рахунків, які необхідно сплатити, а інший - для людей, з якими необхідно зв`язатися.
