Як організувати свій час за допомогою Microsoft Outlook
Як ви можете вивільнити час, організувавши Microsoft Outlook? Це вимагає дисципліни, але в більшості випадків просто організації програми та роботи її інструментів.
Кроки
1
Перше, що ви повинні зробити, відключити повідомлення про нові повідомлення. Щоб це зробити, відкрийте меню «Файл», виберіть «Інструменти», «Опції» (або «Сервіс» - «Параметри»). Відкриється вікно параметрів. На вкладці «Налаштування» натисніть на кнопку «Параметри пошти». У вікні натисніть на кнопку «Додаткові параметри». У який з`явився новому вікні подивіться на розділ «При отриманні повідомлення в папку« Вхідні »». Приберіть всі відмітки.
2
Зробіть календар видом за замовчуванням. Це надасть вам можливість перегляду призначених завдань на день. Щоб зробити календар видом за замовчуванням, відкрийте меню «Файл», виберіть «Інструменти», «Опції» (або «Сервіс» - «Параметри»). У вікні опцій перейдіть на вкладку «Додатково» і натисніть на кнопку «Додатково». У вікні додаткових опцій подивіться на «Загальні настройки» і натисніть кнопку «Огляд ...». Відкриється вікно «Вибір папки», виберіть «Календар» та натисніть ОК три рази.
3
Щоб включити нову подію в розклад, виберіть меню «Файл», «Вид» і потім «Список завдань».
4
Щоб переглянути розклад на один день, виберіть меню «Файл», «Вид», «Вид списку завдань» і виберіть «Завдання на сьогодні».
5
Виділіть час на кожен день для перегляду вхідних повідомлень. Переглядайте повідомлення 2-3 рази на день, і не звертайте на них увагу в інший час. Повідомлення відволікають вас від виконання основної роботи.
6
Як тільки ви прочитали повідомлення, очистіть папку з вхідними листами. Таким чином не буде нічого зайвого в кінці прочитання повідомлень. Щоб очистити папку з вхідними повідомленнями, спершу вирішите, що робити з кожним з них. У вас є чотири варіанти: «Видалити, відкласти, переслати або створити правило».
7
Якщо ви закінчили з даним повідомленням, видаліть його.
8
Щоб відкласти повідомлення, створіть для нього завдання, перетягнувши повідомлення на кнопку «Завдання» в нижньому лівому кутку. Автоматично створиться завдання- виберіть дату і час початку та строк, потім збережіть.
9
Щоб переслати повідомлення, створіть завдання і призначте іншого одержувача повідомлення.
10
Останній варіант робить з повідомленням те, що описано в задачах залежно від параметрів повідомлення. якщо ви обробили повідомлення, то воно може або бути видалено автоматично, або переміщено в папку з вашими старими листами.11
Щоб заблокувати час в календарі, перетягніть повідомлення на кнопку «Календар» в нижньому лівому кутку. Відкриється вікно «Зустріч». Введіть час і дату і збережіть. Копія повідомлення буде знаходиться разом із заміткою про зустріч. Видаліть повідомлення зі скриньки «Вхідні» або перемістіть в свою папку.
Поради
- Найголовніше - не бути рабом своїх повідомлень. Відключивши всі сигнали про повідомлення, і, поставивши календар як вид за замовчуванням, ви сфокусуйтеся на своїй роботі.
