Як зробити наукову або технічну презентацію

Наукові та технічні презентації є життєво важливою складовою подання наукових даних перед аудиторією. Чи є ви фахівцем в області медичних досліджень, інженером або державним чиновником, рано чи пізно вам доведеться виступати з усною презентацією. У цій статті розповідається про те, що потрібно знати і вміти для підготовки успішної презентації, і даються корисні поради з приводу візуального представлення даних і створення ефектних презентацій в PowerPoint.

Важливо відзначити, що не існує короткого, спрощеного шляху підготувати хорошу презентацію. В принципі, якщо ви присвятіть достатньо часу підготовці та практиці і будете мати на увазі, що по ходу можуть виникнути різні непередбачені обставини, то все пройде добре. Однак ця стаття призначена, в першу чергу, для тих, хто виступає перед аудиторією вперше і не має досвіду в цій галузі. Досвідченим ораторам варто ознайомитися з нашою більш докладною статтею на strategicresults.com/wiki/doku.php

Спасибі і приємного читання!

Кроки

1
Дізнайтеся, перед якою аудиторією ви будете виступати. Ви повинні уявляти, що вашим слухачам потрібно, а що - ні. Це відноситься як до підготовки презентації, так і до спостереження за реакцією аудиторії в процесі виступу.
2
Читайте свою презентацію як історію. Думки повинні слідувати одна за одною в логічному порядку. Слухачі запам`ятають, про що ви розповідали, якщо в голові у них складеться послідовний уявний образ. Якщо ви робите наукову презентацію, присвячену складної галузі дослідження, переконайтеся, що в ній є чіткий початок і закінчення. Однак не всі презентації потрібно структурувати подібним чином. Наприклад, якщо ви виступаєте з пропозицією нового бізнес-плану або ідеї, яку ви хочете розвинути, цікавим рішенням може бути супроводити ваш розповідь серією швидко змінюють один одного картинок, щоб у аудиторії склалося більш особисте розуміння вашої ідеї.
3
Дайте повну картину, потім покажіть важливе крупним планом. Як сказав Роберт Ангольт в книзі "Dazzle `em with Style" (дослівно "осліп їх стилем" - російською мовою не видавалася): "Ви не приведете слухачів нікуди, якщо у них немає причини слідувати за вами". Візьміть деталь і покажіть її значимість у контексті того, що, як ви пояснили, є важливим для наукового співтовариства в цілому.
4
Використовуйте приклади. Їх ніколи не буває занадто багато, оскільки саме їхня аудиторія запам`ятовує найкраще. Якщо приклади не відносяться до справи, аудиторія втратить суть того, що ви намагаєтеся до неї донести.
5
Посміхайтеся! Пам`ятайте, що презентація - це в першу чергу ви, а не слайд-шоу чи інший засіб показу інформації. Ваша презентація хороша рівно настільки, наскільки добре ви її піднесете, так що нехай ваш щирий інтерес до теми буде видно по тому, як ви говорите і рухаєтеся. Якщо ви зумієте захопити слухачів своєю темою, вони, найімовірніше, не стануть відволікатися і не втратять нитку. Візуальні засоби повинні містити всю інформацію, необхідну аудиторії, але не роз`яснювати її сенс. Це ваше завдання - довести інформацію до аудиторії і розкрити її значення і значимість.
6
Сфокусуйтеся на нематеріальному: увагу аудиторії, рухи рук, поза, тон голосу. Якщо ви знаєте за собою звичку розгойдуватися взад-вперед або плескати в долоні, завершуючи окрему думку, заздалегідь скоректуйте свою поведінку, щоб мінімізувати відволікаючі моменти. Чим більше ви практикуєтеся і говорите на публіці, тим краще ви дізнаєтеся свої сильні і слабкі сторони.
7
Пам`ятайте, хто ваші слухачі. Аудиторія може складатися з людей з різними рівнями знань і досвіду і рисами характеру, однак це не повинно створювати у вас відчуття, що ви повинні повністю змінити стиль і манеру подачі. Ви не повинні! Зміст презентації залишиться тим же самим, а те, як ви її проводите, буде лише більш-менш змінюватися.
8
Дивіться на презентацію критичним поглядом. Це потрібно заради якості і правильної схеми презентації. Кожна подробиця вашої роботи постане перед безліччю очей всякий раз, як ви будете проводити презентацію, а це означає, що будь-яку помилку помітить хоча б одна людина в аудиторії. Граматика дуже важлива, але ще важливіше те, як ви впораєтеся зі структурою і систематизацією ваших думок. Пам`ятайте: якщо ви самі не можете пояснити перехід від однієї частини до іншої, слухачі тим більше його не зрозуміють.
9
Знайте свій предмет. Це не означає, що, поставши перед публікою, ви повинні викласти все, що знаєте. Однак ви повинні знати тему досить добре, щоб при необхідності вести грамотну дискусію, користуючись ясними і простими термінами. Це схвалять ті, хто обізнаний у цій галузі, а більш молоді і менш досвідчені слухачі стануть вас поважати і проявлять більше уваги.

10
Як випливає відпочиньте перед презентацією. Тривалий здоровий відпочинок позбавить від здатною вас відволікти втоми і дозволить вам направити на виступ всю енергію і сконцентруватися на темі. Якщо ви повністю зосереджені на своїй презентації, то вища ймовірність того, що ви не зробите помилок і будете говорити зрозуміло.
11
Практика, практика і ще раз практика. Головне, для чого це потрібно, - скоротити або подовжити презентацію, щоб вона вийшла ідеальною за часом. Коли ви вимовляєте слова вголос, то бачите, скільки часу насправді потрібно, щоб донести певну думку, і коли пора переходити до наступного пункту. Інша причина відрепетирувати презентацію - запам`ятати, в якому порядку йдуть слайди і про що в них йдеться, щоб бути готовим приступити до викладу матеріалу ще до того, як слайд з`явиться на екрані. Практика допоможе вам знайти упевненість і освоїтися з вашою темою.
12
Після презентації. Доведіть її до кінця, відповідаючи на додаткові запитання, які ви не охопили в процесі виступу. Проведіть опитування або короткий анкетування, щоб дізнатися, чи дійсно люди зрозуміли основні положення вашої мови. Ви можете задати питання не тільки стосовно вашого стилю і способу подачі інформації, а й самого матеріалу, щоб уявити, яким аспектам можна приділити більше уваги, а які цього не варті.

Візуальні засоби

Ідея використання PowerPoint і графіків для посилення ефекту презентації грунтується на тому, що люди найкраще засвоюють інформацію, коли одночасно чують її і бачать. Поширена помилка щодо наочного матеріалу - включати в нього абсолютно все, щоб зробити свою думку більш зрозумілою. Насправді краще включити в презентацію графік з невеликим набором даних, ніж показати все, але бути не в змозі зробити це зрозумілим. Коротке пояснення до графіка або схемою - ось все, що вам потрібно.

Хороший графік містить не так багато даних, але з нього можна отримати багато інформації. Ефективна інфографіка містить кілька смислових шарів. Якісні приклади візуалізації насичені даними, але не до такої міри, щоб їх взаємозв`язку збивали з пантелику.

Поради фахівця з візуального і графічного дизайну

Едвард Тафті - експерт в галузі інформації, що спеціалізується на візуальному представленні кількісної інформації. Він зробив революцію в поглядах на візуалізацію інформації та способи її подання. Ось деякі з його рекомендацій.

1. Графіки ефективніше таблиць, так як відображають зміни даних і значущі тенденції.

2. Замість того щоб малювати більше графіків, з`єднайте більше змінних в одному графіку. Візьмемо як приклад похід Наполеона на Москву. На графіку буде представлено 6 змінних: розмір армії в чисельному вираженні, температура в градусах, географічне положення. Крім того, там буде вказано кількість солдатів, відбите товщиною лінії (1 мм відповідає 6000 чоловік), і назви основних битв, що призвели до великих втрат.

3. Використовуйте графіки, на яких одна змінна співвідноситься з іншого, так як вони більш інформативні та доступні для сприйняття.

4. Графіки повинні бути правдивими. Фальсифікація даних справляє погане враження і відразу ставить питання про істинність усього дослідження та інших даних.

5. Контекст - це засіб, в якому дані знаходять значення. Без пояснень і візуальних засобів, дані нічого не означають. Сила великих наборів даних полягає в кількості корисної інформації, яку можна з них витягти.

Source: Періодична таблиця візуалізації

На цій схемі користувач може вибрати, який вид інформації йому потрібен, виходячи з власних інтересів і тимчасових рамок. Так як інформації тут зібрано дуже багато, дизайнер використав колірні і знакові позначення важливих параметрів, щоб спростити пошук і не перевантажувати схему зайвими деталями.

6. Насиченість інформацією. Коефіцієнт, що зв`язує кількість використаних чорнила для принтера і корисних даних на графіку, запропонований тафти, показує, наскільки графік насправді інформативний. Він запропонував співвідношення, в чисельнику якого стоїть кількість чорнила (або пікселів екранного зображення), необхідний для зображення тих даних, без яких графік втратить сенс, а в знаменнику - для всього графіка, включаючи підписи, рамки, лінії сітки і т.п. В ідеалі співвідношення має бути максимальним (прагнути до 1). Суть цього коефіцієнта полягає в мінімізації інформаційного "сміття" і непотрібних деталей, але він також говорить про те, що не потрібно недооцінювати здатність аудиторії інтерпретувати дані. У згаданому вище прикладі про Наполеона деякі змінні і значення даних одразу кидаються з ока, інші - у меншій мірі. Проте з часом глядач або читач здатний витягти з графіка все більше і більше інформації, що робить його більш цінним і динамічним.

7. Щільність даних.

8. Графіки високої інформативності. Слід зазначити, що колись поширеною темою були ілюстрації в наукових рукописах. Однак, як зауважив Альберт Бідерман, статистичні графіки відділилися від тексту і таблиць з розвитком друкованих технологій.

9. Шрифт із зарубками краще, ніж без зарубок (хоча це спірне питання).

На основі всіх цих рад тафти виділяє три головні ознаки відмінного графічного втілення:

1. Змістовність.

2. Ясність і точність.

3. Максимум інформації, що доніс за мінімум часу.

Деякі корисні поради

1. Завжди повторюйте заданий вам питання.

2. Відповідайте просто. Давайте відповідь по суті, а не загальні розпливчасті фрази- не ускладнювати, щоб не заплутати слухачів ще більше-не накидається на який запитав з критикою.

3. Якщо ви не знаєте відповіді, скажіть що-небудь на зразок: "На жаль, зараз у мене немає відповіді на ваше запитання. Але я постараюся дізнатися, і ми з вами можемо обговорити це в майбутньому".

4. Відповідайте на питання, навіть якщо відповідь вже пролунав у вашому виступі. Людина могла упустити щось важливе, а ви не хочете залишити його в невіданні.

5. Відповідайте тільки на ті питання, які, на ваш погляд, становлять найбільший інтерес для аудиторії. Пам`ятайте, що ваш час обмежений, і ви маєте право самі приймати рішення.

6. Пам`ятайте, що іноді ви можете знати когось, хто в змозі краще відповісти на питання, чим ви. Можливо, ви не є безпосереднім автором роботи, але знаєте того, хто вивчив тему набагато глибше. Якщо це так, скажіть про це аудиторії і порадьте звернутися до нього

7. Питання і відповіді - частина презентації. Це один з її сегментів, а не факультативне доповнення, під час якого люди можуть за власним бажанням залишати аудиторію. Багато разів зазначалося, що якраз на цьому етапі люди вчаться найкраще, вступаючи у взаємодію з виступаючим і вдаючись у більш тонкі подробиці дослідження.

8. Завершіть виступ, ще раз наголосивши на головне (це може бути перефразування вашого центрального тези або ув`язнення).

Увімкніть зворотний зв`язок у вигляді опитування або анкетування.
Деякі промовці включають в свою презентацію опитування або анкетування, щоб отримати відгук аудиторії з певної теми. Один із способів, який можна запропонувати, - голосування за допомогою SMS. Слухачі надсилають повідомлення, що містять номер відповіді із запропонованих варіантів-дані можуть відображатися в реальному часі. За кордоном ця технологія вже використовується в університетах для оцінки залученості та підвищення ефективності навчання, коли викладач традиційно читає лекцію годину або півтора і відразу залишає клас, при цьому ніхто не говорить ні слова.
Нове програмне забезпечення для презентацій, наприклад, SlideRocket (https://sliderocket.com/) змінює мистецтво презентації та ставить усіх у рівне положення в плані передачі файлів і доступності презентації для кожного.
Подякуйте аудиторію за увагу.

Думати і говорити, слухати і говорити

Думайте перед тим, як говорити. Пам`ятайте, що чим більше ви прислухаєтеся до аудиторії і розумієте, про що вона думає, тим краще ви зможете донести до неї, в чому вона зацікавлена. Будьте гарним слухачем, і ви зумієте контролювати темп свого виступу і утримувати увагу великої кількості народу.

З умінням слухати пов`язана здатність керувати своїм темпом, прискорюватися або робити паузи, щоб люди встигали за ходом вашої думки і розуміли суть сказаного. Якщо ви звикли говорити швидко, попрацюйте над уповільненням своїй промові. Якщо ви, як правило, говорите повільно, особливо якщо ви іноземець, завжди тримайте в голові, яка думка повинна бути наступною, щоб уникнути непотрібних "хммм" або "подивимося, що у нас далі ...". Вчіться говорити вголос і завжди тримати в голові наступну думку. Пам`ятайте, що при будь-якому публічному виступі ви контролюєте аудиторію і можете самі вирішувати, про що говорити, а про що ні. Від вас залежить правильно вибрати темпу, щоб люди витягли з вашої мови якомога більше.

Як же справитися з нервовим напруженням?

1. Направте його на створення позитивної, креативної енергії, яка дозволить вам передати аудиторії ваш ентузіазм та інтерес до теми.

2. Перед презентацією розслабтеся. По можливості добре виспіться вночі напередодні виступу, і одягніться так, щоб справити враження.

Поради

Звертайте увагу на свій темп. Дайте аудиторії достатньо часу розглянути кожен слайд, витягти з нього інформацію і зрозуміти, яким чином він пов`язаний з тим, про що ви говорите.
Будьте обережні при підготовці презентації, щоб не перевантажити слухачів інформацією. Сформуйте у аудиторії достатнє уявлення про тему, щоб вона була готова прийняти нові знання.

Імпровізуйте! Ви повинні знати свій предмет настільки добре, щоб вам не довелося спиратися на слайди. Слайди, зображення, паперу, замітки, роздатковий матеріал та інші кошти потрібні вам як нагадування. Вони не повинні створювати обмежень, в рамках який вам доведеться говорити.
Не забувайте принцип K.I.S.S. - "Keep it short and simple!" ("Роби коротше і простіше!"). Якщо презентація тягнеться занадто довго або надміру ускладнена, слухачі втрачають інтерес.
При необхідності використовуйте роздатковий матеріал. Особливо це стане в нагоді математикам, якщо в тему презентації входять складні розрахунки.
Зберіть всю необхідну інформацію про місце свого виступу (технічне обладнання, ваше місце в програмі конференції, очікувана кількість слухачів і рівень їх освіти, час, відведений на ваш виступ).
Вчіться у інших ораторів! Вивчення технік, якими користуються професіонали високого класу, допоможе вам у ваших виступах.

Попередження

Не вибачатися, якщо якийсь слайд до кінця цілком зрозумілий або містить не цілком вивчені дані. Замість цього, швидко поясніть, для чого він потрібен, і переходите до наступного.
Ніколи не затягуйте презентацію! Це найгірший спосіб її завершення, і до того часу ви вже втратите увагу аудиторії.
Переконайтеся, що програми та комп`ютерна техніка, необхідні вам для презентації, сумісні з обладнанням, встановленим там, де ви будете її проводити. Не відкладайте це питання на останній момент.
Якщо ви користуєтеся презентацією в PowerPoint, можна задати їй певну швидкість, щоб уникнути виходу за рамки відведеного часу. Якщо ви виявите, що багато часу приділяєте поняттями, не мають прямого відношення до того, що від вас очікують почути, скажіть коротко, що подальше можна пропустити, і зробіть короткий висновок, позначивши основну думку.
Подбайте про впорядкування візуальної інформації, кольорах, шрифтах і логічній структурі. Зовнішнє враження від презентації часто не менш важливо, ніж її зміст.
Уникайте спроб що-небудь пояснити, не маючи належними даними, доказами і результатами досліджень, які можуть це підтвердити. Завойовуйте довіру аудиторії, засновуючи свій виступ на реальних фактах і відкриттях у вашій області. Хоча основна ваша мета - інформування та роз`яснення, можливо, що вам доведеться усіма силами переконувати скептично налаштованих слухачів прийняти певну точку зору.

Що вам знадобиться

Елегантна і акуратний одяг, що підходить для даного клімату і для вашого оточення
Ваша презентація і пов`язана з нею техніка та програмне забезпечення
Можливо, проектор для великого екрану
Резервна копія файлу з презентацією на окремому носії - на випадок, якщо ваш пристрій зламається або виявиться несумісним з обладнанням в аудиторії.
Картки з нагадуваннями по ходу доповіді
Лазерна указка (за бажанням)
Стакан або пляшка води (ніякої жувальної гумки!)

References

[Добре посилання на все, що пов`язано з презентаціями та публічними виступами]