Як застосувати умовне форматування в Excel
Вам потрібно знати, перевищили витрати запланований бюджет чи ні? Хочете знайти важливі дані у величезному списку? Функція умовного форматування Excel допоможе вам впоратися з цими та багатьма іншими завданнями. Хоча використовувати цю функцію досить складно, знання її основ дозволить вам розібратися в будь-якому проекті, над яким ви працюєте.
Кроки
1
Введіть ваші дані або скачайте практичний приклад тут. Це буде дуже корисно, тому що умовне форматування легше зрозуміти, перевіривши на вже наявних у вас даних. Хоча ви можете застосувати умовне форматування до порожніх клітинок, найпростіше побачити, чи працює воно, з використанням вже існуючих даних.
2
Клікніть на клітинку, яку хочете відформатувати. Умовне форматування дозволяє змінити стиль шрифту, додати підкреслення або змінити колір. Використовуючи умовне форматування, можна також застосувати закреслення до осередку, а також поміняти її межі і заливку. Однак ви не зможете змінити шрифт або розмір шрифту вмісту комірки.
3
Натисніть "Формат"> "Умовне форматування", щоб почати процес умовного форматування. В Excel 2007 це знаходиться в "Домашня сторінка"> "Стилі"> "Умовне форматування".
4
Натисніть "Додати>>" щоб використовувати дві умови. У цьому прикладі використовується дві умови, щоб бачити, як одне виключає інше. Excel дозволяє додавати до трьох умов на клітинку. Якщо вам потрібно тільки одна умова, пропустіть наступний крок.
5
Натисніть "Додати>>" ще раз для додавання іншого умови або натисніть "Видалити..."І виберіть, яке з умов видалити.
6
Визначте, засноване ваше умова на значенні в поточному осередку або якийсь інший осередки, або навіть групи осередків в іншій частині листа.
7
Залиште умова, як є (іншими словами, залиште перше значення зі списку "Значення осередку"), якщо умова засноване на поточному осередку. Якщо воно залежить від інших осередків, у випадаючому списку виберіть "Формула". Для роз`яснень за пунктом "Формула" перейдіть до наступного кроку. У разі варіанту "Значення осередку" зробіть наступне:- Використовуючи другий список, що випадає, виберіть аргумент, який найкраще підходить. Для перевірки умов перебування між нижньою і верхньою межею виберіть "Між" або "Не між". Для умов, що використовують одне значення, використовуйте інші аргументи. У цьому прикладі буде використовуватися одне значення з аргументом "Більше ніж".
- Визначте, яке значення (значення) потрібно застосувати до аргументу. У цьому прикладі ми використовуємо аргумент "Більше ніж" і осередок B5 як значення. Щоб вибрати комірку, натисніть кнопку на текстовому полі. Вікно умовного форматування буде згорнуто.
- Використовуючи другий список, що випадає, виберіть аргумент, який найкраще підходить. Для перевірки умов перебування між нижньою і верхньою межею виберіть "Між" або "Не між". Для умов, що використовують одне значення, використовуйте інші аргументи. У цьому прикладі буде використовуватися одне значення з аргументом "Більше ніж".
8
У разі використання "Формули" ви можете застосувати умовне форматування, грунтуючись на значенні іншого осередку або осередків. Після вибору пункту "Формула" все випадають списки пропадуть, і у вас буде тільки текстове поле. Це значить, ви можете ввести будь-яку формулу, використовуючи стандартні формули Excel. У більшості випадків вам краще дотримуватися простих формул і уникати тексту або текстових рядків. Врахуйте, що формули прив`язані до поточної осередку. Наприклад: C5 (поточна комірка) = B5> = B6. Це означає, що C5 змінить форматування, коли B5 стане більше або дорівнює B6. Цей приклад можна було використовувати для умови "Значення осередку", але він добре передає зміст. Щоб вибрати комірку на аркуші, натисніть кнопку в текстовому полі. Вікно умовного форматування буде згорнуто.- Наприклад: Уявіть, що у вас є таблиця з усіма днями поточного місяця, перерахованими в колонці А- вам кожен день потрібно вводити дані на цьому лісте- і ви хочете, щоб вся рядок, пов`язана з сьогоднішньою датою, була якимось чином виділена. Спробуйте так: (1) Виділіть всю таблицю з даними, (2) Виберіть умовне форматування, як це описувалося вище, (3) Виберіть "Формула" і (4) Введіть щось на зразок [b]= $ A3 = TODAY (), де колонка A містить дати, а рядок 3 - це перший рядок з даними (після заголовків). Зауважте, що вам потрібен значок $ перед A, але не перед 3. (5) Виберіть формат.
9
Натисніть на осередок, що містить значення. Ви помітите, що значки ($) будуть автоматично додані перед позначенням рядка і стовпчика. Це робить посилання на комірку абсолютною. Це означає, що якщо ви застосуєте той же умовне форматування до інших осередкам за допомогою операції "копіювати / вставити", вони всі будуть посилатися на первісну осередок. Щоб виключити таку поведінку, просто клацніть на текстове поле і видаліть знаки ($). Якщо ви не хочете встановлювати умова, залежне від якого-небудь осередку на вашому аркуші, просто введіть значення в текстове поле. Ви навіть можете ввести текст, що залежить від аргументів. Наприклад, не використовуйте аргумент "більше ніж" і "John Smith" в текстовому полі. Ви не можете бути більше, ніж John Smith ... хоча, можливо і могли б, але - гаразд, не беріть в голову. У цьому прикладі повне умова, якби ви виголосили його, звучить так: "Коли значення цього осередку більше, ніж значення в комірці B5, то ..."
10
Застосуйте тип форматування. Майте на увазі, що ви хочете зробити осередок відрізняється від інших осередків на аркуші, особливо якщо у вас багато даних. Але ви хочете, щоб це виглядало професійно. У нашому прикладі ми хочемо, щоб шрифт став товстим і білим, а заливка стала червоною. Щоб почати, натисніть "Формат ..."
11
Виберіть, які зміни в шрифті ви хочете зробити. Потім натисніть "Кордон" і зробіть там які-небудь зміни. У нашому прикладі ми не змінюємо кордону. Потім натисніть "Шаблони" і зробіть там зміни. У будь-який момент, коли ви закінчили робити зміни форматування, натисніть "OK."
12
Під аргументами і значеннями з`явиться попередній перегляд формату. Вносьте необхідні зміни, поки формат чи не стане таким, як вам хотілося б.
13
Перейдіть до другого (і третього, якщо ви його додали) умові і виконуйте інструкції, наведені вище (починаючи з кроку 6). У прикладі ви помітите, що друга умова теж включає невелику формулу (= B5 * .90). Вона бере значення B5, примножує його на 0.9 (тобто бере 90 відсотків від нього) і застосовує форматування, якщо значення менше отриманого.
14
Натисніть "OK."Тепер, коли ви закінчили з вашими умовами, трапиться одне з двох:- нічого не зміниться. Це означає, що умови не виконуються, і форматування не застосовується.
- Один з обраних вами форматів з`явиться, тому що виконати одну з умов.
Поради
- Ви можете спробувати зробити умовне форматування для даних, які не мають особливого значення або не втратити, якщо ви допустите помилку.
- Одне із застосувань цієї функції - це ідентифікація товарно-матеріальних цінностей, вартість яких впала нижче бажаного рівня. Наприклад: Зробіть шрифт жирним в рядку або комірці, коли вартість нижче вказаного значення.
- Ці кроки підходять для Excel 97 і більше нових версій.
- Однією з особливостей Excel є можливість застосовувати "копіювати - спеціальна вставка - значення" для умовного форматування таким чином, що форматування копіюється, але пропадають рівняння умовного форматування. Це економить пам`ять, займану рівняннями. Нижче наведений (VBA) макрос, який робить це, копіюючи дані з Excel в Word (який використовує формат HTML), а потім копіює назад в Excel- Але це тільки для просунутих користувачів, у яких є досвід використання VBA макросів:
Ось швидкий і брудний макрос VBA, який може бути застосований до невеликих наборів даних (jp_johnny)
- Умовне форматування можна застосувати для затінення кожного другого рядка. Ви можете знайти інформацію про це на сайті Microsoft https://support.microsoft.com/kb/268568/en-us?spid=2513sid=280
- Ви можете застосувати один і той же форматування для всього рядка або стовпця. Натисніть на кнопку "Формат за зразком" (виглядає як жовта кисть) і потім виберіть все осередки, до яких хочете застосувати умовне форматування. Це буде працювати тільки, якщо в умовах немає значків $. Врахуйте, що вам краще буде перевірити ще раз всі посилання на комірки .
- Ви також можете застосувати форматування до інших осередкам, просто виділивши клітинку, у якої вже є форматування, і скопіювавши її. Потім виділіть комірки, до яких потрібно застосувати форматування, зробіть "Спеціальну вставку" і виберіть "Формати".
Попередження
- У версіях більш ранніх, ніж 2007, є обмеження: три умовних форматування на клітинку. В Excel 2007 це обмеження було зняте.
- Не вибирайте форматування, яке потім важко буде читати. Помаранчевий або зелений фон можуть виглядати яскраво на екрані, але вам складно буде щось зрозуміти, якщо це надрукувати на папері.
