Як оцінити удосконалення робочих процесів
Компанії та організації в кожній індустрії прагнуть удосконалити робочі процеси та процедури. Управління робочими процесами важливо для ефективності організації, обслуговування споживачів, збільшення прибутку, задоволеності клієнтів та емоційного стану працівників. Хоча поставити цілі і завдання удосконалення робочих процесів легко, виміряти ефективність процесів та їх удосконалення протягом певного періоду часу порою може бути складніше. Вимірюйте удосконалення робочих процесів шляхом порівнянь, доказів, моделей та інших статистичних і суб`єктивних показників.
Кроки
1
Створіть визначення і стандарти. Цілі і завдання удосконалення робочих процесів повинні бути визначені до того, як стане можливим вимірювання поліпшень. Запишіть, чого ви очікуєте від удосконалення процесу, і повідомте ці стандарти всім, хто залучений в цей процес.
2
Оцініть вплив удосконалення процесу. Визначте, які наслідки викликані зміною процедур, і чи є ці зміни позитивними або негативними. Зверніть увагу, який ефект на кінцеві результати справило поліпшення процесу або відсутність поліпшень. Досягнете консенсусу в ідентифікації отриманих ефектів.
3
Порівняйте вплив на заздалегідь обговорені стандарти або визначення успіху. Визначте, в чому саме процес досяг або не досяг заздалегідь встановлених стандартів, і постарайтеся кількісно виразити величину повернення на інвестиції в удосконалення. Відзначте, де саме поліпшення виявилося неадекватним.- Створіть план дії, щоб домогтися постійного удосконалення, так само як і виправлень в тих областях, де покращення не були досягнуті. Переконайтеся, що існує система, яка забезпечить безперервне удосконалення процесу після того, як було вироблено вимір.
4
Встановіть, наскільки серйозно організація належить до вдосконалення робочих процесів. Поговоріть з працівниками та іншими учасниками, щоб зрозуміти, наскільки серйозно ставляться до цього члени окремих команд, так само як і вся організація в цілому. Якщо існують проблеми з настроєм окремих команд, вирішите їх якомога швидше, беручи до уваги поради оточуючих щодо їх усунення.- Запитайте працівників, наскільки позитивно вони оцінюють нові процедури і свою участь у них. Визначте, чи відчувають вони, що їх роль у робочих процесах є необхідною і цінною, наскільки вони розуміють важливість своєї ролі в досягненні кінцевих результатів.
- Переконайтеся, що працівники отримали достатньо тренінгу в роботі по новим процедурам, щоб домогтися успіху в поліпшенні роботи бізнесу в цілому. Визначте, чи мають вони необхідне обладнання, і запитайте, що ще їм необхідно для успішної роботи. Переконайтеся, що вони дійсно використовують нові процеси.
Поради
- Вимірюйте тільки те, що дійсно важливо для вашого бізнесу або компанії. Вимірювання ефективності робочих процесів займає час. Не відволікайтеся на вимірювання впливів і ефектів, які не мають значення для вашої організації.
- Не забудьте включити незмірні переваги в оцінку удосконалення процесів. Збір та аналіз даних пояснять і висловлять кількісно більшу частину результатів. Але удосконалення робочих процесів може також принести переваги, котрі не побачити в графіках і таблицях. Можливо, покращився емоційний настрій працівників, їх задоволення роботою, впевненість у виконанні своїх обов`язків і гордість за компанію, де вони працюють.
