Як організувати своє офісний простір
Мета організації офісу - збільшення його ефективності. Коли всі на своїх місцях, ви легко можете знайти в потрібний момент те, що вам потрібно, що потенційно збільшує вашу ефективність як співробітника.
Кроки
1
Розсортуйте свої папери. Папери дуже швидко накопичуються на поверхні столу, але це веде до відчуття хаосу, здатного застопорити роботу. Звідти шафа для зберігання документів, маленький лоток, настільні полиці або будь-яку іншу систему зберігання для паперів. Як тільки закінчуєте роботу з документом, складайте його на зберігання, знищуйте або викидайте. Якщо вам необхідно зберегти документ, але в даний момент він вам не потрібен, відправляйте на зберігання.
2
Приберіть зі столу все, що вам не потрібно в даний момент. Розкладіть ручки і олівці з пластикових органайзерам на столі або в ящику стола. Зробіть те ж саме зі скріпками, шпильками, закріп для паперу та іншими дрібницями. Якщо вам потрібне додаткове освітлення, спробуйте не ставити настільну лампу, а скористатися напільного або прикрепляющейся до полиць над столом.
3
Організуйте зберігання всіх предметів, необхідних вам на щоденній основі, так, щоб вони завжди були в зоні досяжності. Монітор, клавіатура і телефон повинні бути центральними предметами на робочому столі, якщо ви користуєтеся ними частіше, ніж іншими речами. Тримайте поруч блокнот і улюблену ручку. Інші предмети, рідше використовувані, начебто степлера або скотча, можна зрушити по периметру, щоб їх було легко дістати, але вони не займали найближче до вас простір. Якщо ви не завжди користуєтеся комп`ютером, переконайтеся, що у вас достатньо місця для ручної роботи.
4
Реорганізуйте зберігання предметів в ящиках столу таким чином, щоб більш часто використовуються з них лежали у верхніх ящиках, в найбільш доступних місцях.
5
Якщо можливо, повісьте на стіну календар. Як альтернативу можна використовувати електронні календарі на комп`ютері, планшеті або телефоні, відзначаючи на них заплановані заходи і події.
6
Акуратно скріпіть всі шнури і дроти. Підвісьте їх і постарайтеся заховати уздовж стіни або за чимось. Для того щоб розібратися, який з них для чого, запросіть свого ІТ-спеціаліста.
7
Нехай офісний простір працює на вас. Якщо ваш стіл розташований біля вікна, а ви знаєте, що схильні відволікатися на те, що відбувається на вулиці, розгляньте можливість перестановки столу до протилежної стіни. Сейф з документами повинен стояти поруч з вашим робочим столом, щоб вам було простіше працювати з зберігаються в ньому паперами. Принтер, факс і сканер повинні бути також в межах доступу. Стілець на коліщатках допоможе вам мобільніше пересуватися всередині свого офісного простору.
8
Повісьте на стіну сімейні фотографії або поставте їх на сейф з документами. Розмістіть їх так, щоб їх було видно, але при цьому вони не займали дорогоцінного простору на робочому столі. Можна зробити один колаж з усіма фотографіями і повісити його на стіну, тоді у вас буде менше головного болю з приводу розміщення безлічі рамок.
9
Знайдіть місце для своїх особистих речей. Стільниковий телефон можна зберігати у верхньому ящику столу так, щоб їм було легко скористатися у випадку дзвінка. Якщо ви жінка, прикріпіть до стіни або задній частині дверей гачок для сумочки.
Поради
- Підтримуйте організацію свого офісу в процесі роботи. Дуже легко знову повернутися до хаосу, але це призведе до неефективного використання часу і витраті зайвих годин на виконання регулярних обов`язків.
- Замість того щоб все роздруковувати, можна скоротити витрати паперу, працюючи з файлами на комп`ютері. Можна сканувати документи і відправляти їх по електронній пошті, а не роздруковувати і віддавати в руки. Це заощадить не тільки папір, але і ваш час.
- Конвертуйте старі файли в цифровий формат і pdf. Використовуйте платформи для віддаленої спільної роботи, такі як SharePoint, або створіть на своєму сервері власний варіант. Вибравши такий шлях, не забудьте контролювати загальний обсяг навантаження на сервер.
