Як писати переконливі листи
Уявіть собі, що у вас виникла проблема з банком, страховою компанією, державним органом, роботодавцем або навіть зі школою. Вам необхідно переконати кого-небудь зробити щось або допомогти вам з чим-небудь. Як написати переконливе лист, який спрацює? Ось кілька ключових рад.
Кроки
Метод 1 з 3: Знати мета листа
1
Потрібно знати мета листа. Чи знаєте ви напевно що ви хочете або що вам потрібно? Чого ви намагаєтеся досягти? Що повинна зробити ця компанія? Мета листа повинна бути представлена в перших двох реченнях.
2
Потрібно знати, хто буде читати ваш лист. Постарайтеся знайти точний контакт, кому ви будете адресувати свій лист. Хто ця людина і чи здатний він допомогти вам у вашому питанні? Чи передасть він ваш лист іншого співробітника? Як звернутися до нього в цьому випадку? Чи займає він високу посаду або є простим виконавцем? Звертайтеся з ним, згідно займаної посади.
Метод 2 з 3: Описати суть ситуації
1
Ваш лист має бути коротким і ввічливим. Дуже зайняті люди рідко читають лист, якщо він довший однієї сторінки (а часом і половини) або якщо воно грубе. Опишіть свою нужду вже в перших двох реченнях.
2
На самому початку опишіть свої основні доводи. Вони повинні бути логічні, резонні, практичні і засновані на фактах і т.д. Чи не засновуйте свою скаргу на емоціях, вірі чи особистих домаганнях.- Заявіть про свою думку, при цьому пишіть так, щоб людина прочитав його до кінця.
- Будьте професійні. Опишіть свою ситуацію просто і ясно. Не потрібно давати занадто багато деталей, просто вкажіть всі ключові моменти.
3
Опишіть деталі справи в середині листи, викладіть факти, поточну ситуацію, минулі спроби та іншу основну інформацію. Ваш лист не повинно бути занадто довгим, щоб не втомити читає, переходите до справи швидко і чітко.- Надайте причини з коротким поясненням і фактами.
4
Завершіть лист. Наприкінці заново викладіть своє прохання або думку. Дайте знати, що будете чекати результату і зв`яжетеся з ними по телефону, електронною поштою або особисто.- В кінці листа бажано написати дуже сильне пропозицію, щоб переконати читача бути на вашому боці або хоча б побачити ситуацію з вашого боку.
- Запропонуйте свої методи вирішення проблеми або допомогу. Підіть на компроміс, погодьтеся на щось середнє. Поясніть, що ви вже зробили або готові зробити в даній ситуації.
Метод 3 з 3: Все має бути офіційно
1
Перевірте помилки. Якщо потрібно, нехай хтось перевірить ваше правопис, або ж скористайтеся електронним перевіряючим пристроєм.
2
Використовуйте правильний формат ділового листа. Подивіться зразки в Інтернеті. Це не електронний лист. Тут потрібен заголовок, привітання ("Дорогий ...") і завершення ("З повагою, ...").
3
Поставте свій підпис. Це робить лист справжнім і особистим.
4
Переконайтеся, що відправляєте свій лист правильному адресату. Можна попередньо зателефонувати в контору і знайти людину, якій будете адресувати лист.
5
Поставте на копію листа інших важливих людей, якщо потрібно. Це означає, що потрібно роздрукувати і відіслати кілька листів, все з оригінальним підписом.
6
Залиште одну копію для себе. Записуйте всі свої просування по цьому питанню, поки він не буде вирішено.
Поради
- Пошукайте в Інтернеті зразки хороших ділових листів, а також переконливих листів. Не копіюйте їх, але в цілому дотримуйтеся такого ж стилю.
- Намагайтеся дотримуватися теми листа. Не потрібно додавати різні деталі, які не стосуються самої справи. Замість цього, викладіть факти просто і ясно. Факти допоможуть вам в описі проблеми.
- Пишіть на ясному класичному мовою. Це не електронний лист, Твіттер або повідомлення з мобільного телефону. Ваш лист відразу ж проігнорують, якщо воно буде написано з граматичними помилками.
- Використовуйте виділення пунктів у середині листи зірочкою, тільки якщо всі кроки і дії можна чітко розбити по пунктах.
- Виділяючи пункти, пам`ятайте про те, в яку компанію ви пишете. Некомерційні організації і великі холдинги мислять по-різному.
