Як писати мотиваційний лист

У діловому листуванні мотиваційним листом називається документ, адресований потенційному роботодавцю. Його назва говорить про те, що у своєму листі потенційний працівник викладає мотиви, спонукали його відгукнутися на оголошення про вакансії. Крім того, грамотно складене мотиваційний лист буде містити інформацію про те, чому його укладач може становити інтерес для роботодавця. У цьому сенсі мотиваційний лист та супровідний лист схожі між собою. Увага: інформацію про те, як складати мотиваційний лист для отримання візи, потрібно шукати в інших статтях.

Кроки

Частина 1 з 3: Складіть начерк мотиваційного листа

1. 

   1

   Перегляньте свої знання та досвід і складіть перелік. Перш ніж ви почнете писати листа, потратьте декілька хвилин і опишіть свій попередній досвід роботи, відповідний цікавить вас посади, а також будь-які вміння, які роблять вашу кандидатуру привабливою. Не втрачайте часу, описуючи навички та досвід, що не мають відношення до даної вакансії. Ви повинні показати, чому вас варто взяти саме на цю роботу, а не на якусь роботу в загальному.
   • Наприклад, вас цікавить посада спеціаліста з інформаційних технологій в державній установі. Якщо у вас є досвід роботи, пов`язаної з комп`ютерами та інформаційними технологіями, його необхідно включити в список. У той же час, не потрібно вказувати роботу в абсолютно іншій області - скажімо, якщо влітку ви підробляли на риболовецькому судні (навіть якщо особисто для вас це цінний досвід). Крім того, потрібно включити сюди будь навички, якими ви володієте і які можуть стати в нагоді в даній роботі, наприклад, знання базових мов програмування.

2. 

   2

   Виділіть саме основне. Більшість джерел сходяться в тому, що мотиваційний лист має бути якомога більш чітким і лаконічним. Щоб вам було простіше зберегти стислість листи, спробуйте стиснути його суть до одного речення (згадайте, як ви в школі навчалися виділяти основну думку або писати тези). Зрозуміло, безпосередньо писати "хочу, щоб після цього листа мене найняли" нерозумно і негарно, так що сфокусуйтеся на те, що це робота значить для вас в особистому та професійному сенсі і як ви можете досягти успіху на даній позиції.
   • Скажімо, в нашому прикладі про посаду IT-фахівця, мотиваційний лист можна звести приблизно до наступного: "Призначення цього листа - показати, як я можу застосувати свої унікальні вміння і досвід в ролі фахівця з інформаційних технологій". Напевно ви не будете настільки самовпевнені, щоб заявити: "Призначення цього листа - показати, що я краще за всіх, і ви повинні взяти мене на цю роботу".

3. 

   3

   Визначте, чому ви хочете отримати саме цю роботу. Теоретично, у претендента на посаду може бути багато варіантів вибору. Ваше мотиваційний лист повинен говорити роботодавцю не тільки про те, чому ви підходите для цієї роботи, а й про те, чому ця робота приваблює вас більше, ніж інші. Наскільки вона відповідає вашим особистим і професійним цілям? Якщо ви поясните, чому віддаєте перевагу дану роботу всім іншим, з точки зору роботодавця це великий плюс, тому що свідчить про вашу потенційної лояльності.
   • Не будьте занадто відверті, але й не обманюйте. Наприклад, якщо вас у роботі найбільше приваблюють гроші, не кажіть цього прямо, так як більшість роботодавців засумнівається, чи варто наймати працівника, лояльність якого вимірюється виключно зарплатою. Замість цього зробіть акцент на інших факторах, які роблять посаду привабливою для вас, навіть якщо вони не такі значні: гнучкий графік, придбання цінного досвіду, перспективи кар`єрного зростання і так далі.
   • Наприклад, якщо мова йде про вищезгаданої посади IT-фахівця в держустанові, можна сказати, що робота на державу дає вам можливість використовувати свої вміння на благо суспільства. Навряд чи ви скажете: "Я хочу цю роботу заради хорошої зарплати і соціального пакету".

4. 

   4

   Подумайте, чому роботодавець повинен віддати перевагу вас іншим кандидатам. У кінцевому рахунку, ваше мотиваційний лист повинен переконати потенційного роботодавця в тому, що з усіх людей, які претендують на місце, ви є кращим вибором. Не поспішаючи обміркуйте, ніж ви як особистість можете бути краще іншого гіпотетичного претендента з точно таким же досвідом. Подумайте про "нематеріальної складової", яку ви можете привнести. Ось деякі пункти, які можна розглянути:
   • Ваші особисті якості. Інший кандидат, що володіє відповідною кваліфікацією, може просто не підійти на посаду. Наприклад, у роздрібній торгівлі обов`язковою вимогою є відкритість та комунікабельність.
   • Ваша доступність в плані часу. На різних роботах існує різний графік. У деяких місцях це стандартні п`ять днів по вісім годин, на інших може знадобитися робота вечорами або у вихідні.
   • Ваш кар`єрний шлях. Роботодавець з більшою часткою ймовірності найме того, для кого ця посада являє собою логічне продовження кар`єри. Іншими словами, кандидат, для якого дана робота є значною "зміною курсу", менш кращий, тому що невідомо, чи захоче він залишитися на ній на довгий час.

Частина 2 з 3: Напишіть мотиваційний лист

1. 

   1

   Почніть з формального вітання. Мотиваційний лист - це офіційний документ, і його тон повинен бути відповідним з самого початку. Зокрема, навіть вітання (звернення на початку листа) заслуговує на увагу. Перше враження дуже важливо, так що почніть правильно. Найкраще звернутися в листі безпосередньо до того, хто буде розглядати кандидатів - керівнику даного відділу або начальнику відділу кадрів (менеджеру з персоналу): "Шановний / шановна (ім`я та по батькові)!". Якщо ви не знаєте імені, зателефонуйте в компанію і запитайте або ж використовуйте загальне вітання "Здрастуйте!" або "Добрий день!"
   • Інший задовільний варіант - опустити привітання і почати відразу з теми.
   • Не використовуйте запозичені формулювання типу "тому, кого це стосується" - це звучить знеособлено навіть в англомовному середовищі, а в російськомовній і зовсім не прийнято.

2. 

   2

   Коротко представтесь. Після привітання не втрачайте часу і відразу починайте пояснювати, хто ви, що ви вмієте і чому вирішили написати. Вступна частина зазвичай складається з одного абзацу довжиною всього в декілька пропозицій. Пам`ятайте, що одержувачу доведеться читати десятки мотиваційних листів. Тому чим швидше він зрозуміє, хто ви і навіщо пишете, тим швидше перейде до суттєвої інформації: ваш досвід роботи, практичні навички, особисті якості та ін.
   • Повертаємося до нашого прикладу. Відмінна вступна частина, з якої ясно, хто ви і з якого приводу звертаєтеся, складається всього з трьох пропозицій:

     "Мене звуть Тетяна Кузнецова. Пишу вам у відповідь на оголошення про вакансії спеціаліста у відділі інформаційних технологій, розміщене на вашому сайті. Володіючи десятирічним досвідом роботи в сфері інформаційних технологій і щиро люблячи свою справу, я могла б підійти на цю посаду".

3. 

   3

   Розкажіть про свій досвід роботи і його відповідність пропонованій посаді. Потім перерахуйте свої знання та вміння. Почніть зі своєї кар`єри, особливо якщо вона досить вражаюча. Вам не потрібно вдаватися в такі подробиці, як в резюме- зазвичай достатньо написати щось типу: "Протягом 5 років я працювала на адміністративній посаді в компанії". Методичне перерахування всіх місць роботи з датами початку та закінчення та перерахуванням обов`язків залиште для резюме. Намагайтеся писати і раніше коротко і по можливості вмістити цю інформацію в один короткий абзац.
   • Якщо у вас немає релевантного досвіду роботи (наприклад, якщо ви влаштовуєтеся на початкову посаду), не хвилюйтеся. Замість цього зробіть упор на свої знання, вміння, особисті якості, робочу етику і будь-які види діяльності в минулому, заняття якими може зіграти вам на користь. Так, якщо ви вперше влаштовуєтеся на роботу кухарем в місцевий ресторанчик, то можете описати свою кулінарну підготовку (включаючи кулінарні курси або школу), а також роботу в ресторанах, не пов`язану з приготуванням їжі (наприклад, офіціантом).

4. 

   4

   Перерахуйте свої навички, відповідні посади. Ваш досвід - це ще не все іноді певні цінні вміння можуть зробити з вас більше перспективного кандидата, ніж стаж роботи на аналогічних посадах. Не забудьте згадати будь-які спеціальні знання, які зроблять вас більш ефективним працівником на цій посаді. Існує безліч пунктів, які ви можете тут вказати. Ось лише деякі з них:
   • Іноземні мови. Чи володієте ви яким-небудь мовою на вільному або розмовному рівні? Для міжнародних компаній це великий плюс.
   • Технічні навички. Ви володієте базовими знаннями в програмуванні? У досконало володієте Excel? Розбираєтеся в веб-дизайні? Для компаній або проектів в області інформаційних технологій ці навички особливо затребувані.
   • Спеціальна сертифікація. У вас є ліцензія оператора навантажувача? Зварника? Водійські права на управління фурою? Для кваліфікованих робітничих спеціальностей такі документи необхідні.





5. 

   5

   Поясніть, чому варто вибрати саме вас. Ближче до кінця мотиваційного листа зазвичай варто присвятити кілька рядків того, чому ви як особистість підходите для цієї роботи. Якщо тільки ви не знайомі вже з культурою компанії, в яку хочете влаштуватися, не пишіть, що ідеально впишіться в корпоративну культуру або моментально з усіма подружитеся. Замість цього сконцентруйтеся на тих рисах, які роблять вас цінним працівником. Нижче перераховано, якого роду риси ви, можливо, захочете згадати:
   • Особисті якості. Ви доброзичливі і чесні? Добре уживалися з колегами на попередньому місці? Роботодавці воліють співробітників, які зберігали позитивний настрій і підтримують моральний дух в команді.
   • Переваги у спілкуванні. Ви балакучий, комунікабельний екстраверт? Або тихий, зосереджений інтроверт? Ваші звички у спілкуванні з людьми можуть мати серйозний вплив на виконання службових обов`язків. Деякі спеціальності вимагають відмінних комунікативних навичок, для інших це не потрібно.
   • Цілі і захопленість. Чи пов`язана ця робота з тим, що ви любите робити? Чи здатна вона допомогти вам досягти того, про що ви мрієте? Роботодавці схильні наймати тих, хто володіє сильною особистою мотивацією до роботи.

6. 

   6

   Завершіть лист люб`язно, але коротко. Коли ви сказали все, що малює вас висококваліфікованим професіоналом і ідеальним кандидатом, ваше завдання виконано, так що завершуйте лист скоріше, зберігаючи при цьому ввічливість. Не витрачайте часу на довгі прощання. Потенційний роботодавець буде незадоволений, що йому доводиться читати більше необхідного, і вже точно йому не підлестить ваша барвиста проза.
   • У нашому прикладі висновок може бути таким:

     "Ви можете зв`язатися зі мною по телефону (номер) або електронною поштою (адреса). Чекаю вашої відповіді. Спасибі, що приділили увагу.

     З повагою (не пишеться, якщо лист починалося з "шановний (-а)"),

     Тетяна Кузнєцова "

Частина 3 з 3: Відшліфуйте мотиваційний лист

1. 

   1

   Перечитайте і видаліть все зайве. Як ми неодноразово відзначали вище, мотиваційний лист - це стислий, лаконічний документ. Щоб цього домогтися, вам доведеться бути безжальним при редагуванні. Закінчивши першу чернетку, перечитайте його хоча б раз, вишукуючи зайве зміст. Коли вам попадеться надто довге речення, скоротіть його. Коли ви побачите складне слово, яке можна з легкістю замінити більш простим, зробіть це. Ваше мотиваційний лист - це функціональний документ, а не демонстрація ваших письменницьких талантів, тому воно повинно бути простим.
   • Якщо у вас є час, зробіть перерву після написання мотиваційного листа, і лише потім перечитайте і перевірте. Більшість джерел рекомендують робити це, щоб "дистанціюватися" від написаного і шукати помилки свіжим поглядом.

2. 

   2

   Дотримуйтесь офіційний тон. Мотиваційні листи завжди пишуть нейтральним, формальною мовою, як і інші ділові документи. Уникайте сленгу, розмовних висловів чи жартів. Не забувайте: ті, хто будуть читати ваш лист, ніколи раніше вас не зустрічали, і у них немає причин вважати, що ви включили ці речі в лист з кращих спонукань, а не з недоліку поваги. Загальне правило, рекомендоване більшістю джерел, - пишіть так, ніби готуєтеся виступати з важливою промовою, а не так, ніби розмовляєте з другом або членом сім`ї.
   • Простий приклад. Якщо ви говорите про досвід роботи, фраза "З 2002 по 2006 рік я надавала консультаційні послуги кільком приватним особам" звучить набагато достойніше, ніж "З 2002 по 2006 рік я трохи консультувала своїх знайомих", навіть якщо вони означають одне і теж.

3. 

   3

   Переконайтеся, що лист має належний формат. Коли ви закінчили з його змістом, приділіть трохи уваги оформленню, щоб ваш лист відповідало загальноприйнятим нормам письмового ділового спілкування і легко читалося. Як правило, воно буде схоже на супровідний лист або інший документ того ж роду. Ось кілька базових моментів щодо формату листа:
   • Заголовок. Зверху листа вкажіть, кому і від кого воно адресоване. Крім свого імені, вкажіть номер телефону та адресу електронної пошти (кожен пункт - з нового рядка).
   • Інтервали. Пишіть текст з одинарним інтервалом. Не забувайте залишати поля - 3 см зліва, 1,5 см справа.
   • Абзаци. Кожен абзац починайте з нового рядка (якщо, за західним зразком, ви відділяєте абзаци один від одного порожнім рядком, то відступ на початку абзацу необов`язковий).
   • Підпис. "З повагою," пишеться на одному рядку, ім`я та прізвище - наступного. Точка в кінці не ставиться.

4. 

   4

   Ретельно перевірте на предмет орфографічних і граматичних помилок. Коли ви вирішите, що мотиваційний лист готове до відправки, в останній раз пройдіться по ньому в пошуках дрібних помилок, які могли вислизнути від вашої уваги. Звертайте увагу на друкарські помилки, порушення узгодження слів, граматичні похибки, а також зайві слова. Ось кілька загальних порад з приводу перевірки:
   • Роздрукуйте лист на принтері і читайте з листа, а не з екрану. Корисно подивитися, як лист буде виглядати на папері, щоб оцінити формат. Крім того, свіжим поглядом ви можете помітити якісь деталі, пропущені після багатьох годин перед екраном комп`ютера.
   • Читайте вголос. Сприйняття тексту на слух дозволить виявити шорсткості і зайво розтягнуті пропозиції.
   • Попросіть друга про допомогу. Той, хто ніколи раніше не бачив ваш текст, може швидше виявити помилки, ніж ви. Часто після довгої роботи над документом у вас "змальовується" очей і ви перестаєте помічати помилки, навіть якщо зазвичай ви бачите їх відразу.

Поради

• Намагайтеся не починати кожне речення з "я" ("я думаю, що ...", "я впевнений ..."). Постійне використання першої особи може призвести не тільки нудне, але й нескромно враження.

Попередження

• Не зловживайте повторюваним "ви" ("Ви повинні мене найняти, тому що ...", "Я прекрасно підходжу вашої компанії"). Це може здатися дещо неформальним, а іноді навіть безцеремонним.
• Уникайте користуватися надмірно складною мовою або професійним жаргоном, щоб справити враження на адресата. Фахівці з найму навряд чи будуть у захваті від необхідності продиратися крізь багатослівне і заплутане мотиваційний лист, щоб знайти інформацію про ваш досвід і кваліфікації. Деякі можуть і зовсім не зрозуміти вашу мову.