Як відповісти на дзвінок на роботі
Створити професійний імідж на роботі важливо для успіху в кар`єрі. Те, як людина одягається, розмовляє, взаємодіє з колегами, клієнтами та керівниками завжди запам`ятовується. Відповіді на дзвінки це те, що робить кожен працівник незалежно від його посади на роботі. Відповідь на дзвінок на роботі має бути чітким і оптимістичним, щоб абонент відчув себе комфортно і був налаштований на позитивний манер.
Кроки
1
Говоріть повільно і ясно, щоб абонент зміг зрозуміти, що ви говорите. Говоріть веселим, впевненим тоном з ентузіазмом і доброзичливо. Звонящий не бачить вас, тому переконайтеся, що ваш тон спокійний і привабливий. Уявіть, що абонент знаходиться прямо перед вами і посміхайтеся. Посмішка повинна часто присутніми у вашому голосі. Переконайтеся, що ви не їсте, не п`єте і не жуєте, коли відповідаєте на телефонний дзвінок.
2
Відрегулюйте швидкість і звук. Деякі люди говорять небагато голосніше по телефону, ніж зазвичай. Говоріть з нормальною гучністю і не кричіть. Зробіть глибокий вдих перш, ніж підняти трубку і говорите повільно.
3
Використовуйте стандартне привітання. Ваше привітання має включати стандартні слова, такі як «доброго ранку» або «добрий день». Подякуйте людини за дзвінок, уявіть себе, потім компанію або відділ і запитайте, чим ви можете бути корисним.- Уникайте подачі абоненту занадто великого обсягу інформації, як тільки ви відповіли на дзвінок. Ви ж хочете, щоб клієнт пам`ятав, з ким він розмовляє. Дайте йому тільки необхідну інформацію. Ясне і коротке вітання повинне звучати приблизно так: «Доброго ранку, дякую за дзвінок це Компанія. З вами говорить Джо, ніж я можу вам допомогти? ».
4
Будьте підготовленими. Тримайте ручку і блокнот поруч із телефоном, щоб записати інформацію, якою може поділитися той, хто телефонує, у разі якщо вам необхідно передати трубку або провести дослідження, щоб відповісти на запитання. Якщо ви адміністратор, який відповідає на дзвінки багатьох людей, тримайте розділовий номер поруч з телефоном.
5
Пам`ятайте ім`я абонента та професійно перенаправьте його / її. Якщо це не хтось із ваших знайомих, використовуйте прізвище, таку як пан Сміт або г-жа Кларк. Запишіть ім`я, як тільки вам його сказали, щоб не забути в ході розмови.
6
Перш ніж повісити трубку, запитайте дозволу. Якщо вам треба перенаправити дзвінок комусь іншому, або залишити абонента на лінії, щоб отримати інформацію або провести деякий дослідження, щоб відповісти на питання, запитаєте, чи не заперечує абонент залишитися ненадовго на лінії.
Поради
- Пам`ятайте, що не треба використовувати жаргонні слова або абревіатури, які абонент не зможе зрозуміти. Будьте чуйними і залишайтеся спокійними і професійними, навіть якщо абонент скаржиться або грубить.
- Уникайте відволікання. Залиште те, що ви робили, і зосередьтеся на телефонному дзвінку, щоб абоненту було направлено всю увагу. Ви ж не хочете виглядати так, ніби вас відволікають, і ви не можете відповісти на питання або надати допомогу.
Що вам знадобиться
- Олівець
- Блокнот
