Як поліпшити свій етикет в електронній пошті
Відкривати свій поштовий ящик може бути схоже на відкриття скриньки Пандори, повного неправильної граматики, помилок в орфографії і поганого смаку. Подумайте про те, яке враження ваші листи справляють на інших людей. Дотримуйтесь цих кроків, щоб поліпшити свій етикет.
Кроки
1
Намагайтеся, щоб ваші листи були лаконічними, діалоговими і сфальцьованими. Листи на екрані комп`ютера читати складніше, ніж листи на папері, тому постарайтеся, щоб ваші листи були короткими і по темі. Не існує ідеальної довжини електронного повідомлення, однак, постарайтеся, щоб пропозиції складалися з 8-12 слів, і залишайте між параграфами порожню рядок.- У робочому листі говорите відразу про справу: почніть з «Я сподіваюся на те, що ви ...» «Я думаю, ми повинні ...» на самому початку, виклавши суть справи в наступних реченнях. Багато читають тільки перші кілька рядків листи перед тим як вирішити, відповідати зараз або пізніше. Ці кілька рядків повинні містити достатньо інформації, щоб дозволити одержувачу прийняти рішення. Для більш особистих листів ж дуже часто непогано було б почати з короткої персональної записки, а потім уже описати основну проблему.
2
Намагайтеся уникати яскравого і барвистого оформлення. Змінюючи шрифти та кольори, вставляючи марковані списки або додаючи посилання на сторінки, ви можете перетворити ваш лист у щось дике або взагалі нечитабельне одержувачем, навіть якщо на вашому комп`ютері воно виглядало чудово. Чим простіше, тим краще.
3
Обмежте кількість вкладень. Постарайтеся додавати файли тільки в разі крайньої необхідності. Постарайтеся, щоб вони були якомога менше. Більшість поштових агентів здатне відправляти і приймати вкладення до 1 МБайта, але якщо розмір вкладення перевищує 1 Мбайт, це може стати проблемою для одержувача листа, тому що навіть невеликі листи можуть довго завантажуватися, якщо в одержувача повільне з`єднання з інтернетом. Якщо вам потрібно відправити файл більшого розміру, заархівуйте його або скористайтеся онлайн сервісами, які допомагають у відправці великих файлів, наприклад, YouSendIt.com. Якщо вам потрібно відправити кілька сторінок, наприклад, план зустрічей або великий обсяг виправленого тексту, відправте факс або набраний текст в листі.- Чи не архівуйте вкладення без необхідності. Якщо тільки вкладення не надто великого розміру, інакше ви ризикуєте витратити даремно час одержувача і обмежте його доступ до ваших вкладенням. Багато мобільні пристрої не в змозі розпаковувати заархівовані файли. До того ж, це зайве, тому що багато широко використовувані файли, як .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word і Powerpoint) вже і так стиснуті.
- Пам`ятайте, що багато людей та організації не будуть відкривати вкладення від тих, кого вони не знають, а деякі поштові акаунти налаштовані на те, щоб листи з вкладеннями автоматично перенаправлялися в папку з небажаними повідомленнями, тому, якщо ви, наприклад, шукаєте роботу, необхідно слідувати чітким інструкціям щодо вкладень. Якщо немає ніяких інструкцій, відправте додаткове повідомлення, в якому повідомите одержувача про лист з вкладенням.
4
Подумайте добре перед відправкою. Не відправляйте листи зопалу. Напишіть те, що хочете, потім збережіть лист. Додайте одержувача і натисніть кнопку «відправити» тільки після того, як ви гарненько подумали про те, що напісалі- ви можете поміняти свою думку, і це буде тільки на краще.- Зараз листи стали інструментом, що дозволяє запитати або сказати те, що ви б ніколи не сказали людині в обличчя (коли-небудь замислювалися, чому в мережі ви стаєте інстинктивно іншою людиною?). Якщо ви відправляєте що-небудь іншій людині, перечитайте це і подумайте, сказали б ви це людині в обличчя? Якщо тема листа досить делікатна, перечитайте двічі.
5
Будьте обережні з використанням скорочень і емоцій. Це може бути прийнятно в неформальному листі (з одним). Але якщо ви почнете застосовувати скорочення в офіційних листах, це може здатися оточуючим недоречним, а вас вважатимуть за легковажного людини.- Деякі скорочення використовуються повсюдно і, в основному, вважаються прийнятними, окрім офіційних, професійних листів.
Метод 1 з 3: Складаючи новий лист
1
Правильно заповнюйте рядок одержувача. Ви зазвичай відправляєте лист тому, хто повинен вжити заходів, а в копію ставите колегу або вашого боса.- Будьте обережні, коли відправляєте лист відразу декільком людям. Це може призвести до того, що відразу кілька людей візьметься за одне і те ж завдання або, навпаки, ніхто не зробить спроб до дії, вважаючи, що завдання виконує хтось інший.
- Якщо ви відправляєте лист тим, чиї адреси ви хотіли б зберегти в таємниці, включіть їх у поле «прихована копія», а в полі «кому» внесіть свою адресу електронної пошти.
- Якщо ви не хочете напружувати якої людини (наприклад, якщо ця людина представив вас іншій людині, з яким ви в даний момент опрацьовує які-небудь деталі-і ви не хочете засмічувати пошту того, хто вас спочатку познайомив), перемістіть його адресу з поля «кому» або «копія» у полі «прихована копія».
2
Нехай тема листа буде інформативною. Хороша тема дає короткий опис самого листа і швидко готує одержувача. Папки вхідних листів зазвичай завалені, тому інформативна тема допоможе одержувачу правильно розставити пріоритети листів. Це також вбереже ваш лист від видалення до прочитання. Так як тема листа - це перше, що бачить одержувач, постарайтеся зробити так, щоб заголовок був коротким, без помилок і без загальних фраз «Привіт», «Як справи», без імені одержувача (лист може бути заблоковане анти-спам фільтрами).- Уникайте виділення ваших листів одержувачу. Позбавтеся від звички виділяти листи, як «термінове» або «дуже важливе», або до ваших листів почнуть ставитися, як до хлопчика, який кричав «Вовк!», І будуть в кінцевому рахунку проігноровані. Це занадто самовпевнено і дратівливо - вважати, що ваш лист важливіше листів інших людей, особливо це стосується робочих питань. Будьте люб`язні, дозвольте одержувачу самому розставити пріоритети в листах.
Метод 2 з 3: Відповідаючи на листи
1
Будьте обережні з тим, кого ви ставите в копію. Якщо ви спочатку відповідаєте на лист, а потім пересилаєте його комусь ще, кого початковий відправник не включив у копію, упевніться, що відправник вихідного листа не буде заперечувати проти цього. Можливо, ця інформація призначалася тільки вам. Це особливо важливо, якщо відправник вихідного тексту є вашим начальником. Також, будьте обережні з функцією «прихована копія»: якщо людина, яку ви поставили в приховану копію, відповість на лист, не помітивши, що це була прихована копія, це може призвести до неприємних наслідків.
2
Вирішіть, кому ви повинні відповісти. Якщо лист був відправлений тільки вам, швидше за все, і відповідати вам потрібно буде тільки одній людині. Якщо ж лист був відправлений декільком одержувачам, можливо, вам потрібно буде відповісти всім. Будьте розсудливі: якщо ви будете постійно натискати «відповісти всім», це призведе до того, що надлишок таких листів буде накопичуватися в папках «вхідні» у дуже багатьох людей. Подумайте про наслідки: натискаючи «відповісти всім», ви відправляєте лист двадцяти людям, а потім ці двадцять чоловік натискають «відповісти всім» - це дуже швидко може перетворитися на сотні, а то й тисячі листів, тому що люди, не знаючи, хто ж є відповідальним, хочуть, щоб всі були в курсі справи.
3
Двічі подумайте перед тим, як відповісти тільки для того, щоб сказати спасибі. Деякі абсолютно не потребують подібних листах. Відкрити і прочитати те, що ти вже знаєш, - витратити зайвий час. Деякі люди додають рядок, в якому вказують, що не потребують подяки.
4
Узагальнюйте довгі міркування. Гортання безлічі сторінок, щоб зрозуміти, про що йде мова, може бути досить неприємним і дратівливим. Замість того, щоб продовжувати пересилати листи з довгими обговореннями, приділіть трохи часу і напишіть короткий зміст для ваших одержувачів.
5
Постарайтеся, щоб ваша відповідь була інформативним. Багато людей і компанії отримують безліч листів і відповідають на сотні листів щодня. Уникайте таких відповідей як «Так.» Додайте також і питання, яке було вам заданий, так, що одержувач знає, на що саме ви даєте відповідь. Постарайтеся уникнути того, що ваш одержувач буде перегортати історію ваших повідомлень.
6
Відповідайте оперативно. Якщо вам потрібно подумати або провести дослідження перед тим, як відповісти, або ж якщо ви зараз дуже зайняті, щоб написати докладну відповідь, напишіть відправнику коротке повідомлення, що ви отримали лист і постараєтеся відповісти на нього найближчим часом.
7
Проявіть ініціативу. Відповідаючи на питання, постарайтеся передбачити всі питання, щоб заощадити час собі і своїм одержувачам. Напишіть про це у своєму листі, поки у когось не виникли подібні питання і не перетворилися на нові листи.
Метод 3 з 3: Кілька основних заборон
1
Не надсилайте приватну переписку. Наприклад, не надсилайте листа, в якому міститься секрет, особливо якщо людина, якій ви пишете, не хоче цього. Це може призвести до того, що одержувач перестане вам довіряти, а ваші відносини зіпсуються. Навряд чи вам хочеться цього.
2
Чи не поширюйте чутки про людей. Якщо спокуса все ж є, спробуйте поставити себе на місце цієї людини - як би ви себе почували, якби ця людина поширював чутки про вас? Наприклад, якщо у вашого друга репутація підлого і люблячого командувати людини, як би ви себе почували, якби один з ваших друзів говорив з оточуючими про ваші примхи? Ви б не відчували себе найщасливішою людиною, чи не так?
3
Уникайте обговорення особистих справ оточуючих. Наприклад, не говоріть зі своєю подругою про те, її подруга розлучилася зі своїм хлопцем. Листи не є повністю конфіденційними, не виключено, що людина, яку ви обговорюєте, побачить цей лист і прийде в сказ, а це, звичайно ж, може зіпсувати ваші стосунки.
4
Чи не гарячкуйте. Глузування і лайка - це образи, послані спеціально, щоб образити вас, тому дуже важливо не відповідати на них, інакше може розгорітися справжня перепалка. Це може вивести з себе іншу людину, а ваш акаунт буде тимчасово відсторонений.
5
Не розголошуйте чужу особисту інформацію без дозволу. Це може бути все, що завгодно, - від віку людини до назви університету чи школи, яку відвідує цей чоловік. Поставте себе на місце цієї людини - як би ви себе почували, якби ваш друг дав комусь іншому ваш домашню адресу? Не дуже приємно, тому перед тим, як ділитися персональною інформацією про іншу людину, запитайте його дозвіл або зовсім не робіть цього.
6
Не відправляйте лист, коли ви розсерджені. Це обов`язково відіб`ється у вашому листі, і одержувач може почати турбуватися. Наприклад, якщо ви розсерджені на когось на роботі і відправляєте лист цій людині, звинувачуючи його у всіх гріхах, це може призвести до того, що ця людина теж розсердиться. Той же принцип при відповіді на лист-якщо ви розсерджені на кого-небудь за якесь певне повідомлення, не відповідайте поки не заспокоїтеся.
Поради
- Будьте ввічливі в кінці вашого листа. Завершуючи лист фразами «З найкращими побажаннями», «Удачі» або «Заздалегідь дякую», ви можете пом`якшити навіть досить жорстке лист і навіть домогтися більш сприятливого відповіді.
- Будьте обережні, коли просите надіслати підтвердження отримання. Хоча й існує безліч інстанцій, в яких ці підтвердження потрібні для записів, історії, в більшості випадків це досить дратівливо, так як змушує одержувача здійснювати додаткові дії. Якщо це щось дуже термінове, або вам необхідно дізнатися, чи отримав чоловік ваш лист, просто візьміть телефон і зателефонуйте йому.
- Пам`ятайте, ваш тон може бути відображений навіть в листі. Ви коли-небудь пробували використовувати в листі сарказм так, що ваш одержувач розумів би його не в тому сенсі? У листі дуже важко передати всі ті нюанси, які можна виразити в усному мовленні. Намагаючись передати настрій, деякі люди використовують смайлики, але користуйтеся ними обережно, інакше можете здатися непрофесійним. Також, не варто думати, що використання смайлів може пом`якшити нелегку розмову.
- Стандартні шрифти набагато легше для сприйняття. Наприклад, Arial, Cambria і Narrow. Розмір шрифту повинен бути нормальним, не більше 15. Якщо вам потрібно залучити до чого-небудь особливу увагу, зробіть шрифт жирніше або з нахилом. Це набагато краще, ніж «кричати» великими літерами.
- Уникайте посилати лист, щоб ухилитися від контакту наживо. Пропозиція «Ми зв`яжемося з вами по електронній пошті» іноді може вивести людину з себе як ні що інше. Ви не повинні ухилятися від особистих зустрічей і телефонних розмов за допомогою електронної пошти. Постарайтеся не користуватися електронною поштою в не дуже приємних для вас ситуаціях, наприклад, якщо вам потрібно вибачитися або виправдатися в своїй помилці.
- Якщо ви отримали образа, видаліть його негайно, щоб уникнути початку перепалки.
Попередження
- Не очікуйте того, що вміст ваших листів буде збережено в секреті. Будьте обережні у своїх словах, інакше це може принести вам шкоду.
- Не використовуйте робочу підпис в особистих повідомленнях - це може здаватися не надто доброзичливим.
- Не користуйтеся тільки великими літерами. Це непотрібна звичка може вивести з себе вашого співрозмовника і привести до того, що він напише гнівне послання у відповідь. Прописні букви прирівнюються до «крику».
- Постарайтеся не пересилати «листи щастя». Знайдеться небагато людей, здатних насолодитися подібними непотрібними листами. Було доведено, що дані листи поширюють віруси з комп`ютера на комп`ютер. Пересилайте тільки ті листи, які отримані вами від знайомих адресатів.
- Уникайте Кібербулінгу. Це незаконно і може сильно вплинути на інших людей, особливо на підлітків (навіть може призвести до самогубства).
