Як архівувати Lotus Notes
Якщо у вас закінчується місце на електронній пошті Lotus Notes, і ви не готові видалити зайву пошту, то подумайте про архівації ваших листів. Архівація листів означає, що ви скопіюєте повідомлення в інше місце на вашому комп`ютері. У цій статті ви дізнаєтеся, як заархівувати листи Lotus Notes, щоб звільнити місце на вашого облікового запису, зберігаючи поштові дані. А також це допомагає вашому комп`ютеру і програмному забезпеченню працювати з більш високою продуктивністю.
Кроки
1
Встановіть ліміт на розмір файлу вашої пошти. Встановіть розмір файлу вашої пошти на максимум, ніж 500 МБ. (У деяких організаціях використовується менший ліміт, наприклад, 200 МБ.)- Перевірте розмір ваших даних у File, Database, Properties. В Lotus 8, зайдіть в File, Applications, Properties.
- Натисніть на вкладку "i". Номер поряд з "Disk Space" - це розмір даних в Lotus Notes.
2
Дізнайтеся необхідні для вашої організації настройки. Якщо ви використовуєте Lotus Notes для школи чи роботи, то, можливо, архівація вже налаштована. Це допомагає організаціям контролювати кількість електронних листів на одного користувача, а також загальну продуктивність комп`ютерів всередині організації. Якщо архівація вже налаштована, то поговоріть з технічними співробітниками про те, чи можна змінювати дані налаштування.
3
Визначте бажані параметри архівації. Ви можете або архівувати всі електронні листи Lotus Notes, або обрані вами. Крім того, вам доведеться подумати про те, як часто буде проводитися архівація Lotus Notes.- Відкрийте відповідні додаток (Mail).
- Зайдіть Actions, Archive, Settings.
- Відкрийте вкладку Criteria і переконайтеся, що обрана опція "Default for last modified".
- Натисніть "ok", щоб зберегти зміни.
- Переконайтеся, що Criteria включена.
4
Створіть розклад для автоматичного оновлення. Розклад автоматичної архівації гарантує, що ви регулярно і послідовно виконуєте цю операцію. А також це заощадить ваш час.- Відкрийте відповідні додаток (Mail).
- Зайдіть Actions, Archive, Settings.
- Відкрийте вкладку Schedule. Переконайтеся, що обрана опція "Schedule archiving".
- Виберіть потрібний час і день, коли файли будуть архівувати.
5
Зробіть архівацію Lotus Notes вручну. Навіть якщо ви створили автоматичне розклад для архівації, ви в будь-який час можете провести архівацію вручну.- Відкрийте відповідні додаток (Mail).
- Відкрийте електронну пошту або папку, архівацію якій ви хочете виконати.
- Зайдіть в Actions, Archive, Archive Now.
- Натисніть Yes, щоб провести архівацію з вибраними вами настройками.
6
Виконайте архівацію з використанням методу бери-і-кинь. По суті, це ще один ручний спосіб провести архівацію Lotus Notes.- Відкрийте відповідні додаток (Mail).
- Відкрийте електронну пошту або папку, архівацію якій ви хочете виконати.
- Виберіть потрібне повідомлення (я).
- Перетягніть повідомлення (я) в папку Архів, на вашій навігаційної панелі.
7
Перегляд заархівіруваних повідомлень. Хоча ви й зробили архівацію ваших листів, ви як і раніше можете їх переглянути, коли вам захочеться. Файл вашого архіву повністю імітує структуру вибраних для архівації папок в Lotus Notes. Все залишиться в звичному для вас стилі.- Відкрийте відповідні додаток (Mail).
- Натисніть на Archive на Панелі навігації.
- Виберіть відповідний архів (наприклад, По замовчуванням з Останнім зміною).
Поради
- Зробіть резервну копію важливих листів. Якщо ви зберігаєте важливу пошту в Lotus Notes, то переконайтеся, що ви скопіювали їх в інше місце, наприклад, CD-диск або DVD-диск. Таким чином, у вас буде зберігатися додаткова копія, на випадок проблем з сервером або неполадок вашого комп`ютера.
- Видаляйте старі і непотрібні повідомлення, особливо, якщо вони містять вкладення. Це допоможе зменшити розмір ваших даних і збільшити продуктивність вашого комп`ютера.
