Як зменшити розмір файлів Excel

Редагувати користувачем Okiseliova, Maluniu, Arina.Iv і ще одним іншим

Розміри файлів Excel мають особливістю роздуватися як повітряні кулі, поки ви їх створюєте і редагуєте. Файли зазвичай містять текст, але також можуть містити діаграми і графіку, які займають багато місця. Відправка таких файлів по електронній пошті може забити сервер, а зберігання на жорсткому диску поглинає доступний простір. На щастя, ви можете зробити кілька кроків, щоб зменшити розмір ваших файлів Excel.

Кроки

Метод 1 з 6: Спробуйте легкі способи

1. 

   1

   Перевірте форматування невикористаних осередків. Видаливши всі невикористовувані рядки в нижній частині документа на кожному аркуші, ви зможете значно зменшити розмір файлу.

2. 

   2

   [b]Збережіть файл Excel в двійковому (.xlsb) форматі. Це переведе структуру в стиснуту папку з безліччю бінарних файлів. Ступінь стиснення залежить від вмісту файлу. Ви також можете помітити, що відкриття і закриття файлу займає більше часу, ніж, якби файл був збережений в звичайному (.xls) форматі.
   • Після збереження файлу у форматі .xlsb виділіть і видаліть всі осередки поза діапазону даних (як правило, справа і внизу).
   • Виділіть ті ж клітини і видаліть все форматування (кольори, лінії і т.д.). Видаліть форматування з кожного аркуша у файлі.
   • Повторно збережіть файл у .xlsx. Перевірте, наскільки зменшився розмір файлу.

3. 

   3

   Дайте файлу інше ім`я. Простий процес перетворення може видалити додатковий простір або похибка у файлі.

Метод 2 з 6: Якщо файл з графікою і форматуванням

1. 

   1

   Відкрийте файл Excel.

2. 

   2

   [b]Збережіть файл Excel у форматі.html.

3. 

   3

   [b]Змініть ім`я файлу.html документа. Потім збережіть новий документ у форматі .xls.

Метод 3 з 6: Якщо файл містить тільки текст

1. 

   1

   Відкрийте файл Excel.

2. 

   2

   [b]Збережіть файл Excel у форматі.xml.

3. 

   3

   [b]Перейменуйте файл.xml і знову збережіть його у форматі .xls під новим ім`ям.

Метод 4 з 6: Використання WinZip

1. 

   1

   Відкрийте ваші документи і знайдіть файл, який ви хочете стиснути. Натисніть на ім`я файлу і змініть тип файлу з .xls на .zip.

2. 

   2

   Натисніть на файл і виберіть "Відкрити за допомогою WinZip". Потім виберіть, куди саме витягти файл.





3. 

   3

   Стисніть вміст файлу за допомогою WinZip.

4. 

   4

   Відкрийте документи. Виділіть файл і змініть тип з .zip на .xlsx. Ви повинні помітити істотне зменшення розміру файлу.

Метод 5 з 6: Знаходження джерела помилок

1. 

   1

   Як тільки ви знайшли лист, який значно збільшує розмір файлу, збережіть файл як filename.xls, щоб позначити лист і проблему. Це означає, що дані у файлі вийшли за межі Excel.

2. 

   2

   Зробіть копію файлу (щоб ви могли з нею пограти), а потім видаліть кожен стовпець, і після кожного видалення зберігайте файл.

3. 

   3

   Ви помітите, що після видалення "проблематичного" шпальти, розмір файлу значно зменшиться (з мегабайт до кілобайт).

Метод 6 з 6: Зберегти як

Цей метод працює для електронних таблиць із зображеннями.

1. 

   1

   Натисніть кнопку «файл», а потім «Зберегти як».

2. 

   2

   Поруч з кнопкою «Зберегти» ви знайдете «Сервіс». Натисніть цю кнопку.

3. 

   3

   Стисніть зображення.

4. 

   4

   Виберіть параметри стиснення - за розміром екрану або за розміром друкованого аркуша.

5. 

   5

   Зберегти. Готово.

Поради

• Якщо ви пересилаєте файл Excel електронною поштою з комп`ютера Mac на комп`ютер Windows, обов`язково збережіть файл у форматі .xlsx. Це запобіжить поява проблем при відкритті файлу на ПК.
• Для стиснення файлів Excel на Mac спробуйте програмне забезпечення сторонніх виробників, наприклад, FILEminimizer Office. or Express Zip Mac Compression Software.

Попередження

• Завжди робіть копію файлу, перш ніж намагатися його стиснути. При вищевказаних способах файл може втратити форматування діаграми і т.д.
• Якщо у вас Excel файл з макросами, збереження в HTML або XML видалить код. У такому випадку, вам необхідно переглянути файл вручну і видалити форматування в непотрібних осередках.