Як виконати злиття адресних наклейок, використовуючи Excel і Word
Навчитися користуватися Mail Merge в Microsoft Word може бути непростим завданням, якщо ви намагаєтеся використовувати Microsoft Help. Ми опишемо набагато більш лінійний спосіб - створення файлу адрес в Excel, злиття в Word і додавання переваг і більш витончених деталей. Цей простий спосіб може заощадити годинник "метушні" з етикетками, гарантуючи, що ви не будете вдаватися до підписування їх пізніше!
Примітка: Це для Office 2003- інструкції для інших версій можуть відрізнятися.
Кроки
1
Створіть файл адрес в Microsoft Excel, вставивши імена та адреси наступним чином:2
рядок 1 повинна мати заголовок, перш ніж почати додавати адреси з рядка 2 далі- Помістіть імена в колонку A.
- Помістіть прізвища в колонку B.
- Помістіть поштові адреси в колонку C.
- Помістіть міста чи містечка в колонку D.
- Помістіть округ (область) в колонку E.
- Помістіть поштові індекси в колонку F.
- Збережіть файл. Запам`ятати розташування та ім`я файлу.
- Закрийте Excel.
3
Відкрийте Word і перейдіть в "Tools / Letters" і "Mailings / Mail Merge".- Якщо панель завдань не відкрита на правій стороні екрану, перейдіть в View / Task Pane і клацніть по ній. Панель завдань повинна з`явитися.
4
Заповніть перемикач Labels в панелі завдань (Task Pane).
5
Натисніть на Label Options і виберіть ярлик, який використовується, в списку. Натисніть кнопку ОК, як тільки ви обрали.
6
Натисніть Next:"Select Recipients".
7
Натисніть на кнопку "Browse" і знайдіть файл, який щойно зберегли в Excel і збережіть у папці My Documents. Відкрийте цей файл і відкриється діалогове вікно. Всі одержувачі повинні бути обрані за замовчуванням. Якщо ні, зробіть це і натисніть кнопку OK.
8
Натисніть Next:"Arrange your labels".
9
Натисніть на кнопку "More items..."Залиште поля Database (угорі праворуч), відібраними і натисніть на поля, які хочете вставити. Натискайте по них в порядку, в якому вони будуть з`являться на етикетці. Як правило, це Ім`я, Прізвище, Вулиця, Місто, Область, Поштовий індекс. Не звертайте уваги на те, що всі вони в кінцевому підсумку знаходяться в одному рядку. Коли ви закінчите вибір, можна буде додати прогалини і повернення каретки, де ви хочете їх бачити на етикетці. Якщо у вас є всі вставлені поля, натисніть кнопку ОК. Якщо ви забули одне, помістіть курсор, де ви хочете, щоб воно було (поле праворуч від курсора, ймовірно, стане сірим - це нормально), потім натисніть кнопку "More items ..." знову і виберіть поле, яке потрібно додати. Натисніть кнопку CLOSE у вікні, як тільки закінчите вставляти всі необхідні поля.
10
Додайте прогалини і повернення каретки так, щоб етикетка виглядала правильно. Ігноруйте це, коли поле після Location (місце) для будь-якого з них стає сірою, пробіл буде додано замість заміни поля.
11
Ми «підштовхнули» весь адреса трохи вправо шляхом "збільшення відступу" один раз. Це залежить від розміру етикетки, яку ви використовуєте, але виглядає краще!- Якщо все знаходиться там, де вам потрібно, натисніть на Update All Labels. Ви повинні побачити поля, скопійовані на всі етикетки.
12
Натисніть Next:"Preview your labels".
13
Якщо вас все влаштовує, натисніть Next:"Complete the Merge". У цьому вікні можна редагувати окремі етикетки або надрукувати їх: варто натиснути на EDIT INDIVIDUAL LABELS і натиснути ALL і OK, навіть якщо вас все влаштовує, таким чином ви можете отримати доступ до всіх сторінок етикеток.- Збережіть файл, перш ніж зробите що-небудь ще!
14
Ви також можете використовувати комерційні онлайн-інструменти для виконання вашого злиття при створенні етикеток. Перевагою є те, що вони легкі і швидкі у використанні.
