Як проводити інвентаризацію
Інвентаризація - це важливе завдання для бізнесу. Під інвентаризацією потрібно розуміти, в даному випадку, і залишок товару на складі, і процес його перевірки та обліку. Багато компаній регулярно проводять інвентаризацію, щоб переконатися, що у них не закінчуються найпопулярніші товари, або що кількість замовлених товарів не перевищує кількість наявних. Якщо в результаті інвентаризації виявляються надлишок чи недолік товару, то цей факт точно вкаже вам на існуючу проблему. Проблемою може виявитися як невірне проведення інвентаризації, так і можливе злодійство.
Кроки
1
Знайдіть підходяще, просторе місце для зберігання облікових одиниць і самої інвентарній опису. Це може бути порожньою шафа, невелика кімната або місце на складі.- Переконайтеся, що обране місце чисте, сухе і добре освітлене.
- Переконайтеся, що в обраному місці достатньо простору і полиць для зберігання.
- Забезпечте себе, замикаючи двері в це приміщення на ключ в кінці робочого дня.
2
Розробіть систему зберігання облікових одиниць, яка буде допомагати вам у роботі. Вона може бути як простий, так і досить складною.- Організуйте свою систему так, щоб самі часто використовувані товари перебували в легкодоступному місці.
- Зберігайте облікові одиниці разом, якщо вони однакові або схожі. Наприклад, якщо вам потрібно зберігати різні картриджі для принтера, складіть їх на одну полицю і розсортуйте за типом або номером моделі.
- Помітьте кожну полицю і коробку, щоб облікові одиниці було легко знайти.
3
Визначте, який спосіб інвентаризації найбільше вам підходить. Ось список варіантів, з якого можна вибрати.- Якщо у вас невелика кількість облікових одиниць, то, можливо, простіше буде відстежувати їх вручну.
- Виберіть просту у використанні програму, наприклад Excel, або скачайте з інтернету якусь безкоштовну програму для створення інвентарній опису.
- Створіть велику таблицю з достатньою кількістю стовпців і рядків, щоб вмістити всі ваші облікові одиниці. Впишіть в неї кожну облікову одиницю, короткий її опис, код, модель або номер моделі. Впишіть також дату отримання одиниці, її вартість, кількість таких одиниць, і дату продажу.
4
Проведіть повну опис товарно-матеріальних цінностей. Упорядкування та опис усіх облікових одиниць допоможе вам легко порахувати те, що є в наявності.
5
Ретельно перевірте складену опис. Якщо спочатку була допущена помилка, то потім буде практично неможливо правильно все порахувати.
6
Пам`ятайте, що потрібно відстежувати кожну облікову одиницю в обох напрямках: і її поява у вас, і її продаж.
7
Проведіть фізичну інвентаризацію, т.е. перерахуйте і перевірте всі облікові одиниці вручну. Це потрібно робити регулярно. Можете проводити таку роботу щомісячно, щоквартально або щорічно.
Поради
- для створення більш складної інвентарній опису використовуйте більш складні професійні комп`ютерні програми.
- Коли ви приймаєте товар, перевірте, що вам доставили то кількість облікових одиниць, яке зазначено в накладній.
- Якщо інвентаризацією у вашій компанії займаються більше, ніж один співробітник, складіть детальну і зручну у використанні інструкцію для своїх колег.
Попередження
- Не зберігайте зайвий товар. Ваші поставки повинні відповідати попиту.
- Не дозволяйте запасам товару сильно виснажуватися. Не допускайте ситуацій, коли потрібний товар закінчився до наступної поставки.
