Як написати стандартну типову інструкцію
Стандартна типова інструкція (СТІ) - це документ, що містить покрокову інформацію про те, як виконати завдання. Наявну СТІ може знадобитися змінити або оновити, або ви можете опинитися в ситуації, коли ви повинні будете її написати, починаючи з нуля. Це звучить лякаюче, але насправді це дуже, дуже, дуже ретельний перелік. Подивіться крок 1, щоб почати.
Кроки
Частина 1 з 3: оформлення вашої CТІ
1
Виберіть свій формат. Ні вірного або невірного способу написати CТІ. У кожному разі, у вашої компанії, можливо, є набір CТІ, до яких ви зможете звернутися за керівництвом щодо форматування, намітивши в загальних рисах, як переважно, щоб воно виглядало. У цьому випадку, використовуйте вже існуючу CТІ як шаблон. Якщо цього немає, у вас є кілька варіантів:- Простий покроковий формат. Він підійде для рутинної короткої процедури, яка має трохи можливих результатів, і досить точна. Крім необхідної документації та інструкцій з безпеки, насправді, це - просто маркований список, що складається з простих речень, що вказують читачеві, що потрібно зробити.
- Ієрархічний покроковий формат. Зазвичай використовується для об`ємних процедур - більше ніж в 10 кроків, що включають в себе кілька рішень для здійснення, уточнення та термінологію. Зазвичай це аркуш зі списком основних пунктів і підпунктів в певному порядку.
- Формат блок-схеми. Якщо процедура більше схожа на карту з практично нескінченним числом можливих результатів, то використання блок-схеми стає кращим вибором. Цей варіант формату ви повинні вибрати в тому випадку, коли результати не завжди можна передбачити.
2
Враховуйте свою аудиторію. Існують три основні чинники, які потрібно враховувати перед створенням своєї СТІ:- Попередні знання вашої аудиторії. Знайомі вони з вашою компанією та її процедурами? Чи знають вони термінологію? Стиль вашого викладу повинен відповідати знанням і частці участі читача.
- Можливості мови вашої аудиторії. Чи є хоч один шанс, що «читати» вашу СТІ буде той, хто не говорить на вашій мові? Якщо така ймовірність є, то краще включити в СТІ велика кількість підписаних зображень і діаграм.
- Розмір вашої аудиторії. Якщо безліч людей будуть одночасно читати вашу СТІ (які зайняті в різних ролях), то вам слід форматувати документ так, щоб він був більше схожий на розмову в п`єсі: користувач 1 завершує дію, далі слід користувач 2, і так далі і так далі. Таким способом, кожен читач зможе побачити, як він чи вона стає важливою деталлю добре змащеного механізму.
3
Враховуйте свої знання. Все зводиться до цього: чи є ви найкращим для того, щоб написати це? Ви знаєте, що тягне за собою цей процес? Як він може піти неправильно? Як зробити його безпечним? Якщо ні, то вам краще передати це комусь іншому. Бідно написана, а що ще гірше, невірно написана СТІ, може не тільки знизити продуктивність і стати причиною невдач організації, але це також може бути небезпечно і мати негативний вплив на вашу команду або навколишнє середовище. Коротше кажучи, вам не варто так ризикувати.- Якщо на цей проект ви були призначені, або ви відчуваєте себе вимушеним (або зобов`язаним) його закінчити, то чи не соромтесь просити про допомогу людей, які виконують цю процедуру повсякденно. Проведення інтерв`ю - це звичайна частина будь-якого процесу створення СТІ.
4
Виберіть між короткою або довгою формою СТІ. Якщо ви пишете або оновлюєте СТІ для групи осіб, добре знайомих з протоколом, термінологією, і т.п., то піде на користь використання короткої і швидкої СТІ, більше схожою на перелік, і написаної в короткій формі.- Крім основних цілей та супутньої інформації (дата, автор, ідентифікаційний номер і т.д.), це насправді просто точний список кроків. У цьому випадку немає необхідності в деталях або уточнень.
5
Тримайте в розумі мету своєї CТІ. Очевидно, у вас є процедура всередині вашої організації, яка продовжує повторюватися знову і знову і знову. Але чи є особлива причина чому ця конкретна CТІ корисна? Чи потрібна робити упор на безпеці? Заходи щодо забезпечення дотримання? Це використовується для навчання або для щоденної діяльності? Ось кілька причин, чому ваша CТІ необхідна для успішної роботи вашої команди:- Щоб дотримувалися всі стандарти
- Щоб максимально збільшити виробничі вимоги
- Щоб не було несприятливих впливів на навколишнє середовище
- Щоб забезпечити безпеку
- Щоб все йшло згідно з графіком
- Щоб запобігти збоям у виробництві
- Щоб використовувати його як документ для навчання
- Якщо ви знаєте, що саме повинна підкреслювати ваша CТІ, то вам буде легше структурувати все написане навколо цих моментів. Також так буде легше побачити, як важлива ваша CТІ.
Частина 2 з 3: написання вашої СТІ
1
Підберіть необхідний матеріал. Взагалі, технічна СТІ буде складатися з 4-х елементів, крім самої процедури:- Титульна сторінка. Включає в себе 1) назву процедури, 2) ідентифікаційний номер СТІ, 3) дату випуску чи перегляду, 4) назву агентства / підрозділу / філії, до якого відноситься СТІ, і 5) підписи тих, хто підготував і схвалив СТІ. Це може бути оформлено так, як вам подобається, за умови, що інформація викладена ясно.
- Зміст. Воно необхідне тільки в тому випадку, якщо ваша СТІ досить довга, для забезпечення легкої навігації. Тут ви знайдете просту стандартну схему.
- Гарантія якості / Контроль якості. Інструкція не може вважатися хорошою, якщо її не можна перевірити. Прикладіть необхідні матеріали і деталі, щоб читач переконався в отриманні бажаних результатів. Це може містити або не містити інші документи, такі як приклади оцінки випробувань.
- Посилання. Переконайтеся, що ви перерахували всі наведені і значущі посилання. Якщо ви посилаєтеся на інші СТІ, переконайтеся в тому, що в додатку є вся необхідна інформація.
- Ваша організація може мати інший протокол, відмінний від даного. Якщо ви можете посилатися на вже існуючі СТІ, відмовтеся від цієї структури і дотримуйтеся того, що вже є.
2
Переконайтеся в наявності наступного, необхідного для самої інструкції:- Призначення і область застосування. Іншими словами, опишіть мета процесу, його межі, і як він використовується. Увімкніть стандарти, нормативні вимоги, ролі та обов`язки, вхідні і вихідні дані.
- Методологія та процедури. Суть питання - перерахувати всі кроки з необхідними деталями, включаючи необхідне обладнання. Охопіть послідовні процедури та фактори прийняття рішень. Зверніть увагу на всі «що якщо» і можливі перешкоди або заходи безпеки.
- Роз`яснення термінології. Позначте скорочення, абревіатури і всі фрази, які не використовуються в просторіччі.
- Попередження про безпеку і здоров`я. Повинні бути перераховані в окремому розділі і також на додаток до тих кроків, до яких вони належать. Чи не прикрашайте цей розділ.
- Обладнання та матеріали. Повний список того, що необхідно, і коли, де це можна знайти, стандарти обладнання, і т.д.
- Обережність і перешкоди. В принципі, розділ усунення несправностей. Вкажіть, що може піти неправильно, на що потрібно звернути увагу, і що може перешкоджати отриманню кінцевого ідеального продукту.
- Кожну з цих тем виділіть в самостійний розділ (зазвичай вони позначаються літерами або цифрами), для того, щоб ваша СТІ не стала багатослівною і заплутаною, а також, щоб у ній було легко орієнтуватися.
- Це не означає, що список ісчерпивающій- це всього лише верхівка айсберга процесу. Ваша організація може виділити інші моменти, які вимагають уваги.
3
Переконайтеся, що написані вами тексти короткі і легко читані. Різниця в тому, що ваша аудиторія не вибирає їх читання в якості розваги. Вам бажано зробити його коротким і ясним - інакше увага буде розсіюватися або вони вважатимуть цей документ архіскладних і важким для сприйняття. Загалом, намагайтеся вкорочувати пропозиції настільки наскільки це можливо.- Ось поганий приклад: Переконайтеся що, ви вичистили всю пил з вентиляційних шахт перед тим, як почати їх використовувати.
- Ось хороший приклад: Перед використанням вичистіть пил з вентиляційних шахт.
- Загалом, не використовуйте «ви». Це повинно трактуватись. Говорите в активному заставі і починайте пропозиції з командних дієслів.
4
Якщо це необхідно, розпитайте персонал, який бере участь в цьому процесі, як вони виконують це завдання. Саме небажане, що вам потрібно зробити, це написати некоректну СТІ. Ви піддаєте ризику безпеку своєї команди, їх ефективність, свій час і заплутувати встановлений процес, не вносьте в нього ніякої душі - це те, що ваші товариші по команді можуть знайти трохи образливим. Якщо вам потрібно, задавайте питання! Вам необхідно, щоб це було правильно.- Звичайно, якщо ви не знаєте, зверніться до декількох джерел, що охоплює всі ролі та обов`язки. Один член команди може не слідувати стандартній СТІ або інший учасник може бути залучений тільки в частина процесу.
5
Розбийте великі шматки тексту діаграмами і блок-схемами. Якщо у вас є крок чи два особливо лякають, то зробіть його легше для сприйняття читачем за допомогою якої-небудь діаграми або блок-схеми. Це зробить текст легким для читання і дасть мозку невелику перерву, щоб розібратися у всьому. Так текст буде виглядати більш завершеним і добре написаним, що краще і для вас.- Не вмикайте їх тільки для того, щоб роздути обсяг своєї сти- це робиться тільки при необхідності або в разі спроби усунути мовний бар`єр.
6
Переконайтеся, що кожна сторінка документа має контрольне позначення. Ваша СТІ можливо, одна з багатьох - тому, сподіваємося, що ваша організація має будь-яким великим каталогом бази даних з певною системою посилань. Ваша СТІ є частиною цієї посилальної системи, і тому потребує певному типі коду, щоб знайти її по порядку. Ось для чого корисні позначення.- Кожна сторінка повинна мати коротку назву або ідентифікаційний номер (ID), номер версії документа, дату і «сторінка № з №» в правому верхньому куті (для більшості форматів). Вам можуть знадобитися або не знадобитися виноски (або тримайте їх у виносках), залежно від переваги вашої організації.
Частина 3 з 3: гарантія успіху та точності
1
Протестуйте інструкцію. Якщо ви не хочете її тестувати, то можливо, вона недостатньо добре написана. Знайдіть кого-небудь з обмеженим знанням процесу (або людини, яка являє собою звичайного читача), щоб він скористався вашою СТІ в якості керівництва до дії. З якими проблемами вони зіткнулися? Якщо так, зверніться до них і проведіть необхідні доопрацювання.- Найкраще, коли є група людей для тестування вашої СТІ. У різних людей будуть виникати різні питання, дозволяючи розширити ряд (сподіваємося корисних) відповідей.
- Будьте впевнені тестувати інструкцію те, хто ніколи раніше такого не робив. Людина з попередніми знаннями, буде покладатися на свої знання, щоб досягти мети, а не на вашу роботу, а це призведе до поразки.
2
Покажіть СТІ тим, хто дійсно виконує процедуру. Наприкінці дня дійсно неважливо, що думає про вашу СТІ керівництво. Має значення те, що думають про неї ті, хто насправді працює. Так що перед тим як ви відправите свою роботу наверх на затвердження, покажіть її тим, хто буде це виконувати (або виконує). Що думають вони?- Дозволяючи їм бути залученим у процес і дозволяючи відчути себе частиною цього процесу, викличе у них прихильність до того, щоб прийняти вашу СТІ. І неминуче те, що у них з`являться чудові ідеї!
3
Покажіть свою СТІ консультантам і команді по Гарантії якості. Як тільки команда дасть добро йти вперед, відправте її до своїх радників. Можливо, у них менше доступу до актуального вмісту, але вони дадуть вам знати, якщо вона відповідає вимогам щодо оформлення, якщо щось пропущено, і запротоколює все це для прийняття офіційно і для введення в систему.- Направте СТІ на затвердження, використовуючи системи управління документами, щоб забезпечити маршрут аудиту погоджень. Це варіюється від організації до організації. В цілому, вам потрібно, щоб все відповідало вимогам і керівним принципам.
- Будуть необхідні підписи, і більшість організацій в наші дні не має проблем з використанням електронних підписів.
4
Як тільки СТІ буде затверджена, починайте її впроваджувати. Це може включати в себе проведення формального навчання персоналу (у тому числі навчання в аудиторії, комп`ютерне навчання і т.д.) або це може означати, що вашу папір можна вішати у ванній кімнаті. Щоб це не було, зробіть, щоб це працювало! Ви для цього старалися. Час для визнання!- Переконайтеся в тому, що ваша СТІ залишається актуальною. Якщо вона коли-небудь застаріє, поновіть її, затвердите і інвентаризують її оновлення, і перерозподіліть СТІ, як це необхідно. Від цього залежить безпека, продуктивність і успіх вашої команди.
Поради
- Перевірте уточнення. Переконайтеся, що тут немає різних інтерпретацій. Покажіть інструкцію кому-небудь, хто не знайомий з процесом і попросіть його розповісти вам свою думку про цьому-ви можете бути здивовані.
- Не забудьте підключити зацікавлені сторони, де це можливо, так що задокументований процес є фактичним процесом.
- Використовуйте блок-схеми і наочні зображення, щоб читачеві був ясний сам процес.
- Подбайте, щоб ваш документ переглянули люди перед тим, як його затвердять.
- Використовуйте просту мову, щоб пояснювати кроки.
- Переконайтеся, що історія документа зареєстрована в кожній зміненої версії.
- Перед тим як писати свою СТІ, перевірте наявність вже готової версії. Можливо вам просто потрібно буде зробити пару швидких правок. Тим не менш, переконайтеся, що ви все ще документіруете їх!
