Як професійно повідомляти погані новини
«Ем, давай з поганих новин, щоб закінчити на оптимістичній ноті».
Підготуйтеся до цього, так як, коли вам необхідно повідомити погані новини в професійній сфері, є кілька способів зробити це правильно і маса інших, які приведуть до повного краху. Існують різні підходи до цього і різні методи, які серед іншого залежать від характеру новин, обставин, за яких вони будуть сказані, важливості новин, і того, як будуть використовуватися ці новини. Наступний набір кроків дасть вам деякі рекомендації про те, як можна досягти певного результату, застосовуючи певні дії.
Під час просматривания цих методів ви побачите один, який стоїть на голову вище інших з філософської точки зору-він представлений останнім. Перші методи, які вказані в цій статті, знаходяться тут, тому що відносяться до загальної методології, і ви повинні зуміти їх розпізнати. Тільки останній з них несе істинний характер. Однак це не означає, що ви повинні ігнорувати перші методи. Вони мають своє місце в методології. Просто треба знати, до якої ситуації вони підходять, а до якої немає.
Кроки
Метод 1 з 3: Техніка плетіння
Ви можете побачити, як її використовують на політичних майданчиках і в громадських телевізійних корпораціях- незалежно від того, наскільки погано йдуть справи, все представлено в позитивному світлі: «Я радий повідомити, що на даному етапі він покінчить зі школою, і що він в даний час він в числі кращих 98% учнів у своєму класі з усього лише 100 студентів! ». Презентація може здатися «експромтом», але насправді вона вимагає ретельного планування і своєчасного показу. Якщо ви не вловили суть, вищенаведена цитата не говорить про те, що він отримає освіта-а в числі кращих 98% в класі з 100 означає, що є тільки два студенти, які гірше нього. Слова «всього лише» додаються тільки для того, щоб відвернути і запитати.
1
Добре розбирайтеся у своїй справі. Ви ж збираєтеся зробити так, щоб погані новини звучали як хороші. Для того щоб зробити це ефективно, ви повинні бути інформовані про інші факти і питаннях, які близькі до ситуації. Якщо, наприклад, ви уявляєте погані новини про порчу лісу через обширного збору пиломатеріалів, ви також повинні знати про інші впливають на навколишнє середовище факторів (наприклад, поширення тварин). При такому підході вам будуть задавати питання про додаткові елементах. Будьте готові до цього.
2
Використовуйте посилання на статистику. Використання чисел для підкріплення вашої презентації є потужним інструментом. Правда в тому, що ретельно підготовлені статистичні посилання (відрізняються від реальної статистики, яка може піти проти вас) можуть бути використані для зміцнення майже будь-якій позиції. Вони не роблять цю позицію правильною, але можуть додати потужності в презентацію. Цей підхід софіста (софісти зосереджуються на тому, щоб протистояти обом сторонам з однаковою ефективністю - як правило, їх категоризується як осіб, які не зважають на «істиною»)
3
Не показуйте ті дані, які не підтримують вашу позицію. Представивши їх, є ймовірність, що хтось підніме це питання. Бажано зменшувати ймовірність таких моментів під час презентації. Якщо це необхідно, не принижуйте або «відмахуйтеся» від опозиції, а показуйте, чому ці протилежні точки зору або недоречні, або неправильні. Не витрачайте багато часу на це - чим більше часу ви витрачаєте, тим більше зміцнюється протилежна позиція. Дайте відповідь на них і рухайтеся далі. «Для вирішення проблем захисту тварин ми досконально вивчили всі впливи на місцеву фауну і, врешті-решт, довели, що вони незначні. Ми надамо доступ до наших досліджень для відповідно кваліфікованих критиків ». Кінець історії - жодних питань.
4
Майте інтелектуальний вид. Вам не обов`язково бути «Родоський вченим», щоб висловити свою думку, але важливо, щоб аудиторія вважала, що ви добре розбираєтеся в цьому питанні та інших суміжних областях. Посилання на незрозумілі, але які відносяться до справи факти можуть мати потужний психологічний вплив. «Як багато з вас знають, шестирічні каліфорнійські кондори шукають пару на початку осені і наші зусилля явно пов`язані з цією важливою подією».
5
Будьте оптимістичні. Існує риса, часто перетинається між оптимістичним оратором і продавцем шарлатанської панацеї. «Проблема з капіталом« Т »і тим, що римується з« П », і тим, що підтримує фонд!» Навіть якщо ви дійсно продаєте засіб від усіх хвороб, ви не хотіли б, щоб зараз вас так сприймали. Пам`ятайте, що це презентація поганих новин.
6
Будьте готові до програшу. Цей метод майже завжди прозорий на інтелектуальному рівні. Ви звертаємося до негайної емоційної реакції. Після того, як ця реакція затухає, є надія, що ваші слова знайдуть достатньо «вільних вух» для донесення інформації. Ви обов`язково почуєте коментарі до «прикрашеним» моментам. Те, як ви впораєтеся з ними - не відноситься до питань цієї статті.
Метод 2 з 3: Порівняти і зменшити
Ви, напевно, часто бачите, як в огляді діяльності щось пішло не так. «Все могло б бути набагато гірше. Так, можливо, є допущені помилки, але у нас був хороший план і виконувався він відмінно. Пам`ятаєте, як було погано, коли те ж саме відбулося два роки тому? Ну, те, що трапилося зараз, набагато краще за всіма показниками ». Цей тип презентації часто використовується для (спробуйте) приховування провини. Він рідко допомагає зробити це, але залишає все на позитивній ноті і дозволяє виступаючому визнати помилки і, в той же час, зберегти своє обличчя. З іншого боку, цей спосіб може здатися дитячим і дратівливим, якщо не спрацював. «Але мама! Ніхто не здав цьому тест добре, навіть Джонні і Мері отримали двійки, а важливим є тест, який буде наступного тижня! »
1
Визначтеся з загальними посиланнями. Ви хочете знайти інші подібні події, які мали менш сприятливі результати. Ви зможете використовувати їх для порівняння. По правді кажучи, чим більше ви знайдете, тим краще, але не використовуйте всю інформацію відразу - збережіть щось у резерві. Безумовно, чим гірше ці дані, тим краще виглядає ваше порівняння. «Результат наших зусиль був феноменальним, якщо врахувати, що три інші команди 30 разів намагалися відновити це і у них не вийшло».
2
Складіть список того, що було зроблено добре. Ви не збираєтеся ігнорувати погані новини, але ви хочете сфокусуватися на витрачені зусилля, а не результат. «Незважаючи на небезпечні умови праці, відсутність належного фінансування та очевидна відсутність підтримки місцевого населення, ті чоловіки і жінки вистояли і подолали - вони заслуговують нашу глибоку подяку»
3
Зосередьтеся на майбутньому. Катастрофи - не що інше, як можливість для поліпшення. Коли ви починаєте говорити про майбутнє, ви повинні розширити свою промову і на недавні зусилля. Не вказуйте на те, що не було зроблено, а дотримуйтеся приблизно такої версії: як цей урок показав, як робити хороші речі і як вони можуть бути поліпшені, зроблені краще і швидше. «Я збираюся працювати ще більше, щоб переконатися, що ризик таких подій мінімізований, навіть у майбутньому!
Метод 3 з 3: сендвіча
Гарні новини - Погані новини - Хороші новини
У бізнесі ви натрапите на те, що раніше «неоригінальні» презентації просто не працюють. Це стає правдою тоді, коли етика і відповідальність на високому рівні. Цей метод дає вам можливість представити погані новини таким чином, що вони починаються і закінчуються на позитивній ноті без техніки «задимити і відобразити». «Пані та панове, я радий повідомити, що наші нові процедури тестування поліпшили способи виявлення збоїв на 97% за останні три місяці. У нас був лише один катастрофічний збій, який, на жаль, призвів до втрати дорогого устаткування, але позитивний момент у всьому цьому те, що управління склало графік по заміні цього обладнання протягом наступного фінансового року, і ця подія дозволить нам провести модернізацію, яка підвищить продуктивність ».
1
Визначте, які новини хороші. Перед негативною подією щось адже йшло добре? Знайдіть щось, що було на хорошому рахунку і пов`язане з поганими новинами. Важливо розповісти про це в першу чергу. «Ніколи не кажіть погані новини першим ділом». Якщо ви зробите це, то ваші слухачі часто зосередяться на них, і ви втратите їх увагу - вони навіть не чутимуть хороші новини. Надайте їм щось цікаве, таким чином, вони захочуть почути більше.
2
Уявіть факти. Після первісної хорошої новини переходите безпосередньо до поганих. Не починайте перехід зі слів: «А тепер погана новина» , швидше за все ви, зменшіть позитивний вплив попередньої хорошої новини. Коли ви розповідаєте погану новину, спробуйте говорити монотонно, але не відмовлятися від відповідальності і мати винний вигляд.
3
Підкресліть позитивні результати. Ви заявили, що саме сталося. Тепер - найголовніше: що ви дізналися з цього? Погані речі случаются- прийміть це як факт. Але ви можете використовувати ці події для вдосконалення. Найчастіше це називається аналіз причин події. Виконаний правильно, такий аналіз може призвести до значних поліпшень. Коли ви представите результати свого аналізу, ви розкажіть глядачам, як це негативна подія створить економічні вигоди в майбутньому.
4
Не виправдовує. Так, це трапилося. Ні, це не було добре. Ні, ви не намагаєтеся ухилитися від відповідальності. Ваше завдання розповісти новини і нічого, крім новин. Ви просто збираєтеся зробити це таким чином, щоб слухачі побачили в вас чесної людини. Якщо все зроблено правильно те, за допомогою цього методу ви, швидше за все, почуєте оплески.
5
Не вказуйте пальцем. Замість того, хто став винуватцем проблеми, станьте тим, хто її вирішить. Не намагайтеся прив`язати погані новини до когось - навіть до себе. Суперечка з приводу того, хто кому і що зробив, нічого не вирішить. Був хороший день, щось погане сталося, ось що ми робимо з цього приводу.
Поради
- Існує ще один метод, що не згаданий у статті, що очевидно у зв`язку з його відсутністю. Це «фактична презентація». Він опущений, оскільки у сфері, де він використовується, дійсно немає такого поняття, як погані новини. У таких випадках (наприклад, лабораторні експерименти) є тільки підтверджують або що не підтверджують дані. Заява, що під час тесту колесо впало - це не погана новина - це просто дані.
- Метод сендвіча є дуже хорошим способом, щоб запропонувати конструктивну критику (консультацію), щоб змінити поведінку (зі співробітниками, друзями, дітьми, подружжям). Почитайте на тему «Як відповісти на метод сендвіча» для додаткової інформації та іншого використання цієї техніки.
- Використовуйте метод сендвіча, де це можливо. Це покаже вашу зрілість і характер. Інші методи є вузькоспеціалізованими і вимагають дуже чітких обставин і дуже досвідчених ораторів.
- У техніці плетіння ви повинні бути гнучкими і швидко говорити. Якщо вам задали додаткове питання, кивайте під час питання так, немов ви вже знаєте відповідь. Завжди пам`ятайте, що ви можете уникнути відповіді на наступні питання, посилаючись на майбутню демонстрацію інформації для «читачів з відповідною кваліфікацією». Читайте статті на тему «Як використовувати техніку плетіння для презентації поганих новин».
- Метод «Порівняти і зменшити» буває корисним, коли потрібно обговорити порівняння поганих новин в співчутливому стилі. Викликавши співчуття в аудиторії по відношенню до інших поганих новин, ви зможете затьмарити реакцію на ваші погані новини.
- Репетируйте! Не намагайтеся використовувати будь-який з цих методів без практики. Якщо у вас є можливість спочатку попрацювати з друзями або партнерами, це буде хорошим способом дізнатися про потенційних запереченнях і реакції слухачів.
Попередження
- Найгірший спосіб повідомити погані новини - збрехати про них. Брехня виходить за рамки цієї статті, але є статті, на які можна посилатися, якщо ви дійсно думаєте, що брехня - це ваш єдиний вихід.
- Ніколи не повідомляйте погані новини першими! Ваша аудиторія втратить інтерес до всього іншого, що ви збираєтеся сказати. Вони навіть не чутимуть хороші новини.
- Як тільки ви станете на цей шлях, буде дуже важко відмовитися від нього. Якщо ви виберете метод «Техніка плетіння», наприклад, ви відчуєте, що дуже важко переключитися на інший метод.
- Завжди демонструйте повагу до тих, кого зачепили погані новини.
