Як правильно розподілити свій час

У наші дні, час стає одним з найважливіших ресурсів. З появою пристроїв, які допомагають нам постійно підтримувати контакт з друзями, близькими, а то й зовсім незнайомими людьми, ми стали все частіше відволікатися на дрібниці від роботи і вирішення нагальних проблем. Якщо ви сучасна людина, то вам, швидше за все, постійно не вистачає часу, щоб завершити всі розпочаті і задумані справи. У даній статті ми пояснимо вам, як уникнути безцільної втрати часу і завжди робити все вчасно.

Кроки

1. 

   1

   Перед тим як приступити до складання розкладу своїх справ добре перекусіть. Після чого постарайтеся розслабитися. Потім напишіть список справ, які вам необхідно закінчити. Однак, для того щоб успішно розподілити свій час, вам необхідно розібратися, що саме вам необхідно впорядкувати. Список нагальних справ, відсортованих за ступенем терміновості і важливості, допоможе вам у цьому.
   • Визначте для кожної справи ступінь терміновості і важливості.
     • Терміновість 1: закінчити сьогодні до 6 вечора.
     • Терміновість 2: закінчити завтра до 6 вечора.
     • Терміновість 3: закінчити до кінця тижня.
     • Терміновість 4: закінчити наступного тижня.
   • При великій кількості справ ви можете розбити дані групи на підгрупи. Приміром, терміновість 1 означатиме, що справу необхідно закінчити прямо зараз, а терміновість 1.5, що у вас є час до кінця робочого дня.

2. 

   2

   Правильно розподіляйте сили. Якщо вам необхідно закінчити проект до кінця тижня, - працюйте над ним потроху кожен день, починаючи з найбільш важливих і актуальних завдань.
   • Виконуйте заплановані на день завдання. Сконцентруйтеся на тому, що необхідно, і не відривайтеся через дрібниці. Закінчивши одну справу, переходьте до наступного. Покінчивши з усіма справами, запланованими на цей день, переходите до справ наступного дня.
   • Закінчивши і з завтрашніми завданнями, переходьте до тих, що мають бути зроблені до кінця тижня, закінчивши і їх, переходите далі до планів на початок наступного тижня. Таким чином, розбиваючи один великий проект на безліч складових частин-завдань, допоможе вам ефективніше управляти своїм часом, боротися зі стресом і не перевтомлюватися.
   • Останнім виконаним завданням кожного вашого дня має бути складання списку справ на завтра. Це допоможе вам не збиватися з наміченого шляху.

3. 

   3

   Намагайтеся розподіляти справи, враховуючи власну індивідуальну активність протягом дня. Хтось працює краще вранці, а хтось після обіду. До якої б групі ви не ставилися, плануйте справи з урахуванням власної продуктивності.







4. 

   4

   Розбийте робочий час на відрізки. Змагайтеся з годинником протягом усього робочого дня.
   • Працюйте інтервалами по 15, 30 або 60 хвилин. Вченими доведено, що найкраще кожні 45 хвилин роботи переривати 10 хвилинами відпочинку.
     
     
   • Поставте собі за мету закінчити за кожен проміжок частина якогось завдання або ж всю задачу повністю.

5. 

   5

   Робіть перерви. Вони необхідні, щоб освіжитися і дати мозку необхідний відпочинок, а після «кинутися в бій» з новими силами.
   • Тривалість перерви визначте заздалегідь, від 5 до 15 хвилин, і не витрачайте більше відведеного часу.
   • Такі перерви будуть сприйматися вашим організмом, як нагорода за виконану роботу.

6. 

   6

   Слідкуйте за своїм прогресом.
   • Перекреслює закінчені завдання.
   • Закінчивши все заплановане на день, ви відчуєте полегшення і приємну втому після роботи. Причому це буде пов`язано, не тільки з тим, що ви зробили всі справи, а також з тим, що ви чогось досягли за цей день, і це, безумовно, підштовхне вашу мотивацію.

7. 

   7

   Переписуйте список. Час від часу намічені справи та їх пріоритети.
   • Додавайте нові завдання. Вони повинні з`являтися практично кожен день, особливо спочатку, коли ви тільки звикаєте до самодисципліни.
   
   
   
   • Викреслюйте або зменшуйте терміновість закінчених справ, або справ втратили важливість.
   • Розподіляйте завдання серед своїх колег чи підлеглих. Всупереч поширеній помилці, немає ніякої необхідності робити все самому. Насправді, вдумливе розподіл роботи призводить до підвищення ефективності її виконання.
   • Використовуйте сучасні технології в якості віртуальних асистентів. Вони дозволять вам справлятися зі справами швидше, точніше і ефективніше. Сьогодні існує величезна кількість різноманітних додатків для мобільних пристроїв, покликаних допомогти вам робити свою роботу.

8. 

   8

   Залишайте час для відпочинку і розваг. Як говорить народна мудрість - справі час, а потісі годину. Дійсно, часом робота вимагає від нас напруження всіх сил організму і граничної концентрації. Саме тому необхідно час від часу дозволяти собі розслаблятися. До слова, це корисно не тільки для мозку, але і для всього іншого організму. Не обов`язково присвячувати розвагам занадто багато часу, головне робити це регулярно.

9. 

   9

   Спіть 7-8 годин щоночі. Здоровий режим дозволить вам залишатися бадьорим, енергійним і ясно міркувати. Відповідно ваша продуктивність буде перебувати на високому рівні.

Інструменти

• Для управління своїм часом вам може бути достатньо простого розкладу, записаного на аркуші паперу, а можуть знадобитися складні схеми з таблицями і календарем. Тому набір необхідних вам інструментів буде продиктований обраної вами методикою.
• Олівець.
• Ручка.
• Папір.
• Ластик.
• Маркер.
• Комп`ютер або ноутбук.
• Смартфон або планшетний комп`ютер.
• Список справ, календар, або комп`ютерні програми для управління справами.

Поради

• Використовуйте з користю час, який зазвичай йде у вас даремно. Це може бути час, витрачений на проездку на метро, або ж безглузді блукання по будинку перед роботою (якщо ви встаєте занадто рано). Головне постаратися зайняти себе в цей час, чим-небудь корисним, і таким чином додати цей відрізок до себе в актив.
• Не варто занадто сильно заповнювати день різними справами, створюючи, таким чином, розклад підходяще хіба що роботу.
• Витратьте пару хвилин між завданнями на яке-небудь абстрактне заняття: телефонна розмова, невеликий перекус або щось ще на ваш вибір.
• Викиньте з голови концепції типу «я повинен був закінчити все ще вчора», щоб ставити собі реальні цілі.
• Записуйте предмет і мета завдання, а не порядок скоєних дій. Записавши всі теми, визначте, скільки ви повинні витратити на кожну з них.
• Нагороджуйте себе за виконану роботу. Це дозволяє не втрачати мотивації. Дозволяйте собі отримувати невелику винагороду за виконання певної частини роботи. Однак, будьте обережні: якщо ви сильно розслабитеся, можете втратити концентрацію і більше нічого за день не зробити.
• Встановіть критерії оцінки виконаної роботи.
• Користуйтеся годинами для шахів, щоб відміряти проміжки часу і стежити за своєю продуктивністю. Поставте собі мету впоратися з яким-небудь завданням на час. Годинник буде служити нагадуванням, що вам необхідно вкластися в певний часовий відрізок і ні хвилиною пізніше.

Попередження

• Ставтеся до всього по-філософськи і будьте психологічно готові до несподіванок. Ви не можете все контролювати, а значить - не завжди все буде йти, так як ви запланували. Тому залишається лише перетерпіти «смутні часи», благо звичайно вони тривають недовго, і знову почати жити за власним графіком.