Як підготуватися до співбесіди на посаду секретаря-референта

Якщо вас чекає співбесіда на посаду секретаря-референта, то вам буде корисно дізнатися, що існує цілий ряд методів підготовки, дотримуючись яких, ви зможете домогтися успіху на співбесіді і забезпечити собі максимальні шанси на отримання роботи. Не існує «правильного» способу підготовки до співбесіди, але є стратегії, які можуть дозволити вам підвищити свої навички проходження інтерв`ю.

Кроки

  1. 1

    Дізнайтеся більше про посадові обов`язки секретаря-референта. У цей список входять, як правило, організація зустрічей для керівника, підтримання паперовій та електронній систем реєстрації документів, ведення записів, використання баз даних для внесення та формування інформаційних звітів, робота з багатоканальним телефоном (переадресація дзвінків), а також підготовка деяких документів, таких як доповідні записки та вихідні листи (паперові та електронні).

  2. 2

    Зберіть інформацію про компанію. При підготовці до будь-якого співбесіди, необхідно зібрати максимум інформації про організацію, в яку ви хочете влаштуватися на роботу. Так, ви покажете роботодавцю, що зацікавлені в отриманні саме цієї посади, а не перебуваєте відчайдушному пошуку будь-якої роботи.

  3. 3

    Ознайомтеся з вакансією. У кожного роботодавця свої вимоги до рівня професіоналізму, кваліфікації майбутнього співробітника, а також своє розуміння його функціональних обов`язків. Важливою частиною підготовки до співбесіди є вивчення особливостей тієї вакансії, на яку ви подали резюме. Якщо для одного роботодавця пріоритетом є своєчасність та пунктуальність, то для іншого важлива гнучкість і креативне мислення.

  4. 4

    Будьте готові розповісти про минулу роботу, ваш досвід, професійні навики, а також про ваших сильних і слабких сторонах. Приготуйте короткий, лаконічне пояснення, що відноситься до конкретної посади в рамках цієї співбесіди.




  5. 5

    Перегляньте своє резюме. Ви повинні бути готові відповідати на питання по ньому. До того ж, слід переконатися в тому, що в ньому відображена актуальна інформація, що підтверджує ваші навички роботи секретарем-референтом.

  6. 6

    Попрактикуйтесь в швидкого друкування. Дуже часто при виборі секретаря-референта, на співбесідах проводиться тестування по ручному введенню даних на час (швидкість друку). Це означає, що частина часу, відведеного на підготовку до майбутнього співбесіди ви повинні приділити практиці швидкого друкування та розвитку навичок роботи з десятковою клавіатурою.

  7. 7

    Сформулюйте відповіді на стандартні запитання, які зазвичай задають на співбесідах, коли вибирають секретаря-референта. Будьте готові продемонструвати свої знання в наступних областях:
    • Ви повинні зуміти пояснити, як організовується робочий день керівника, вказати які для цього використовуються методи, як встановлюються нагадування і вирішуються конфлікти планування.
    • Обов`язки секретаря-референта часто включають в себе роботу з клієнтами. Референт приймає дзвінки, зустрічає клієнтів і замовників і є сполучною ланкою між керівником і його бізнес партнерами.


    • Будучи секретарем-референтом, ви можете мати доступ до конфіденційної інформації. Будьте готові пояснити на співбесіді, що ви плануєте робити для захисту закритих відомостей і як працювати з ними.
    • Здатність виконувати декілька завдань одночасно - це обов`язкова вимога до секретаря-референта, так що приготуйтеся навести приклади того, як ви виконуєте кілька дій в один і той же час. Сфокусуйтеся на тайм-менеджменті (управлінні часом), організації та делегуванні завдань (коли це припустимо).
    • Вам доведеться працювати з різноманітними комп`ютерними програмами та офісним обладнанням. В рамках вашої підготовки до співбесіди перерахуйте свої навички в даних областях.

  8. 8

    Відрепетируйте відповіді на запитання. Вам не слід заучувати всі відповіді напам`ять, але ви напевно будете почувати себе комфортніше, якщо зможете відповідати на поставлені питання швидко і чітко.

  9. 9

    Продумайте свій зовнішній вигляд. Секретарі-референти працюють майже на всіх підприємствах, в усіх сферах діяльності, тому важливо одягнутися згідно з регламентом, встановленим в тій бізнес середовищі, в яку ви хочете потрапити. Зателефонуйте адміністратору і поцікавтеся наявними стандартами зовнішнього вигляду, і, відштовхуючись від цієї інформації, але з невеликим відступом, підберіть собі костюм для співбесіди. Наприклад, якщо дрес-код даної компанії вимагає носіння ділового одягу, то спробуйте урізноманітнити стандартний офісний образ яскравим блейзером.


Поради

  • Як тільки ви відчуєте себе впевненіше, попросіть друга зіграти роль роботодавця, щоб відтворити всі інтерв`ю повністю. Так ви зможете підготуватися і до можливого тестування. Якщо ви не можете залучити сторонню допомогу, попрактикуйтесь перед дзеркалом.
  • Розпочніть підготовку до співбесіди завчасно, щоб до призначеного дня ви були у всеозброєнні.
  • Протягом 48 годин після співбесіди, пошліть особі, що проводить його лист подяки. Використовуйте цю можливість також для вираження зацікавленості в даній роботі, нагадайте про свої вміння, затребуваних в роботі секретаря-референта. Все це можна згадати в наступному контексті: «Спасибі за приділений час. Я щиро зацікавлений в отриманні цієї роботи і впевнений, що мої організаторські здібності та досвід роботи у сфері діловодства зроблять мене гідним членом вашої команди ».