Як підготувати комплект інформаційних матеріалів

Ви погодилися на добровільній основі стати прес-секретарем клубу або організації, членом якої ви є? Нижченаведені поради допоможуть підготувати прес-реліз і інформаційний комплект практично для будь-якої організації.

Кроки

  1. 1

    Придбайте витратні матеріали. Для підготовки комплекту вам потрібні:
    • Папка

    • картон (картки) для друку

    • канцелярське приладдя.

  2. 2

    На окремому аркуші паперу запишіть основні завдання вашого інформаційного повідомлення. Не забудьте включити у ваш прес-реліз відповіді на основні питання: хто, що, коли, де і чому.

  3. 3

    Як тільки ви визначилися з основними завданнями, накидайте чернетку вашого прес-релізу. Ваше повідомлення повинно бути коротким, так як редактори і репортери зазвичай знаходяться в жорстких часових рамках.




  4. 4

    Відредагуйте ваш прес-реліз.

  5. 5

    У лівому верхньому куті остаточного варіанту надрукуйте наступне:
    • Контактна особа: ПІБ контактної особи
    • Телефонний номер: Приклад: 555.555.555
    • Дата релізу: Надрукуйте слово "До публікації", якщо ви надрукуєте більш пізню дату, на публікацію прес-релізу буде накладено "ембарго" (вона буде відкладена до зазначеного терміну). Зробіть відступ і приступайте до написання тексту новин. В кінці тексту в центрі сторінки надрукуйте ### (три решітки) або 40 щоб вказати на закінчення текстового повідомлення.

  6. 6

    Відкладіть прес-реліз перед остаточним редагуванням, якщо у вас є на це час.

  7. 7

    Якщо потрібно, зробіть фотографії та вкладіть їх у папку. Папка з двома кишенями дуже зручна для цих цілей, так як ви можете покласти прес-реліз в одну кишеню і фотографії в інший. Ви можете також вкласти диск з інформацією, якщо знаєте формат файлів, що використовуються місцевими ЗМІ. Диск може містити текст вашого інформаційного повідомлення та фотографії. До диску краще докласти надруковану копію повідомлення, а також готові фотографії.



  8. 8

    Надрукуйте назву вашої організації на картоні для друку. Помістіть картку зовні папки.
    • Помістіть в папку остаточний варіант вашого інформаційного повідомлення.

    • Підготовлений комплект відправте поштою або доставте особисто.

  9. 9

    Нижче наведено зразок прес-релізу:
    • Не забудьте центрировать ###.
    • Три символи решітки ### вказують на закінчення інформаційного повідомлення.

Контактна особа: Маша Іванова
Дата релізу: 1 січня 2005

2 січня WikiHow планує чаювання
Засновниця wikiHow Джейн Сміт у п`ятницю заявила, що wikHow є фактичним онлайн-лідером серед пошукових систем. За її словами, сайт був створений минулого року з метою допомогти людям у пошуку інформації онлайн. Її команда пишається тим, що дає можливість іншим ділитися своїми знаннями в інтернеті за допомогою їх сайту.
На знак вдячності всім тим, хто брав участь у розробці даного проекту, Сміт повідомляє, що її компанія організовує чаювання 2 січня 2005 за адресою 22 Apple Drive, початок о 14:00. Вхід вільний, запрошені всі бажаючі. Для отримання додаткової інформації ви можете зателефонувати 555.555.555.

###

Поради

  • Знайдіть і випишіть на окремий аркуш паперу контактні дані цікавлять вас ЗМІ.
  • Використовуючи список контактів, спробуйте відправити індивідуальний комплект відповідному редактору / репортерові.
  • По можливості, відішліть копії пакета по електронній пошті, факсу, звичайною постій.
  • Будьте короткі.
  • Надішліть інформаційне повідомлення завчасно (приблизно за два тижні). Пізніше ви зможете вислати додаткові короткі прес-релізи, якщо буде потрібно.
  • Враховуйте рекомендовані правила оформлення матеріалів. Але ви можете розробити і свій власний стиль.