Як написати звіт про подію
Якщо ви працюєте в поліції або охоронному агентстві, і вас направили на місце інциденту або нещасного випадку, у ваші обов`язки може входити написання детального і точного звіту про подію. Хороший звіт про подію надає вичерпні дані про подію. Дуже важливо не упустити жодної суттєвої деталі, включаючи опис неприємних і відразливих деталей. Інформація нижче допоможе всім, хто хоче навчитися писати звіти про події на професійному рівні.
Кроки
Частина 1 з 3: Наступний протокол
1
Дізнайтеся, яка форма протоколу використовується у вашій організації. Кожна служба має свої власні шаблони для підготовки звіту про подію. У деяких випадках вам потрібно просто заповнити готову форму, в інших доведеться написати звіт від руки або надрукувати його. Коректно заповнену форму потрібно здати до відповідного департаменту.- По можливості, використовуйте для написання звітів текстові редактори на комп`ютері. Звіт буде виглядати більш акуратним, до того ж у вас буде можливість виконати перевірку орфографії.
- Якщо потрібно написати звіт від руки, пишіть рівним і розбірливим почерком, причому краще використовувати друковані літери. Ті, хто будуть читати ваш документ, не повинні ламати голову з приводу значення слів або цифр.
2
Приступите до написання звіту максимально швидко. Пишіть в той же день, коли сталася пригода, адже вже через 2-3 дні спогади про нього почнуть змазуватися. Краще записати основні факти безпосередньо на місці події та підготувати звіт не пізніше 24 годин після обстеження місця події.
3
Надайте основну інформацію. У формі протоколу можуть бути необхідні поля, які потрібно заповнити. Якщо їх немає, почніть звіт з основних даних про подію, включивши в нього наступну інформацію:- Час, дата та місце події (пишіть максимально конкретно, вказуючи точну адресу і т.д.).
- Ваше ім`я та ідентифікаційний номер
- Прізвища інших офіцерів, присутніх на місці події.
4
Додайте пропозицію з описом характеру події. Опишіть, що привело вас на місце інциденту. Якщо ви отримали дзвінок, опишіть його, не забувши вказати, у скільки годин він надійшов. Напишіть об`єктивне пропозицію, ґрунтуючись на реальних фактах.- Наприклад, можна записати, що вам подзвонили в стільки-то годин і повідомили, що за вказаною адресою хтось порушує порядок, перебуваючи в нетверезому стані.
- Пам`ятайте, що потрібно дотримуватися фактів і бути об`єктивним, а не писати про те, що ви думаєте, що там сталося.
Частина 2 з 3: Опис того, що сталося
1
Пишіть опис того, що сталося в оповідної формі від першої особи. Основа вашого звіту - це точний виклад того, що сталося, виконане в строгій хронологічній послідовності і написане від першої особи. Використовуйте повні імена всіх задіяних осіб. Кожен раз починайте новий абзац, коли описуєте дії кожної окремої особи, описаного в звіті.- Дайте відповіді на питання щодо події: хто, що, коли, де і чому.
- Увімкніть точний опис вашої власної ролі в ході подій. Якщо ви використовували фізичну силу для затримання когось, не втрачайте це. Також опишіть, як ви розбиралися з подією та її наслідками.
- Використовуйте точні описи. Замість фрази «Я виявив його всередині і затримав», краще написати «Я прибув за адресою Проспект Миру, 120 о 12:05. Я підійшов до будинку і постукав у двері. Потім я спробував повернути ручку і виявив, що двері не замкнені ... »
- Описуючи свідчення свідків та очевидців, дотримуйтеся форми протоколу, яка прийнята у вашій організації.
2
Запишіть максимально вичерпну інформацію. Запишіть все, що можете згадати. Чим більше деталей - тим краще, так ви не залишите лазівок для людей, які мають намір інтерпретувати звіт в хибному тлумаченні. Не турбуйтеся, що ваш звіт буде занадто довгий і багатослівний. Ваше завдання - описати повну картину того, що сталося.
3
Будьте акуратні. Чи не записуйте в звіт ніяких фактів, в достовірності яких ви не впевнені. Записуйте показання з чужих слів, як показання з чужих слів. Наприклад, якщо свідок стверджує, що бачив, як хтось перестрибнув через паркан і втік, можна записати, що трапилося описано зі слів свідка, але не є доведеним фактом.
4
Пишіть зрозуміло. Не використовуйте для опису подій хитромудру промову з багатозначними оборотами. Викладайте події короткими, істотними пропозиціями, що мають відношення до події. Не залишайте можливості для двозначних тлумачень.- Не пишіть: «Я думаю, що підозрюваний хотів повернутися до своєї дружини, і мені здавалося, що в нього були недобрі наміри, коли він підійшов до неї і схопив її». Запишіть сухо і точно: «Підозрюваний (впишіть ім`я) підійшов до своєї дружини (ім`я) і з силою схопив її за руку».
5
Будьте чесні. Навіть якщо ваша реакція і врегулювання ситуації не викликає гордості, ваше завдання - підготувати чесний звіт. Якщо ви запишіть щось невідповідне істині, це може згодом спливти, погрожуючи вам навіть кримінальною відповідальністю. Це також може поставити під загрозу всіх людей, що мають відношення до інциденту. Зберігаючи свою чесність, ви піклуєтеся про власну репутацію, а також про репутацію організації, яку представляєте.
Частина 3 з 3: Полірування звіту
1
Віднімайте і відредагуйте ваш звіт. Прочитайте весь звіт, щоб переконатися в його зв`язності і простоті розуміння. Перевірте всі факти двічі, включаючи вказівку імен, часу, адрес, номерів ліцензій і т.д. Переконайтеся, що ви включили всю необхідну інформацію, необхідну для звітів. Пошукайте явні прогалини у викладі подій, які слід заповнити.- Ще раз перевірте граматику і орфографію.
- Видаліть всі суб`єктивні твердження, наприклад, слова, що описують почуття та емоції.
2
Здайте звіт. Знайдіть у вашій організації / департаменті відповідальна особа, якій у повинні здати звіт. Якщо можливо, постарайтеся здати звіт особисто, щоб відповісти на можливі питання, які потребують прояснення. У тих випадках, коли звіт надсилається поштою або e-mail, після його відправлення потрібно протягом 10 днів зв`язатися по телефону і переконатися, що звіт отриманий.
