Як написати діловий лист подяки
У діловому світі задоволення потреб в "нижньому рядку" листи - не завжди означає жертвування звичайної ввічливістю або добротою. Насправді, найчастіше, хороші манери збігаються з мудрою діловою практикою. Класичне лист подяки є прекрасним прикладом такого зразка, де хороший жест подвоюється як відмінний спосіб зміцнити відносини, виділитися і запам`ятатися у конкурентній бізнес-ситуації. Але правильний баланс між люб`язною ввічливістю і професіоналізмом - не завжди справа легка. Наведені нижче кроки пропонують спрощений підхід до цієї, іноді складною (але, як правило, корисної), завданню.
Кроки
Створення власного подячного листа
1
Не відкладайте! Майже у всіх пов`язаних з бізнесом ситуаціях головними перевагами відправки подячного листа є те, що воно справляє позитивне і незабутнє враження на ділового партнера, потенційного роботодавця, клієнта або спонсора. Чим більше часу, який проходить між інтерв`ю, угодою або наданими послугами та отриманням подячного листа, тим менш ефективним це зусилля буде.
2
Виберіть відповідний формат. У більшості випадків переважніше вибирати справжню папір, на відміну від електронної пошти. Якщо ви представляєте компанію, створення записки на фірмовому бланку є найбільш професійним вибором. Тим не менш, документ (картка), написані від руки, додають більше особистого контакту і можуть бути більш придатними в деяких обставинах - наприклад, якщо ви є власником малого бізнесу, або коли висловлюєте подяку за значні пожертви. Рукописні замітки також є хорошим вибором для подяки потенційного роботодавця після того, як у вас брали інтерв`ю на посаду. Якщо ви вирішите вручну написати своє лист подяки:- Виберіть картку, яка є простою і витонченою. Картка кремового або білого кольору з тисненням "Спасибі" на передній стороні, як правило, є надійним вибором. Уникайте використовувати картки з повідомленнями, надрукованими на внутрішній стороні, які є надмірно пишними, "манірними" або захаращеними.
- Зверніть увагу на свій почерк. Якщо ви не впевнені в якості або ясності свого почерку, покажіть зразок надійному другові або колезі. Якщо ви зовсім не майстер чіткою і акуратною скоропису, перевірте і спробуйте кілька разів попрактикуватися, перш ніж будете писати на картці, яку збираєтеся відправити. В крайньому випадку, можете найняти когось іншого, щоб переписати вашу записку (тільки не забудьте підписати її самостійно).
- Якщо з яких-небудь причин поштову адресу одержувача недоступний, електронний лист може бути вашим єдиним вибором. Крім того, іноді більш відповідний формат - наприклад, коли електронна пошта була основним способом листування між вами і особою (особами), якого хочете подякувати. Основним недоліком, пов`язаним з відправкою подячного листа по електронній пошті, є те, що висока ймовірність втрати або ігнорування таких листів, і менш імовірно, що вони виділяться. Пам`ятайте, що деякі люди (і особливо керівники підприємств) можуть отримувати сотні листів в день. Пам`ятаючи про ці застереження, може бути привабливим компенсувати їх, зробивши ваш електронний листом більш розкішним, або відправивши електронну листівку через сторонній сайт. Коротше, не треба - швидше за все ваша пошта з`явиться в якості реклами, а значить, збільшить шанси на те, що буде проігнорована або викинута на сміття. Замість цього, нехай електронного листа буде коротким, простим, елегантним, і до того ж своєчасним. Ви можете адаптувати поле Subject: включіть інформацію, що відноситься до ваших діловим відносинам або за що дякуєте - наприклад, "Дякую Вам за розгляд моєї заяви".
3
Виберіть відповідне привітання. Якщо є одна людина, зокрема, кому лист подяки призначається, адресуйте йому або їй по заголовку та прізвища - наприклад, "Шановний пан Кинкейд." При адресації більш одній людині включіть їх усіх по імені та назвою в рядку вітання. Уникайте безособових привітань, як "Для тих, кого це може стосуватися". В іншому випадку, формальність вашого тону повинна залежати від вашого рівня близького знайомства з одержувачем (і) листи і характеру бізнесу.
4
У першому реченні висловіть свою вдячність і чітко визначте, за що ви дякуєте одержувача.Уникайте «откривалок» (вступних слів), як "Я просто пишу, щоб сказати спасибі за ...» або «Я хотів би висловити свою подяку ..." і вибирайте замість цього Сьогодення та пряме Справжнє вчинене час: наприклад, "Спасибі за підтримку нашого проекту ... "- Хоча важливо констатувати, за що ви вдячні, уникайте прямої згадки про гроші, якщо вони для пожертвувань. Замініть конкретні грошові купюри евфемізмами типу «Ваша щедрість», «Ваша доброта» або «Ваше щедре пожертвування".
5
Обговоріть прямий вплив або значимість того, за що ви висловлюєте подяку.- При зверненні до донору, вкажіть, чого пожертву дозволить вашій компанії досягти.
- При зверненні до потенційного роботодавця після інтерв`ю ви можете скористатися цією можливістю, щоб підтвердити ще раз свій інтерес до цієї посади, на яку претендуєте. Не треба, однак, використовувати лист подяки як привід, щоб підкреслити, чому ви "ідеально підійшли б для роботи." Замість цього виберіть тактичний похід, як "Я вдячний вам за зустріч і дуже хвилююся про посади."
- При зверненні до бізнес-партнеру або консультанту, говорите щось на зразок "Мені було дуже приємно працювати з вами", або "Ваша порада надав неоціненну допомогу в досягненні щорічних цілей мого відділу," сприяє зміцненню позитивних відносин і передбачає зацікавленість у продовженні таких відносин .
6
Хваліть адресата, але без лестощів. Це може бути найважча частина подячної записки, і не завжди виправданою або необхідною. Візьміть до уваги загальне формулювання похвали стосовно одержувача або компанії, яку він або вона представляє - наприклад, «Ваша робота є красивою" або "Ваш досвід в управлінні обліковими записами не має собі рівних."
7
Натякайте про майбутнє. Тут ви можете вказати своє бажання продовжити бізнес або встановити багаторічні відносини з одержувачем. При зверненні до потенційного роботодавця - це хороша можливість висловити впевненість напередодні його або її рішення. Це може бути досягнуто, просто вказавши: "Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді."
8
Повторіть свою подяку. Для цього буде потрібно не більше простого пропозиції, знову заявляє про вашу відкритої подяки (але іншими словами). "Ще раз спасибі за ..." - повинні це зробити.
9
Завершіть лист з повагою, і підпишіть своїм ім`ям. У більшості випадків, найбільш підходящим буде завершення записки варіацією: "З повагою", "ваш покірний слуга", або "Щиро,". Навіть якщо ваш лист надруковано, завжди підписуйте своє ім`я ручкою. При необхідності вкажіть назву або посаду в компанії, яку ви представляєте, під своїм ім`ям.
10
Відкоригуйте і перегляньте текст листа. Залежно від обставин готовий продукт повинен бути коротким і відносно простим (у більшості випадків, близько половини машинописного сторінки). Якщо він здається довгим, перевірте, чи немає непотрібного багатослів`я - за винятком самого «Спасибі», кожен пункт повинен бути вказаний лише один раз. Перевірте також, щоб ваш стиль залишався постійним у всьому. Може бути гарною ідеєю заручитися допомогою одного або двох людей, щоб підкоригувати лексичні та граматичні помилки, оскільки навіть незначні помилки можуть справити негативне враження на адресата.
11
Коли ви впевнені у своєму тексті листа, відразу відправляйте його. Знову ж таки, час має суттєве значення - чим швидше зробите, тим більш запам`ятовується буде загальне враження про вас.
Поради
- Не вмикайте: особисту інформацію або новини про вашу ділового життя. Пам`ятайте, мета подячного листа - висловити вдячність і подяку одержувачу, що не вихваляти ваші особисті досягнення. Крім того, уникайте використовувати лист подяки як можливість прорекламувати себе або свою компанію понад те, що має безпосереднє відношення до мети вашого повідомлення. Якщо ви говорите щось на кшталт: "Якщо вам сподобався наш X, ви можете також зацікавитися в наших Ys і Zs (які вже у продажу!)" - Це, швидше за все, підірве щирість вашого подячного листа.
- Ви можете включити візитну картку в лист, але не турбуйтеся, якщо ви вже знаєте одержувача добре чи дали йому або їй свою картку в минулому. Іноді це може бути доцільним при зверненні до потенційного роботодавця, але і ризикуєте здатися дещо претензійною. Якщо ви не впевнені, пропустіть це - ваше ім`я, посаду та контактна інформація вже повинні бути легко доступні. Якщо ваш лист друкується, ви можете також включити цю інформацію в якості заголовка до листа, розташувавши у верхньому лівому кутку сторінки, а потім ім`я одержувача і адресу, двома пробілами нижче.
