Як швидко справлятися зі справами
Або ви не укладаєтеся в строк при виконанні будь-якого завдання, або ви просто не хочете витрачати час даремно, трохи більше концентрації і сили волі дозволять вам впоратися із завданням швидше.
Кроки
1
Приділіть час планування. Хоч на ретельне планування не завжди вистачатиме терпіння і часу, іноді необхідно просто зупинитися на кілька хвилин і проаналізувати курс своїх дій, що заощадить вам в підсумку багато часу.
2
Складайте список справ. Розберіться в тому, що вам потрібно зробити. Деякі види діяльності можна з легкістю запланувати і продумати в голові.- Не панікуйте і не втрачайте голову, навіть якщо список на даний момент здається нездійсненним.
- Розбийте об`ємні завдання на маленькі і легко керовані частини.
3
Робіть все можливе для укорочення списку справ. Чи завдання, які можна перевалити на плечі інших людей? Чи є можливість попросити про допомогу? Чи щось таке, що можна відкласти на потім, скажімо, на час після закінчення встановленого терміну? Чи щось таке, що можна повністю пропустити? Чи існують обхідні або короткі шляхи для швидкого вирішення питання? Чи можете ви попросити відстрочити завершення проекту?- Не витрачайте час даремно, усуваючи всі непотрібні дії або переносячи їх на дно вашого списку справ.
4
Розставте пріоритети. Цей процес може бути як формальним, так і неформальним, але зазвичай у нас є першорядні і другорядні завдання, тому вирішуйте всі питання по мірі їх важливості.- Розгляньте кожне завдання цілком і оціните наслідки його невиконання в поставлений термін.
5
Позначте всі терміни, в які ви плануєте вкластися. Якщо у вас є проміжні цілі, то поставте хоча б приблизні проміжні терміни їх виконання.
6
Зверніть увагу на свою мотивацію. Постарайтеся мати більше позитивних мотивацій (поліпшити успішність у школі, вирішити питання), ніж негативних стимулів (не втратити клієнтів, не потрапити в біду). Якість стимулюючих вас чинників позначиться на вашій швидкості, зусиллях, і настрої в процесі виконання завдання.
7
Головне - це почати. Якщо вам важко почати, то хоча б приступите до виконання чогось легкого, так як найкраще почати не зовсім гладко, ніж зовсім не почати.
8
Працюйте якомога швидше і ефективніше не на шкоду безпеці. Дотримуйтеся рівно такого темпу, щоб успішно справлятися із завданням, не витрачаючи часу на виправлення помилок, що виникають з причини поспіху і метушні.
9
Робіть перерви. Якщо час дозволяє, то робіть невеликі перерви. У разі багатоденних проектів вам слід добре висипатися, щоб з бадьорістю і свіжістю працювати над завершенням проекту. Якщо ви зіткнулися з одноденним проектом, то робіть перерви кожну годину, щоб відправитися перекусити, випити води, розтягнутися (якщо вам необхідно сидіти весь день), сходити до вбиральні або відновити дихання (якщо вам потрібно працювати фізично).- Але тільки не відпочивайте занадто довго, щоб не втратити свій темп. Не слід складати розклад своїх перерв, робіть їх тоді, коли ви відчуєте на те необхідність.
- Перерви також дозволять вам переоцінювати і обговорювати свої проміжні плани зі своїми колегами, щоб мати можливість коригувати курс роботи на користь якнайшвидшого її завершення.
10
Зберігайте дисципліну. Зосереджуйтесь, будьте наполегливим послідовним, що дозволить вам виконати необхідне завдання швидко і ефективно.- Якщо ви почнете втрачати концентрацію, то відразу ж постарайтеся знайти цьому причину. Вам неясні ваші цілі? Вам необхідно отримати більше інформації від інших? Ви зацикливаетесь на будь-яких питаннях? Ваш план не відповідає вашому поточному прогресу і цілям?
11
Відзначайте свої досягнення і відпочивайте якомога швидше по закінченню проекту.
12
Виконуйте будь-яку необхідну додаткову роботу. Дайте іншим людям знати, що ви завершили свою працю, а також надайте їм інформацію про ваших подальших діях.
13
Проявляйте ініціативу. Запобігайте виникненню проблем.
Поради
- Намагайтеся дотримуватися свого плану, але також будьте гнучким щодо зміни навколишніх обставин, пріоритетів і вимог.
- Двічі подумайте перед тим, як здаватися. Найчастіше подолання якоїсь гострої проблеми надихає нас рухатися вперед із ще більшою ретельністю.
- Намагайтеся не жертвувати якістю, але також не зациклюйтеся на цьому. Найчастіше адекватний продукт, випущений вчасно, представляє велику цінність, ніж відмінний продукт, випущений із запізненням.
- Не поспішайте, якщо є така можливість. Намагайтеся обзавестися достатнім тимчасовим відрізком для завершення завдання. Якщо у вас не вистачає часу, то це ще не кінець світу. Зробіть якомога більше протягом відведеного проміжку часу. Спочатку приступайте до найважливіших питань.
- Не турбуйтеся. Якщо ви приголомшені обсягом роботи, то зробіть перерву (щоб хоча б зробити глибокий вдих), зосередьте ваші думки і енергію на маленьких завданнях.
- Скоротіть кількість непотрібних розмов до мінімуму. Якщо вам необхідно спілкуватися з іншими людьми з приводу виконання ваших завдань, що намагайтеся говорити тільки про важливі питання. Ви ще встигнете наговоритися вдосталь під час обідньої перерви в не такий зайнятої день.
- Якщо у вас є можливість вибирати свої власні цілі, то робіть це мудро. Немає нічого поганого в тому, щоб кинути собі виклик, але ставте перед собою цілі, які ви зможете завершити, враховуючи доступні вам вміння та ресурси.
- Більшість завдань стають легше з часом. Якщо вам необхідно працювати на комп`ютері, то навчитеся друкувати на дотик, щоб концентруватися на важливіших питаннях замість цього.
- Переконайтеся, що у вас достатньо часу, щоб завершити всі як вважає.
- Якщо ви заощадите час, працюючи швидко, то вам вдасться вирішити й інші, менш важливі питання.
- Невелике планування, нехай навіть поверхневе, обов`язково окупить себе в процесі дії. Не слід створювати захоплюватися складними планами, а просто схематично позначте курс своєї дії.
Попередження
- Не переживайте занадто сильно, інакше у вас заболить голова.
